辦公室檔案管理分類精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇辦公室檔案管理分類，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

在辦公室工作中，檔案管理作為其重要構(gòu)成部分之一，能夠有效確保相關(guān)工作的可持續(xù)發(fā)展帶。隨著當(dāng)下社會經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，在市場經(jīng)濟體系下，辦公室檔案管理工作只有做到不斷創(chuàng)新和改革，緊跟時代的腳步，從而才能讓其作用得到充分發(fā)揮，讓辦公人員查詢和檢索信息能夠更加方便、快捷，讓辦公室整體工作效率得到有效提升。而想要實現(xiàn)檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，讓辦公室管理建設(shè)得到加強，就必須對檔案管理工作中所存在的問題進行深入分析，從而才能找到有效解決措施，讓辦公室檔案管理工作的作用得以充分發(fā)揮。

1 當(dāng)下我國辦公室檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 辦公室檔案管理工作的重視度不足

就目前而言，我國很多的現(xiàn)代企業(yè)都沒有重視起自身企業(yè)的辦公室檔案管理工作，只是片面的將其當(dāng)成與合同文件管理相似的管理工作，使得企辦公室檔案管理只是工作人員的附屬工作[1]。其中除了管理合同文件和人事檔案等之外，卻沒有有效的管理和重視起其余相關(guān)資料信息。此外，由于很多企業(yè)的檔案管理制度還不是很完善，致使很多客戶信息和業(yè)務(wù)資料大都是交由普通工作人員管理，而一旦出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象的時候，就會極易流失一些重要資料信息，從而讓企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)遭受到嚴(yán)重?fù)p失。

1.2 辦公室檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

當(dāng)下我國雖然已經(jīng)有一部分的企業(yè)開始重視起檔案管理工作，但是卻依舊沒能讓辦公室檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有價值，而造成這種現(xiàn)象的主要原因就是因為相關(guān)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平不高[2]。這在檔案不合理的分類結(jié)構(gòu)和檔案管理素質(zhì)存在嚴(yán)重缺失上有著顯著體現(xiàn)。一方面，檔案如果發(fā)生不合理的分類結(jié)構(gòu)，就會直接造成無法有效的利用到檔案信息，促使資料信息獲取時間被嚴(yán)重浪費，從而讓檔案管理的在現(xiàn)代企業(yè)中的真正價值很難得以體現(xiàn)。另一方面，很多辦公室檔案管理人員都缺乏相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識，因此也就致使相關(guān)管理人員沒能正確的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而也就其工作態(tài)度存在嚴(yán)重問題，對檔案管理動作造成了直接影響。

1.3 辦公室檔案管理缺少安全保障

由于當(dāng)下很到現(xiàn)代企業(yè)都沒有有效的重視起辦公室檔案管理工作，這也就造成辦公室檔案管理中各個數(shù)據(jù)信息的安全性無法得到有效保障。一方面，由于相關(guān)檔案管理人員沒能重視起辦公室檔案管理工作的重要性，致使在存儲檔案的過程中，很有可能造成信息丟失和檔案損壞現(xiàn)象的發(fā)生。而另一方面，企業(yè)沒有重視檔案管理工作，對檔案的保密性工作就更加存在嚴(yán)重忽視，此外又因為相關(guān)檔案管理工作人員素質(zhì)較低，這就非常容易造成檔案中信息流失現(xiàn)象的發(fā)生，從而也就造成企業(yè)經(jīng)濟遭受到嚴(yán)重?fù)p失[3]。另外，很多企業(yè)由于缺乏相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全意識，這就造成計算機檔案管理中，存在非常嚴(yán)重的安全隱患問題。

1.4 辦公室檔案管理缺乏相應(yīng)的信息化辦公手段

雖然當(dāng)下很多企業(yè)管理制度都開始對傳統(tǒng)的紙張辦公方法進行了轉(zhuǎn)變，信息化辦公手段逐漸的得到了廣泛運用，但是企業(yè)在辦公室檔案管理工作上，卻依舊還處在以往陳舊的紙張辦公形式上，這就造成很多企業(yè)檔案都沒有實現(xiàn)信息化，對企業(yè)中各個部門的運用和查詢造成了非常大的困擾，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時也在很大程度上促使企業(yè)的工作效率被降低了很多。

