人事檔案的管理規(guī)定精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇人事檔案的管理規(guī)定，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；改革措施

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.人事檔案管理理念與社會發(fā)展不適應(yīng)。

檔案當(dāng)事人無法知曉個人檔案中的內(nèi)容，對個人檔案沒有知情權(quán)。人事檔案管理缺少有效的監(jiān)管機(jī)制，部分用人單位可以接觸檔案，在當(dāng)事人不知情的情況下記錄不實(shí)內(nèi)容，為當(dāng)事人今后的工作和生活埋下隱患。社會的發(fā)展要求檔案管理要實(shí)現(xiàn)透明化，真正做到有檔可查，隨時可查。

2.人事檔案管理制度有待完善。

在國家檔案管理規(guī)定中，只有機(jī)關(guān)、國有企業(yè)和事業(yè)單位才有人事檔案管理的權(quán)利，而外資企業(yè)、合資企業(yè)和民營企業(yè)無法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規(guī)定已經(jīng)無法適應(yīng)社會的發(fā)展需要，而人事檔案管理一旦出現(xiàn)疏漏，對企業(yè)和員工都會造成很大的損失。

3.人事檔案管理方式落后。

當(dāng)前我國的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發(fā)展。雖然部分管理機(jī)構(gòu)采用了計算機(jī)輔助管理，但是管理的方式也大多應(yīng)用于目錄錄入中，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國的檔案管理規(guī)定是檔案隨本人流動，而且檔案轉(zhuǎn)移的流程較為復(fù)雜。隨著社會的發(fā)展，人員跨區(qū)域的流動性不斷增強(qiáng)，檔案管理和人員流動之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預(yù)檔案的轉(zhuǎn)移。因此，規(guī)范檔案管理制度迫在眉睫。

4.人事檔案管理的監(jiān)管機(jī)制缺失。

人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對粗糙。很多檔案袋中的紙張材質(zhì)單薄，加之檔案保存時間較長，破損、變黃和蛀蟲的現(xiàn)象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性無法得到保證。人事檔案管理過程中缺少必要的檢查和監(jiān)管機(jī)制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機(jī)。由于缺少有效的檢查和監(jiān)管，檔案當(dāng)事人材料更新的連續(xù)性無法得到保證，這對當(dāng)事人的工作和發(fā)展帶來了難以估量的風(fēng)險和損失，檔案材料的真實(shí)性和可信度也因此大打折扣。

二、人事檔案管理的改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)人事檔案管理的法制建設(shè)。

政府應(yīng)推進(jìn)人事檔案的立法工作，強(qiáng)化執(zhí)法力度。雖然目前我國已經(jīng)出臺了一系列檔案管理規(guī)定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復(fù)雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務(wù)仍然非常艱巨。而且，現(xiàn)有的法律法規(guī)要求比較籠統(tǒng)。因此，相關(guān)部門必須加強(qiáng)人事檔案管理的法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法的主體建設(shè)。

2.建立人事檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制。

人事檔案管理的監(jiān)督和檢查機(jī)制尚未建立。當(dāng)前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機(jī)構(gòu)不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時等現(xiàn)象屢見不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制勢在必行。有管理責(zé)任的機(jī)構(gòu)和單位，應(yīng)建立相應(yīng)的考核和管理指標(biāo)，從軟件和硬件上評估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時效性和真實(shí)性得到保障，從而在根本上維護(hù)檔案所有人的合法權(quán)益。關(guān)于人事檔案的檢查和監(jiān)管機(jī)制，有關(guān)人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進(jìn)行管理，即檢查檔案材料的真實(shí)性和合法性。無論是當(dāng)事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開、透明，確保材料信息的真實(shí)性和評估的客觀性。

3.加快人事檔案管理的電子化進(jìn)程。

科技的發(fā)展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學(xué)習(xí)習(xí)慣。人事檔案管理工作因此也迎來了發(fā)展機(jī)遇，無紙化、電子信息化將成為其未來發(fā)展的必然趨勢。在西方發(fā)達(dá)國家，每個人都擁有屬于自己的電子檔案，當(dāng)事人和企業(yè)單位可以隨時隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學(xué)習(xí)、借鑒。應(yīng)用特殊載體進(jìn)行電子檔案的存儲和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段對人事檔案進(jìn)行管理，是社會發(fā)展的必然要求，其通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，建立標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的人事檔案管理制度，為企業(yè)和個人提供服務(wù)。人事檔案管理在新的社會環(huán)境下面臨著諸多挑戰(zhàn)，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構(gòu)建檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制，是時代賦予的全新課題。現(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)該立足于社會需求，應(yīng)用數(shù)字化信息系統(tǒng)，建立全面、真實(shí)、可靠的檔案管理制度。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：人檔分離；檔案保管；檔案轉(zhuǎn)遞

