人事檔案數(shù)字化建設(shè)精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇人事檔案數(shù)字化建設(shè)，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點來進(jìn)行，即從實際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時解決建設(shè)中的存在問題。

1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。

但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領(lǐng)域相對落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。

具體情況有如下幾點。

1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)

人事檔案管理主要對通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低

人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。

1.3 人事檔案管理的方式落后

人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高

數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1 日常業(yè)務(wù)管理

實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2 數(shù)字化檔案采集

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱

數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一

應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)

建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。

3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善

要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。

3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動，加強(qiáng)上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)

外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實際操作能力，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.

作者簡介

王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。

篇2

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化

1引言

在信息數(shù)字化時代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個過程，其與企事業(yè)職工的個人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]。基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時間成本的同時，還影響了后續(xù)工作的時效性[3]。基于大數(shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性。基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費(fèi)；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時效性；還由于逐級上報、審批的過程，花費(fèi)了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個人經(jīng)驗甄別的人事檔案資料，很難保證其真實性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺，無法對輸入數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會對人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時，只能夠通過手動輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測評估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個管理環(huán)節(jié)的真實性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實性進(jìn)行查驗的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級部門未能實現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補(bǔ)人為管理人事檔案的不足，還能夠為人事檔案數(shù)字化管理提供分析以及評估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實現(xiàn)5臺PC服務(wù)器同時運(yùn)作，每臺服務(wù)器包含兩個CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計

3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。

4結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計算等相關(guān)技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。

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篇3

一、調(diào)查現(xiàn)狀分析

本文通過網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機(jī)構(gòu)、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)四個方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨(dú)立學(xué)院，2所中外合作辦學(xué)的高校。

1.高校檔案機(jī)構(gòu)

高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學(xué)院和中山大學(xué)南方學(xué)院；2所高校的檔案機(jī)構(gòu)掛靠其他部門，廣東海洋大學(xué)檔案館掛靠校長辦公室，韓山師范學(xué)院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)命名各有不同：廣東理工學(xué)院、中山大學(xué)南方學(xué)院是檔案室，韓山師范學(xué)院、廣州體育學(xué)院是綜合檔案室，佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院是檔案管理中心，其他高校獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)都是檔案館。

另外，42所（67.7%）高校未設(shè)立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在高校的學(xué)校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學(xué)的民辦高校又有不同，北京師范大學(xué)-香港浸會大聯(lián)合國際學(xué)院由秘書處負(fù)責(zé)公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學(xué)各個機(jī)構(gòu)形成的檔案一般都保存在各個學(xué)校機(jī)構(gòu)手里，無專門的學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)。

2.干部人事檔案歸屬

從以上調(diào)查結(jié)果可知，除了中外合作辦學(xué)的民辦高校，廣東省的本科院校都已設(shè)立高校檔案機(jī)構(gòu)，接近1/3的本科院校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。

此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場。北京師范大學(xué)-香港浸會大學(xué)聯(lián)合國際學(xué)院、香港中文大學(xué)（深圳）的員工并無人事檔案，但對于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關(guān)的個人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個人檔案。

人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理的六所高校，分別是中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東外語外貿(mào)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院。這六所高校的教工人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)之前也都是由人事組織部門管理，中山大學(xué)檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，其他四所學(xué)校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。

3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動化管理的主要應(yīng)用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、韶關(guān)學(xué)院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學(xué)（獨(dú)立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學(xué)、中山大學(xué)。

本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學(xué)南方學(xué)院、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院；有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術(shù)師范學(xué)院正在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)。

4.檔案網(wǎng)站建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來。62所高校中，24所高校通過檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡(luò)平臺，既有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校，又有非獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校。20所有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學(xué)院、中山大W南方學(xué)院。非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的5所高校，五邑大學(xué)、仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院、廣州醫(yī)科大學(xué)、廣州工商學(xué)院、東莞理工學(xué)院城市學(xué)院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務(wù)欄目，廣東財經(jīng)大學(xué)綜合檔案室隸屬學(xué)院辦公室，建有獨(dú)立的檔案網(wǎng)站；其他非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡介。