2 提升辦公室檔案管理工作效率相應(yīng)對策

2.1 加強對辦公室檔案管理的重視程度

如果想要讓辦公室檔案管理的作用得到充分發(fā)揮，就需要對辦公室檔案管理機制進行及時建立和完善。不過在對辦公室檔案管理機制建立和完善之前，最為重要的還是應(yīng)該讓企業(yè)內(nèi)部人員對辦公室檔案管理工作的認(rèn)識程度得到提升[4]。首先，要讓辦公室檔案管理人員對檔案管理的認(rèn)識程度得到加強，定期組織培訓(xùn)，向相關(guān)檔案管理人員傳輸相應(yīng)的檔案管理知識的同時，重點講解檔案管理的重要性。其次，要將獎懲制度及時的建立起來，通過這種制度來約束相關(guān)大管理人員，使其能夠積極的投入到工作中，認(rèn)真的認(rèn)識到檔案管理的重要性。只有這樣才能夠讓企業(yè)從上至下逐漸形成一個統(tǒng)一的檔案管理認(rèn)識，從而促使辦公室檔案管理工作能夠更加的完善。

2.2 對檔案管理人員的專業(yè)性進行提升

首先，企業(yè)應(yīng)該重視起對相關(guān)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期的舉行相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)工作，針對不同程度的人員要有針對性的實施培訓(xùn)，對在職的老員工，應(yīng)該以轉(zhuǎn)化其傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)知識為主，來對其進行相應(yīng)的培訓(xùn)，如：教導(dǎo)這些管理人員如何使用電腦來進行信息化管理等[5]。其次，針對一些較年輕的或剛剛?cè)肼毜臋n案管理人員，則應(yīng)該以檔案管理基礎(chǔ)理論知識為主，重點傳授他們專業(yè)性的知識，可以實施老帶新的政策，以師傅帶徒弟的形式，實施一對一的培訓(xùn)，促使他們能夠在最短的時間內(nèi)掌握相應(yīng)的管理知識。只有這樣才能讓企業(yè)中所有的檔案管理人員都能夠提升自身的專業(yè)水平，始終迎合當(dāng)下市場經(jīng)濟化需求，為企業(yè)發(fā)展帶來有效推動作用。

2.3 增強辦公室檔案管理的安全性

辦公室檔案管理對現(xiàn)代企業(yè)來說有著非常重要的作用，而只有保證了辦公室檔案管理的安全性，才能讓其價值得到真正體現(xiàn)。首先將相應(yīng)的保密制度建立起來，以此來對相關(guān)的檔案管理人員進行約束，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)泄密者，要嚴(yán)格查辦，促使辦公室檔案管理能夠得到有效管理，保障檔案信息的安全性[6]。其次，企業(yè)應(yīng)該積極額普及計算機知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識，讓每一個工作人員都能夠認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全隱患帶來的后果，增強IT部門對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全工作的安全管理力度。

2.4 運用集成化信息管理體系

企業(yè)在實施檔案管理工作的過程中，應(yīng)該讓實物檔案資料管理和計算機檔案管理相結(jié)合的管理模式得以形成。在對企業(yè)檔案進行計算機化管理的過程中，積極的運用集成化信息管理方法，通過計算機嚴(yán)格、詳細(xì)的分類號檔案信息，并結(jié)合企業(yè)中每個部門的實際情況和信息性質(zhì)來讓檔案分類更加科學(xué)化、規(guī)范化。

篇2

（一）檔案管理完整延續(xù)

通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（二）檔案文書工作細(xì)致

檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無章可依的現(xiàn)象。

（二）現(xiàn)代化管理軟件不足

隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范

醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實際工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。

（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進醫(yī)院建設(shè)與提升

辦公室檔案管理工作重點應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對醫(yī)院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對其檔案價值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進行借鑒與指導(dǎo)。

（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進醫(yī)院迎檢與審核

為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會對醫(yī)院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對各項檢查，真正做到有備無患。

（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫(yī)院各科室進行檔案相關(guān)知識的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進行檔案管理。

（五）醫(yī)院辦公室檔案價值的開發(fā)利用可以促進醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要歷史憑證。對其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價值，可以促進醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對新知識對醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強醫(yī)院的核心競爭力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。