一份人事檔案，囊括了一個人的一生。隨著企事業(yè)單位人員流動性的增多，造成了“人檔分離”現(xiàn)象。遼河油田公司錦州采油廠保管職工檔案6954卷，其中有檔無人檔案為322卷。造成這些檔案滯留的原因主要是辭職、除名、歷史原因等。如何管理和轉(zhuǎn)遞這些人事檔案，本文將從造成“人檔分離”檔案的原因、“人檔分離”檔案的保管與轉(zhuǎn)遞三個方面論述。

一、“人檔分離”的原因

1.辭職人員檔案滯留。近些年，企業(yè)員工由于個人原因紛紛辭職，辭職后通常檔案滯留企業(yè)，原因如下：一、辭職后未能馬上找到接收單位；二、辭職后找到接收單位，但接收單位為私營企業(yè)，對員工檔案不予以保管；三、辭職后未能考取研究生，在家繼續(xù)復(fù)習(xí)；四、入職后沒有實(shí)際參加工作立即辭職，新接收單位為員工新建檔案；五、辭職后出國定居，檔案滯留本單位。

2.除名人員檔案滯留。企業(yè)中，由于違反勞動紀(jì)律或是違法犯罪行為被企業(yè)除名人員，除名后檔案滯留企業(yè)，原因如下：一、除名人員在獄中服刑；二、除名人員未找到接收單位；三、除名人員重新就業(yè)，但由于個人隱瞞，在新單位新建檔案。

3.歷史原因檔案滯留。由于歷史原因與企業(yè)有償解除勞動合同，養(yǎng)老保險仍在企業(yè)續(xù)交人員，其檔案仍在企業(yè)保管，導(dǎo)致檔案的滯留。

二、“人檔分離”檔案的保管

由于很多年的積累，企業(yè)滯留人員檔案越來越多，一些辭職除名后找到新單位的人員能夠回企業(yè)辦理檔案的轉(zhuǎn)遞，而大部分未能找到工作或是個人原因?qū)е聶n案滯留，如何保管這些檔案。

1.提高對檔案工作重要性的認(rèn)知程度

成立由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)掛帥的檔案工作檢查領(lǐng)導(dǎo)小組，對于檢查中發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題，及時下發(fā)整改通知書，并安排專人對檢查情況踐行督導(dǎo)。同時為了使檔案工作實(shí)現(xiàn)達(dá)標(biāo)的要求，制定檔案工作開展的整體規(guī)劃，有利于檔案工作的順利開展。

2.爭取領(lǐng)導(dǎo)和政策支持，加大對檔案工作的硬軟件投入

（1）按照人事檔案管理規(guī)定中的有關(guān)要求，尋求政策和領(lǐng)導(dǎo)的支持，爭取資金，為人檔分離檔案配置符合辦公標(biāo)準(zhǔn)的微機(jī)室、檔案柜溫濕度計等硬件設(shè)施。

（2）加大辦公自動化和信息化程度，爭取資金引進(jìn)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，提高人事檔案資源的利用效率和速度，真正的實(shí)現(xiàn)“人檔分離”。

3.提高檔案管理人員的管理水平

（1） 按照崗位編制配置要求，合理安排專職或兼職檔案員。不定期組織檔案員參加各種檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（2） 檔案管理工作是一項十分瑣碎，繁重的工作，而且十分的乏味。這就要求檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)，在扎扎實(shí)實(shí)干好自身工作的基礎(chǔ)上，要不斷創(chuàng)新工作方法，加強(qiáng)對信息化辦公的學(xué)習(xí)領(lǐng)會，全面高效的做好檔案管理工作。

4.加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的需要，這就要求檔案工作者和有關(guān)管理部門跟上時展的潮流，引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化輔助手段，通過人事檔案管理軟件，對企業(yè)中的檔案信息按照不同的要求進(jìn)行分類。實(shí)現(xiàn)要查找某一位員工的檔案室，可是快速、準(zhǔn)確、全面的查到這個人的所有信息資料，大幅度提高檔案工作效率。

三、“人檔分離”檔案的轉(zhuǎn)遞

1.人事檔案屬于一個人的機(jī)要文件，只允許專人轉(zhuǎn)遞或者機(jī)要運(yùn)輸，嚴(yán)禁通過郵政和快遞轉(zhuǎn)遞的。

2.需要轉(zhuǎn)遞的人事檔案必須毫無保留的轉(zhuǎn)遞，不能無故扣留或漏發(fā)。檔案內(nèi)容須包括：學(xué)籍檔案、入黨材料、轉(zhuǎn)檔手續(xù)、婚育證明、原單位為國有企業(yè)的，必須有離職文件。

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人事檔案管理的信息化程度不高，管理方式落后隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機(jī)信息的水平也不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，甚至有些單位人事檔案工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實(shí)體管理，一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類，信息化水平比較低，這些問題存在不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

二、人事檔案管理的建議

（一）完善檔案管理制度

進(jìn)一步規(guī)范檔案資料管理，實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此各單位要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，以及檔案的日常保管、借閱、利用，都制定一套嚴(yán)格的制度。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案工作重要性的認(rèn)識

建立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，同時，按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，是檔案工作順利進(jìn)行。