24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺，其中包括廣州中醫(yī)藥大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院的檔案系統(tǒng)掛在學(xué)校網(wǎng)站主頁。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學(xué)檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。

二、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設(shè)剛剛起步，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)都存在諸多問題。

1.人事檔案分散管理問題嚴(yán)重

人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機(jī)構(gòu)調(diào)查情況可知，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，6%的民辦高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，占廣東省本科院校總數(shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院校總數(shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場，超過半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來看，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機(jī)構(gòu)，民辦本科高校的獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)極少，人事檔案管理更加分散。

無論人事檔案歸入人事部門還是人才市場管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設(shè)滯后。這種低水平重復(fù)的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)才能承擔(dān)起歸屬人事檔案的能力，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)比例低，是干部人事檔案分散管理嚴(yán)重的原因之一。

2.人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后

目前廣東省大部分高校仍沒有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進(jìn)行全文檢索，如華南理工大學(xué)、中山大學(xué)，廣東技術(shù)師范學(xué)院、廣東工業(yè)大學(xué)等。中山大學(xué)已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術(shù)師范學(xué)院完成了部分教學(xué)類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗和掛接等工作，基本實現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學(xué)生學(xué)籍檔案的全文檢索。

廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進(jìn)行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學(xué)的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩碚f廣東省的本科高校還沒有針對檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他綜合檔案。

3.人事檔案信息化建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)脫節(jié)

人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，并通過一定的網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。人事檔案信息化不僅要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，而且要通過檔案網(wǎng)站這個網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨(dú)立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設(shè)比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨(dú)立的檔案網(wǎng)站建設(shè)比例還不足1/3，而獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。

僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過檔案網(wǎng)站對外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。

三、推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的建議

人事檔案信息化的進(jìn)程刻不容緩，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從加快制度建設(shè)以及軟件硬件建設(shè)等方面著手。

1.加快制度建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化管理

高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務(wù)不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關(guān)鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設(shè)制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進(jìn)修培訓(xùn)制度等。

首先，人事檔案要實現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴(yán)密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時間，復(fù)印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補(bǔ)缺，防止檔案造假。

其次，人事檔案歸屬高校檔案機(jī)構(gòu)是人事檔案信息化的基礎(chǔ)，有條件的高校應(yīng)加快推進(jìn)獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，高校干部人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，能有效利用人員和設(shè)備，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，更快實現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)成立的時間、人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的時間來看，獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理人事檔案更加科學(xué)合理，也是大勢所趨。

再次，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應(yīng)配備具備檔案和計算機(jī)相關(guān)知識的人事檔案管理人員，定期培訓(xùn)，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。

只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設(shè)才有保障，推進(jìn)人事檔案歸屬合并的進(jìn)程，加快啟動人事檔案信息化建設(shè)。

2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)

人事檔案的信息化建設(shè)包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過網(wǎng)絡(luò)平臺提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎(chǔ)，而內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)還處于零基礎(chǔ)的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進(jìn)入系統(tǒng)的檔案才能進(jìn)行全文檢索，全文檢索實現(xiàn)了利用者對檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。

人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的缺失是人事檔案信息化建設(shè)的主要問題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應(yīng)加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，確保人事檔案整體信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

3.加大經(jīng)費(fèi)投入，靈活運(yùn)用外包方式

篇4

（一）數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在問題

很多高校人事檔案室已基本配備計算機(jī)，條件好的高校配備了掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，但軟件系統(tǒng)未建設(shè)或未開發(fā)利用，現(xiàn)代化管理硬件設(shè)備形同虛設(shè)，不能發(fā)揮其作用，影響了檔案管理方式的轉(zhuǎn)型。數(shù)字化管理人事檔案的基礎(chǔ)是建立數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化系統(tǒng)管理是將人才信息資源分類存儲于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。目前我國高校人事檔案系統(tǒng)建設(shè)處于初始階段，很多高校軟件系統(tǒng)未配置，一方面是資金問題。建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統(tǒng)建設(shè)資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機(jī)管理水平較低，不能完全掌握系統(tǒng)管理。