（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)

檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。同時，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個科室的特點，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語

篇3

辦公室的檔案管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容之一，主要負(fù)責(zé)資料數(shù)據(jù)的收集、整理以及保存等工作，并給日后的查詢和檢查，提供一定的便利。單位辦公室檔案管理工作的效率的高低與否，直接影響到了單位的工作效率。因此，作為辦公室的檔案管理工作人員，一定要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，不斷優(yōu)化并提高檔案管理的策略。

一、做好檔案管理的必要性

1.檔案管理概述

檔案管理，亦稱之為檔案工作。辦公室的檔案管理，主要是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，主要包括對檔案的整理、收集，并采用現(xiàn)代化的手段，對其進行科學(xué)、合理的管理，以便單位能夠更好地進行查詢、檢查。

2.辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案是企業(yè)、單位內(nèi)部最重要的檔案資料，真實地記錄了辦公室各項活動，做好辦公室的檔案管理工作，是辦公室工作不可或缺的重要組成部分。具體主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，辦公室檔案全面反映了單位內(nèi)部的工作情況，并為將來的發(fā)展有很大的參考價值。提升辦公室的檔案管理的效率，可全面提升單位內(nèi)部的工作效率。

第二，辦公室檔案真實地記錄了辦公室各項活動，同時也為展開其他工作提供了一定的服務(wù)基礎(chǔ)。因此，通過提高辦公室檔案管理效率，可全面了解單位的情況，從而幫助制定出更為科學(xué)、合理的策略。

第三，辦公室檔案管理工作的水平，直接體現(xiàn)了單位的管理水平，以及發(fā)展?fàn)顩r，是一個單位、企業(yè)運轉(zhuǎn)狀況的縮影。因此，必須要加強辦公室的檔案管理工作，不斷地使檔案管理工作走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。

3.辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理工作是單位進行其他一切活動的重要依據(jù)。因此，做好辦公室檔案管理工作，是目前所有企業(yè)單位的核心。要充分做好辦公室檔案管理工作，就要遵循以下三個原則：

第一，準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是檔案管理的最重要原則之一，主要是指在進行檔案管理的過程中，一定要保證相關(guān)檔案內(nèi)容記錄的準(zhǔn)確性。在工作中，如果檔案管理人員對相關(guān)的檔案內(nèi)容不能進行準(zhǔn)確的反應(yīng)，就無法發(fā)揮檔案管理工作的特性。

第二，嚴(yán)謹(jǐn)性

辦公室檔案工作的本身特點，決定其在進行管理時，必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)性的工作原則。在辦公室檔案管理工作中，工作人員需要本著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對檔案中的細(xì)節(jié)要素進行充分關(guān)注。尤其是在當(dāng)前，精細(xì)化管理已經(jīng)成為所有企業(yè)、單位的主要經(jīng)營模式，辦公室檔案管理工作人員在工作時，必須要對檔案進行精準(zhǔn)化的管理。

第三，高效化

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公室檔案管理手段的不斷提升，檔案的管理工作也開始邁入高效化時代。要保證對辦公室檔案管理的高效化，就必須要重視掌握信息化的管理工具，通過高效的科學(xué)技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案管理工作的方法，不斷提升檔案管理工作的效率。

二、辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理人員意識薄弱，且專業(yè)素質(zhì)偏低

辦公室檔案管理，原本是一項非常重要的工作。但就目前而言，我國大部分檔案管理人員都沒有意識到檔案管理工作的重要性。可以說，檔案管理工作人員的意識薄弱，已經(jīng)成為制約檔案管理工作效率的一個關(guān)鍵性因素。

在我國許多從事檔案管理人員，并非專業(yè)出身，更有甚者，是通過關(guān)系而獲得這一工作職位。如此一來，這些人便無法正確認(rèn)識到檔案管理的重要性。即便是檔案管理工作中存在一定的不足，或者已經(jīng)暴露出來管理錯誤，這些非專業(yè)的檔案管理人員也絲毫察覺不到。

2.檔案管理制度落后

就目前而言，我國大部分單位都存在檔案管理制度落后這一現(xiàn)象。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，從而忽視了對檔案管理制度的建立；也有一部分單位即便建立了相關(guān)的檔案管理制度，也因為領(lǐng)導(dǎo)不重視實施，以至于檔案管理工作的相關(guān)人員在工作時，經(jīng)常會無視這些管理制度。

缺少檔案管理制度，不按檔案管理制度行事，這都在一定程度上給檔案管理工作帶來了威脅：檔案管理人員工作不認(rèn)真、對檔案的保密工作不到位、檔案沒有及時分類、檔案沒有及時歸為，甚至出現(xiàn)檔案損失等現(xiàn)象。

3.新技術(shù)，新硬件投入少

隨著信息化的發(fā)展，辦公室檔案管理工作，要想不斷提升管理效率，就必須要引起新技術(shù)，不斷地利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理。但在現(xiàn)實中，由于種種問題：領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案管理工作人員?R鄧?平差等，他們接受新事物的能力比較差，以至于目前很多企業(yè)仍然采用紙質(zhì)形式進行檔案管理。如此一來，檔案管理工作效率自然跟不上社會發(fā)展的步伐。

4.辦公室檔案的利用率偏低

檔案資料借閱的繁瑣、復(fù)雜性，也是制約檔案管理效率地下的重要因素。目前，在一些企業(yè)中由于借閱檔案的步驟比較繁瑣，就會自動放棄檔案的借閱。如此一來，就降低了文檔的使用率，從而使得一些有重大價值的檔案進入了閑置境地。

三、不斷提高辦公室檔案管理工作的效率

1.轉(zhuǎn)變檔案管理人員的理念，提升檔案管理人員的專業(yè)水平

首先，要改變傳統(tǒng)的檔案管理意識，使其充分意識到檔案管理工作的價值所在，從思想上給以重視，在檔案管理工作中，始終保持正確的工作態(tài)度。

另外，要不斷提升檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平，可通過加強培訓(xùn)的方式，不斷增強檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平，提高其工作效率。

2.健全完善的辦公室檔案管理制度

健全的辦公室檔案管理制度，是提升辦公室檔案管理效率的一個重要保障。所以，必須有針對性的健全辦公室檔案管理制度，制定出明確的措施，確保檔案管理工作能夠順利進行。

而對于已經(jīng)擁有管理制度的單位來說，一定要加強檔案管理制度在實際中的貫徹落實，充分保障辦公室檔案管理工作高效展開。

3.辦公室檔案管理現(xiàn)代化

辦公室檔案管理現(xiàn)代化是提高辦公室檔案管理效率的一個重要舉措。因此必須要改進傳統(tǒng)落后的管理手段，不斷更新管理辦法，引進先進的檔案管理工具，使的辦公室的檔案管理符合時展的趨勢，只有這樣，才能切實提高辦公室檔案管理效率。

篇4

承德市軍隊離退休干部休養(yǎng)所 河北承德 067000

[摘要]現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位或辦公室工作人員的一項重要任務(wù)就是對單位的檔案進行合理有效的管理。通過對事業(yè)單位檔案進行有效的管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。進入二十一世紀(jì)以來，我國的計算機技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，利用計算機技術(shù)進行檔案管理成為了新時期我國檔案管理的新趨勢。以下文章就現(xiàn)階段我國檔案管理工作中存在的問題進行探討，并進一步提出加強辦公室檔案管理工作的幾點措施。

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關(guān)鍵詞 ]新形勢；辦公室檔案；檔案管理；意義；措施

引言

對于辦公室里的工作人員來說，進行單位里的檔案管理是日常工作的一部分。做好檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展有著極其重要的作用。所謂的檔案管理，就是對事業(yè)單位內(nèi)每一項事務(wù)進行合理有效的記錄，以便日后查詢與應(yīng)用。但是，就我國新時期下的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，本文就這些問題出現(xiàn)的原因進行探討，并結(jié)合自身經(jīng)驗，提出幾點改善檔案管理工作的措施。