（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者

一支現(xiàn)代化檔案管理隊伍是數(shù)字化管理檔案的根本保證。數(shù)字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護(hù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應(yīng)對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學(xué)歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機(jī)管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現(xiàn)代化管理要求。而數(shù)字化管理檔案對計算機(jī)系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、網(wǎng)絡(luò)操作和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等能力和水平。

二、數(shù)字化管理高校人事檔案的對策

（一）更新觀念

實現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化管理，首先領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強(qiáng)檔案管理人員現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現(xiàn)代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學(xué)習(xí)現(xiàn)代化辦公知識，提高計算機(jī)操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，成為新世紀(jì)檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理條例》

《條例》規(guī)范了紙質(zhì)檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強(qiáng)調(diào)干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴(yán)禁任何個人私自保存他人的檔案”，數(shù)字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質(zhì)檔案，未明確數(shù)字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數(shù)字化管理程序，因此實現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數(shù)字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數(shù)字化管理有據(jù)可依，有章可循，促進(jìn)資源信息共享。

（三）建立數(shù)據(jù)庫

高校人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設(shè)可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高?？膳渲萌萘看?，包容性強(qiáng)，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應(yīng)面廣，使用年限長；規(guī)模小的高校，可利用高校計算機(jī)專業(yè)人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實用性較強(qiáng)的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按十大類設(shè)置管理區(qū)，如設(shè)置職稱區(qū)、職務(wù)區(qū)、學(xué)歷區(qū)、業(yè)績區(qū)、培訓(xùn)區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)濟(jì)實用，學(xué)習(xí)操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護(hù)，數(shù)據(jù)庫的建立是實現(xiàn)數(shù)字化管理檔案基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化系統(tǒng)的管理與維護(hù)

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，必須嚴(yán)格遵守管理程序，由專人負(fù)責(zé)管理和維護(hù)系統(tǒng)。正確、真實、全面輸入人才信息，進(jìn)行系統(tǒng)分類、錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫需定期變更數(shù)據(jù)信息，在保證人事檔案數(shù)據(jù)庫完整、真實和準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，增添新的檔案信息，同時發(fā)現(xiàn)錯誤信息必須及時修正，數(shù)據(jù)庫維護(hù)及更新時，必須及時記錄更正內(nèi)容，注明更正信息原因、原信息內(nèi)容及更新后的信息內(nèi)容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導(dǎo)致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，必須更新管理設(shè)備，提高管理水平，加強(qiáng)數(shù)字化管理和技術(shù)處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護(hù)原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術(shù)條件下優(yōu)質(zhì)保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統(tǒng)信息。

檔案數(shù)字化管理是將原紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，處理后進(jìn)入數(shù)字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機(jī)系統(tǒng)去模擬另一個計算機(jī)系統(tǒng)的操作來保護(hù)檔案數(shù)字化管理，做到有備無患，延長數(shù)字化檔案信息壽命；第五，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移。為保證存儲的數(shù)字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進(jìn)行備份存儲，有時必須對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行轉(zhuǎn)移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進(jìn)行數(shù)字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數(shù)字信息從原有的技術(shù)環(huán)境遷移到新的技術(shù)平臺，對保護(hù)數(shù)字信息具有重要意義。

三、總結(jié)

篇5

一、引言

隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，我國人事制度有了很大的變化，人事檔案的管理也不斷的革新。互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，改變了我國檔案管理的模式和方法，紙質(zhì)版的管理模式已經(jīng)不能滿足時代進(jìn)步的要求，各種電子版的文件促進(jìn)了人事檔案信息化管理的發(fā)展。