一、新時期辦公室檔案管理工作的重要意義

在我國經(jīng)濟高速發(fā)展的形勢下，對事業(yè)單位辦公室檔案進行合理管理具有重要意義。一方面，辦公室檔案管理可以幫助事業(yè)單位做出正確決策。辦公室檔案記錄了單位的工作人員信息、資金運轉(zhuǎn)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量數(shù)據(jù)等內(nèi)容，這些信息的匯總可以有效的幫助各事業(yè)單位做出決策。另一方面，辦公室檔案管理在處理知識產(chǎn)權(quán)的糾紛問題上，會為事業(yè)單位提供一個有力的證據(jù)。辦公室檔案詳盡的記錄了各單位科技創(chuàng)新的初期探索和后期的成果，一旦發(fā)生產(chǎn)權(quán)方面的糾紛時，各單位可以從檔案中查找證據(jù)，維護事業(yè)單位的合法權(quán)益。

二、新時期辦公室檔案管理存在的問題

第一，事業(yè)單位的管理層缺乏對檔案管理的重視。新時期下，辦公室檔案的管理有著極強的專業(yè)性。然而，許多的單位管理層對檔案管理不夠重視，這就導(dǎo)致了檔案管理問題的存在，比如沒有將檔案管理信息化，檔案嚴(yán)重的老舊破損，管理工作缺乏合理性等。

第二，許多事業(yè)單位沒有形成完善的辦公室檔案管理機制。目前我國許多的事業(yè)單位檔案管理方法老舊，沒有形成完善的管理機制。各單位的檔案主要用于應(yīng)付上級檢查，沒有實質(zhì)性的意義。另外，檔案的填寫十分隨意，沒有嚴(yán)格按照要求如實的進行填寫，這就為檔案的管理工作帶來了很大的麻煩。究其原因，就是各單位沒有形成一套完善的辦公室檔案的管理機制。

第三，辦公室檔案管理的硬件設(shè)備跟不上是造成檔案管理工作混亂的一個重要原因。新時期的辦公室檔案管理工作對計算機等高科技產(chǎn)品具有很大的依賴性，也正是電子產(chǎn)品的應(yīng)用，極大的提高了檔案管理的質(zhì)量。然而，由于事業(yè)單位不愿意在檔案管理工作中給予充足的資金支持，這就導(dǎo)致了管理設(shè)備極度老化，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進行。

第四，辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)性的工作人員。辦公室檔案的管理是一個技術(shù)性很強的工作崗位。然而，由于事業(yè)單位沒有對該崗位引起足夠的重視，這就導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏管理方面的專業(yè)性知識，這對檔案的管理來說十分不利。另外，由于檔案管理人員對管理工作十分隨意，加上其受教育程度有限，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。

三、新時期加強辦公室檔案高效管理的措施

通過上述文章的總結(jié)，不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段我國辦公室檔案的管理工作存在著許許多多的問題，這些問題的存在嚴(yán)重影響了我國辦公室檔案管理的效率，制約著事業(yè)單位的發(fā)展，所以加強辦公室檔案的管理工作勢在必行。

第一，事業(yè)單位的管理層應(yīng)該對檔案管理工作予以高度的重視。只有管理層的檔案意識加強了，才會使檔案管理從填寫、保存、更新、應(yīng)用方面得到改善。

第二，完善辦公室檔案管理機制，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案進行合理有效的管理。一方面，對檔案管理的整個過程進行完善。首先，要求員工在進行檔案采集時，一定要根據(jù)實際情況如實填寫，以保證檔案的準(zhǔn)確性。其次，在檔案的存放過程中，改善存放條件并對檔案進行分類合理存放。對檔案存放的房間進行定時檢查，以確保檔案的安全性。對檔案進行分類存放，不同種類的檔案不要混淆，方便以后檔案的查找。最后，對檔案進行實時更新，以確保檔案具有強烈的時效性和準(zhǔn)確性。另一方面，做好辦公室檔案的銷毀工作。按照規(guī)定，部分檔案的保存具有一定的時間限制，一旦檔案到期，就要對檔案進行銷毀。在這一過程中，一定要向有關(guān)部門講明，得到允許后才可以進行相關(guān)的工作。

第三，提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)知識水平。辦公室檔案的管理具有很強的技術(shù)性，工作人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系到辦公室檔案管理的合理有效性。一方面，在辦公室檔案管理人員的選拔上一定要嚴(yán)格，注重工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提高工作積極性。另一方面，注重工作人員專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，對檔案管理人員的專業(yè)知識進行及時更新，特別是計算機方面的專業(yè)知識。隨著計算機技術(shù)飛速發(fā)展，其更新速度逐漸變快，加強檔案管理人員對計算機的使用水平有助于實現(xiàn)檔案的高效管理。另外，培養(yǎng)檔案管理人員嚴(yán)謹(jǐn)求實的工作態(tài)度也十分重要，只有員工的工作態(tài)度得到轉(zhuǎn)變，才會完善辦公室檔案的管理。

第四，辦公室檔案管理工作中，充分利用信息技術(shù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一些具有大數(shù)據(jù)容量、層次結(jié)構(gòu)優(yōu)化的辦公軟件相繼問世，它們的出現(xiàn)極大的提高了辦公室檔案管理工作的效率。因此，充分考慮信息化，數(shù)據(jù)化等管理方式的應(yīng)用，將辦公室的檔案進行分類別、分層次的管理，可以極大的提高工作人員辦公的效率。當(dāng)然，這也對辦公人員的信息技術(shù)水平提出了很高的要求。

結(jié)語

二十一世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)進入了全面發(fā)展的新時期。隨著相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，我國的辦公室檔案管理工作得到了有效的加強。但是，就現(xiàn)階段我國的檔案管理工作來說，依舊存在著許許多多的問題，比如管理層對檔案管理不夠重視、沒有完善的管理體制加上辦公室檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)知識，嚴(yán)重影響了辦公室檔案的管理工作。因此，只有不斷地提高檔案管理的技術(shù)水平，加強體制的完善和工作人員的工作態(tài)度，才能促使檔案的高效管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。

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篇5

關(guān)鍵詞：高校二級學(xué)院；電子檔案；管理；精細(xì)化

2008年9月教育部頒布實施《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），其中規(guī)定了高校檔案的具體內(nèi)容和形式，同時提出，“對于電子文件的歸檔要求按照國家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行”。以往諸多實踐和研究均認(rèn)為高校檔案資料有歷史借鑒和參考作用，不僅有較高的保存、使用和借鑒價值，更為學(xué)校和學(xué)院的教育教學(xué)、科研工作、黨政工作、人才培養(yǎng)、學(xué)生事務(wù)及后勤保障等各項工作提供有據(jù)可查的寶貴信息。[1]但是目前高校檔案管理普遍面臨著缺乏專業(yè)人員指導(dǎo)、缺乏檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、缺乏經(jīng)費保障、缺乏具體經(jīng)驗等諸多問題。與校級層面的檔案管理工作對比而言，高校二級學(xué)院的檔案管理工作則缺乏相關(guān)規(guī)定性文件以及工作的指導(dǎo)意見等，二級學(xué)院的辦公室檔案管理多是依據(jù)校級層面的制度要求和經(jīng)驗進行。二級學(xué)院辦公室在日常工作中產(chǎn)生了大量的檔案信息需要進行處理和存檔，隨著學(xué)校不斷發(fā)展，學(xué)院師生與日俱增，學(xué)院辦公室的工作內(nèi)容和工作范圍越來越龐大而繁雜，匯聚的信息更是包羅萬象。這些難以數(shù)計的檔案信息不僅是學(xué)院發(fā)展的歷史，同時也是未來學(xué)院發(fā)展進步的基石，所以加強學(xué)院辦公室的檔案信息整理工作迫在眉睫，將對學(xué)院乃至學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮不可或缺的參考和推進作用，尤其是在無紙化辦公的大背景下，推進辦公室電子化檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化顯得尤為重要。

一、新形勢下二級學(xué)院辦公室電子檔案管理的問題和困難

1.辦公室電子檔案的概念界定模糊

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中為電子文件和歸檔電子文件做了定義，其中“具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件稱為歸檔電子文件”，相當(dāng)于通常意義上檔案的意思。而“電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。《規(guī)范》中對于這些文件的歸檔、整理、移交、接受與保管也做了相應(yīng)的要求。而對于高校二級學(xué)院辦公室，作為服務(wù)性的職能處室在學(xué)院整體運轉(zhuǎn)和發(fā)展過程中，發(fā)揮著協(xié)調(diào)穩(wěn)定的促進作用和上傳下達的紐帶作用，在日常工作中承擔(dān)了較多的原始信息的匯總、整理和傳遞的工作，因此對辦公室電子檔案的界定、何種類型的文件屬于電子檔案、原始信息是否應(yīng)作為檔案予以保存，是辦公室電子檔案管理的首要問題。