二、人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化的發(fā)展，檔案管理也逐漸步入了數(shù)字化管理時代。為了促進(jìn)檔案信息化管理的發(fā)展，我國檔案局制定了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》，并制定了電子文件研究項目。上海市的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和深圳市的數(shù)字檔案館系統(tǒng)工程的研究與開發(fā)項目都是我國發(fā)展檔案數(shù)字化建設(shè)的里程碑。

由于我國信息資源數(shù)字化的技術(shù)不高，在人事檔案的信息化建設(shè)過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，使得我國不能很好的開展檔案數(shù)字化建設(shè)。鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入是當(dāng)下我國信息化建設(shè)的兩個重要的方式，但是鍵盤錄入存在低速度、低效率、高成本等缺點，而光學(xué)字符識別掃描輸入則是受干擾性較強(qiáng)、圖像質(zhì)量偏低等缺點。我國的人事檔案信息化管理仍然不夠成熟，多為理論缺乏實踐推廣。

為了學(xué)習(xí)國外先進(jìn)的經(jīng)驗，更好的建設(shè)屬于我國的檔案數(shù)據(jù)化，我國積極舉辦了例如“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”的學(xué)術(shù)報告，推動我國檔案信息化、數(shù)據(jù)化建設(shè)。目前我國數(shù)據(jù)檔案館的研究比較多，而對于檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題等研究較少，無法形成系統(tǒng)性的研究。

我國在上海、深圳、北京等一線城市進(jìn)行了檔案管理數(shù)字化的試點工作，鼓勵企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)積極開發(fā)數(shù)字化檔案管理的工具，將文書檔案轉(zhuǎn)為文檔，并以數(shù)字形式進(jìn)行歸檔和存儲，其中世紀(jì)科怡的檔案管理系統(tǒng)、索易文檔影像管理系統(tǒng)等都是較為成功的數(shù)字化檔案管理工具。鑒于目前的數(shù)字化檔案管理技術(shù)水平，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)一般通過圖像的方式將檔案進(jìn)行存儲和歸檔，既可以利用現(xiàn)有檔案，又可以為今后技?g提高時的檔案文本轉(zhuǎn)換提供了基礎(chǔ)。目前國內(nèi)在信息資料的數(shù)據(jù)化處理和圖像利用上都比較豐富，例如中國知網(wǎng)、萬方數(shù)據(jù)、建筑圖紙庫、史志圖片庫等。

三、人事檔案信息化管理中存在的問題

1.人事檔案信息化建設(shè)缺乏總體規(guī)劃

人事檔案信息化建設(shè)宏觀規(guī)劃一般是指由國家、省、市等完成的有關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃，人事檔案信息化建設(shè)微觀規(guī)劃則指的是有企業(yè)、機(jī)關(guān)等進(jìn)行的人事檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，兩者共同組成了人事檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃。目前國家以及一些地方遇到資金限制和人力不足等問題，人事檔案信息化管理只能停留在理論的探討階段，不能很好的落實到實踐中。例如我國公務(wù)員系統(tǒng)的人事信息化管理有著信息量不足等局限，信息化不能很好的開展到檔案管理中去，總體規(guī)劃的不足使得人事檔案處于自流狀態(tài)。

2.標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

我國目前執(zhí)行的人事檔案管理條例仍然是國家檔案局20多年前頒布的《干部檔案工作條例》，隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，舊的條例以及無法滿足我國檔案管理信息化的建設(shè)，雖然很多的省市也對人事檔案信息化進(jìn)行了管理，但是由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，只能著眼于某一個單位或是專業(yè)心態(tài)，嚴(yán)重制約了我國人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.信息化程度不高，資源共享程度不夠

我國目前人事管理部門大多采用的檢索方式仍是人工檢索，檔案管理人員的計算機(jī)技術(shù)水平偏低，只能進(jìn)行一些簡單的操作，不能應(yīng)對復(fù)雜的技術(shù)操作，更不要說進(jìn)行人事檔案信息化管理的研發(fā)和創(chuàng)新了。我國傳統(tǒng)的人事檔案管理一般以業(yè)務(wù)進(jìn)行劃分科室的職能，每個科室負(fù)責(zé)單獨(dú)的部分，這種方式可以明確責(zé)任的分工卻造成了人事部門內(nèi)的信息分散，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時共享，限制了信息的流通，造成了時間和資源的浪費(fèi)。