2.辦公室電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化難以實施

學(xué)院辦公室檔案是學(xué)校檔案中的重要組成和延伸，學(xué)院辦公室檔案內(nèi)容的完整性、分類的規(guī)范性、時間的延續(xù)性、形式的多樣性、歸檔的及時性都是保證學(xué)院檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)，而檔案在保管和使用過程中的嚴(yán)格管理也決定著學(xué)院辦公室檔案的價值。在當(dāng)前信息化、電子化辦公的時代背景下，紙質(zhì)版檔案的形成也大多是基于電子化辦公軟件的制作，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，其基礎(chǔ)也就在于必須加強電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。近年來，學(xué)院多次迎接校級及以上的專家團來院檢查，其中翻閱近年來學(xué)院建設(shè)工作檔案是檢查工作的重點，也是學(xué)院工作痕跡的重要體現(xiàn)。在迎檢籌備的過程中，由于沒有一套完整的電子檔案管理規(guī)定、檔案內(nèi)容保存不夠完整、分類不夠規(guī)范、形式單一、時間不連續(xù)、沒有及時進行歸檔等原因，給檔案整理工作造成了一定的困難，深切感受到學(xué)院辦公室電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的迫切和深遠(yuǎn)意義。

3.辦公室工作人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識和意識

由于辦公室工作人員缺乏檔案管理方面的專業(yè)背景，欠缺檔案管理的相關(guān)知識，面對工作時較多考慮按時按量完成工作，而對信息的及時歸檔和整理的意識則稍顯薄弱。[2]另外辦公室工作多為一人一崗，各負(fù)其責(zé)，日常工作中缺乏崗位間交流溝通，信息不共享，在檔案整理過程中可能出現(xiàn)原始信息的重復(fù)采集，浪費辦公資源，工作效率難以提高。

4.辦公室電子檔案管理相對粗放

日常工作中，對于辦公室檔案的管理，從領(lǐng)導(dǎo)層面更加重視傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案的歸檔和管理工作，電子檔案在歸檔前也多保存于相關(guān)工作人員處，管理相對粗放，對于工作人員檔案整理的相關(guān)規(guī)定不到位，沒有將電子檔案的整理形成制度化的工作內(nèi)容，因此無論從領(lǐng)導(dǎo)層面還是基層工作人員，都缺乏對電子檔案管理的意識和要求。尤其是在工作人員進行業(yè)務(wù)交接時，缺乏電子檔案移交、接收的相關(guān)規(guī)定，從而造成電子檔案內(nèi)容的不連續(xù)、不完整、不規(guī)范。

二、電子檔案管理精細(xì)化在高校二級學(xué)院辦公室的應(yīng)用和實踐

1.總結(jié)經(jīng)驗，調(diào)整細(xì)節(jié)，建立電子檔案整理存檔標(biāo)準(zhǔn)

通過以往工作中不斷積累，鼓勵辦公室工作人員總結(jié)日常工作要點，將職責(zé)內(nèi)工作進行分類匯總，對過去三年工作的電子信息進行整理，并根據(jù)各自工作特點制定相應(yīng)的電子檔案整理存檔的標(biāo)準(zhǔn)，包括電子檔案的層級目錄、文檔格式、文件命名等相關(guān)規(guī)定和模版。通過對電子文件的層級目錄的調(diào)整、文檔格式的規(guī)范和文件命名的精準(zhǔn)，從細(xì)節(jié)著手，捋順工作思路，按電子檔案信息的重要性排序，簡明扼要地反映學(xué)院的工作內(nèi)容和重點，加強重點工作的開展和落實，提高學(xué)院辦公室的工作效能，體現(xiàn)工作痕跡和業(yè)績。

2.集中討論，制定學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)容范圍

在工作人員自我總結(jié)的基礎(chǔ)上，召開辦公室集體會議，討論學(xué)院辦公室電子檔案的范圍、目錄和內(nèi)容，商討、匯總并制定學(xué)院辦公室檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。協(xié)調(diào)整理電子檔案的交叉的和未覆蓋的內(nèi)容，落實到人，相互監(jiān)督，逐步建立完善的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，建立以人事檔案為基礎(chǔ)，包含黨建、科研、教學(xué)、學(xué)生、工會等諸多工作的學(xué)院辦公室電子檔案。

3.組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，開展技能培訓(xùn)

學(xué)院定期召開業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，鼓勵辦公室工作人員學(xué)習(xí)電子檔案，整理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)定，鼓勵學(xué)習(xí)第二崗位的工作技能，促進辦公人員綜合能力全面化和技能化。同時能夠使一個崗位的電子檔案歸檔和復(fù)核分開，提高辦公室電子檔案整理的質(zhì)量。鍛煉檔案管理的基本技能，使辦公人員工作能力逐步提升。

4.召開討論沙龍，完善辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

隨著理論學(xué)習(xí)的跟進和辦公室電子檔案工作的開展落實，不定期地召開檔案整理的討論沙龍，辦公室成員提出整理檔案過程中出現(xiàn)的問題和難點，交流檔案整理便捷的方式方法。每季度進行全學(xué)院的檔案梳理和匯總，及時修改檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和制度存在的問題。

5.以評促建，對優(yōu)秀工作者進行表彰

進行學(xué)院辦公室電子檔案內(nèi)部的評比，對檔案整理優(yōu)秀的工作者進行表彰。對已經(jīng)整理的檔案進行翻閱，查找過去學(xué)院工作的優(yōu)點與不足，提升員工自身工作能力。

三、推進高校二級學(xué)院辦公室電子檔案管理精細(xì)化的意義

1.精細(xì)化管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

通過制定和完善學(xué)院電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確了學(xué)院辦公室內(nèi)各項工作的基本內(nèi)容和歸檔要求，對學(xué)院日常工作的業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)匯總做出精細(xì)化的規(guī)范，做到統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類方法。能夠防止辦公室工作人員因為制度規(guī)定的不明確而造成檔案的缺失和疏漏，保證每個崗位即使更換了工作人員，其電子檔案的存檔內(nèi)容能夠有一致性和延續(xù)性。

2.精細(xì)化管理，約束業(yè)務(wù)行為

通過制定檔案管理制度，約束工作人員養(yǎng)成及時整理、及時歸檔的工作習(xí)慣，防止由于工作人員疏忽造成電子檔案的丟失。學(xué)院也能及時收集檔案，及時發(fā)現(xiàn)并糾正工作中出現(xiàn)的問題。

3.精細(xì)化管理，重視信息安全

學(xué)院的電子檔案包含了科研、教學(xué)、管理等諸多方面的大量信息，電子檔案具有可用網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢速度快、利用方便等特點，[3]同時電子檔案因其可復(fù)制性強、可篡改性強的特點，在電子檔案的管理過程中必須重視信息安全，提升電子檔案的保密措施，不可盲目地用電子檔案替代傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案。[4]必須通過精細(xì)化管理，監(jiān)管電子檔案的傳輸和保存的過程，避免信息的外泄和網(wǎng)絡(luò)威脅的侵入。

4.精細(xì)化管理，提高工作效率

通過辦公室電子檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度的制定，以及進行檔案整理的評比，增強工作人員的責(zé)任心，督促其重視電子檔案的儲存，并將檔案整理和歸檔納入日常工作當(dāng)中，提升辦公室工作效率。

5.精細(xì)化管理，提升服務(wù)水平

通過檔案整理和檔案回顧可以總結(jié)日常工作中優(yōu)秀的工作方法，提升基層服務(wù)水平，創(chuàng)造和諧的工作氛圍，帶動學(xué)院整體協(xié)調(diào)發(fā)展。

6.精細(xì)化管理，保證數(shù)據(jù)支持

建立較為完整的學(xué)院辦公室電子檔案數(shù)據(jù)庫，能夠簡化信息查詢流程，節(jié)約辦公成本。通過掌握有效的信息資源，從紛繁復(fù)雜的冗長信息中快速揀選出實用信息，能夠為學(xué)院班子提供足夠的數(shù)據(jù)支持，輔助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策。[5]

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