4.人事檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)

人事檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案管理發(fā)展和進(jìn)步的關(guān)鍵。隨著信息化的滲入，我國人事檔案信息化建設(shè)取得了初步的成效，比如辦公局域網(wǎng)、業(yè)務(wù)運(yùn)行網(wǎng)等各種計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的建立，將人事檔案的錄入、整理等工作都可以借助計算機(jī)完成。信息化雖然為人事檔案管理帶來便利，但是對人事檔案的安全性也產(chǎn)生了極大的威脅，網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)發(fā)展和壯大的阻礙，檔案涉及到人的隱私，一旦泄漏后被有心人利用，就很容易造成人員的損失和網(wǎng)絡(luò)的癱瘓。人事檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)安全問題一般包含內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)物理安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全問題、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用安全問題三種。

5.信息化人才隊伍建設(shè)滯后

隨著人事檔案信息化管理的發(fā)展，檔案管理對管理人員提出了新的要求。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要具備極高的信息化技術(shù)。由于我國檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低，雖然檔案部做了人才引進(jìn)，但是計算機(jī)高技術(shù)人才仍然十分欠缺。檔案信息化人才建設(shè)問題主要包含以下三個主要問題：缺乏真正懂行的決策者、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重欠缺、全員信息化素質(zhì)有待提高。如果檔案信息化人才隊伍建設(shè)的問題不能夠很好的解決將嚴(yán)重阻礙我國人事檔案信息化的發(fā)展和進(jìn)步。

四、促進(jìn)人事檔案管理信息化的方法和對策

1.建立社會化開放式管理新模式

檔案隨著人的變動而變動是目前我國人事檔案的管理制度，每個人的檔案都是唯一的，且會伴隨人的一生。雖然這傳統(tǒng)的人事檔案管理有其優(yōu)點，但是隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，這種檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)我國人事檔案的管理需求。當(dāng)今社會上，人才不再是屬于某一個地區(qū)或是單位，而是屬于全社會的，人才的流動以及是大勢所趨。新的人事檔案制度將以個人的流動和自由為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案關(guān)系和勞動關(guān)系的分離、人事檔案的社會化管理、人力資源的最優(yōu)組合。開放式人事檔案管理的發(fā)展，使得人事檔案信息化管理更加完善。

2.建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

鑒于人事檔案信息化管理的復(fù)雜性，人事檔案管理系統(tǒng)需要更加的科學(xué)、高效和先進(jìn)。首先，需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)施是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的前提，先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)可以提高檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的傳輸速度、有利于文字圖片的錄入等。其次，我們還要建立和完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫的建立需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來實現(xiàn)不同區(qū)域和專業(yè)的人力資源工程，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容包括編號、身份證號、姓名、性別、民族、出生年月、單位代碼、入何組織、加入時間、工作時間、從教時間、畢業(yè)院校、等信息。數(shù)據(jù)庫的建立不僅提高了數(shù)據(jù)的利用效率，?可以減少重復(fù)性操作，使得結(jié)構(gòu)更加合理和完善。再次，我們需要去建立安全保密法規(guī)，安全保密問題是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的重中之重，建立相應(yīng)的法律法規(guī)可以使安全管理有法可依，保障人事檔案信息化管理中的安全性。

3.形成全網(wǎng)絡(luò)化管理

信息化的滲入使得檔案管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的使用改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，使得檔案管理不局限于時間、地點、空間等方面，實現(xiàn)檔案的交流和共享，擴(kuò)大了檔案的利用和服務(wù)范圍，使得檔案管理逐步轉(zhuǎn)向開放，使得檔案管理能夠更好的服務(wù)社會。