（三）注重人事檔案的收集，提高人事檔案質(zhì)量

隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，干部制度的改革，考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集，帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料。認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)，對不符合歸檔要求的材料要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補(bǔ)辦，確保材料齊全完整，手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（四）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)、用新的人事工作知識武裝頭腦、開闊眼界、指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期對人事檔案管理的新要求，同事，教育他們要堅持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。

（五）加強(qiáng)人事檔案管理信息化

把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。是實(shí)現(xiàn)整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分，也是適應(yīng)社會對檔案信息需要日漸增強(qiáng)的客觀需求。要充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者，又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高了檔案的利用率。

（六）加大對硬件設(shè)施的投入，進(jìn)一步夯實(shí)人事檔案工作基礎(chǔ)

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1提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

人事檔案管理人員是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補(bǔ)充。“愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會”是我們社會主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范，也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應(yīng)該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求，檔案人員應(yīng)做到“忠于職守、遵守紀(jì)律、具備專業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對檔案管理工作的權(quán)責(zé)進(jìn)行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性，首先做到能夠?qū)n案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結(jié)合，同時也要牢記法律規(guī)定，嚴(yán)格遵紀(jì)守法，做好《檔案法》中要求的每一項工作。

2增強(qiáng)人事檔案保密意識

人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負(fù)責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此，檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。

2.1提高保密意識，學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)

檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)，在統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，牢固樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識。一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求，為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，明確國家最新的規(guī)范規(guī)定，鞏固保密知識。三是定期開展保密自查活動，對各個易的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行定期自查，一方面差缺補(bǔ)漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機(jī)宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識。

2.2增強(qiáng)檔案管理人員的保密責(zé)任感

人事檔案中蘊(yùn)藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責(zé)任感，在工作中細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負(fù)其責(zé)，分兵把守，將責(zé)任落實(shí)到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴(yán)格約束下，自覺維護(hù)檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。

3做好人事檔案存放過程中的保密管理工作

“保密工作無小事。”在人事檔案的存放過程中，我們主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

3.1要加強(qiáng)人事檔案存放庫房的管理工作

人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護(hù)檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。從保密角度考慮，一般不應(yīng)將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠，檔案庫房應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度。人事檔案室內(nèi)，設(shè)有專門的人事檔案保險柜，由專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。

3.2嚴(yán)格人事檔案存放管理制度

檔案人員要切實(shí)承擔(dān)起維護(hù)人事檔案完整與安全的職責(zé):一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審批手續(xù)，有效避免人事檔案的損壞，同時，發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補(bǔ)救，以免以后遺忘或增加破損；二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負(fù)責(zé)人員要嚴(yán)格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題；三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性，按照國家相關(guān)規(guī)定，規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規(guī)范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案存放管理制度進(jìn)行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。

4落實(shí)人事檔案保密工作職責(zé)

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一[！]、提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

人事檔案管理人員是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員,人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補(bǔ)充。“愛崗敬業(yè)、誠實(shí)守信、辦事公道、服務(wù)群眾、奉獻(xiàn)社會”是我們社會主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范,也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應(yīng)該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求,檔案人員應(yīng)做到“忠于職守、遵守紀(jì)律、具備專業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度,從他律性的角度對檔案管理工作的權(quán)責(zé)進(jìn)行了明確。從事人事檔案管理工作的人員,必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性,首先做到能夠?qū)n案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結(jié)合,同時也要牢記法律規(guī)定,嚴(yán)格遵紀(jì)守法,做好《檔案法》中要求的每一項工作。

二、增強(qiáng)人事檔案保密意識

人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負(fù)責(zé)人。能否履行好檔案保密工作職責(zé)是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此,檔案人員應(yīng)繃緊保密這根弦,高度樹立人事檔案保密意識。

2.1 提高保密意識,學(xué)習(xí)人事檔案法律法規(guī)

檔案管理人員應(yīng)熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī),在統(tǒng)一思想、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上,牢固樹立保密觀念,增強(qiáng)保密意識。

一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求,為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。

二是積極參加人事檔案保密的交流培訓(xùn)活動,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),明確國家最新的規(guī)范規(guī)定,鞏固保密知識。

三是定期開展保密自查活動,對各個易的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行定期自查,一方面差缺補(bǔ)漏,一方面對各檔案管理人員提出新要求,以此為契機(jī)宣傳人事檔案保密工作的重要性,提高檔案管理人員的保密意識,督促其學(xué)習(xí)人事檔案保密知識。

2.2 增強(qiáng)檔案管理人員的保密責(zé)任感

人事檔案中蘊(yùn)藏著大量的個人信息,其中不乏個人隱私信息。因此,要做好人事檔案管理工作,必須樹立高度的責(zé)任感,在工作中細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn),確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度,各負(fù)其責(zé),分兵把守,將責(zé)任落實(shí)到個人,使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴(yán)格約束下,自覺維護(hù)檔案秘密性,做好人事檔案保密工作。

三、做好人事檔案存放過程中的保密管理工作

“保密工作無小事。”在人事檔案的存放過程中,我們主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

3.1 要加強(qiáng)人事檔案存放庫房的管理工作

人事檔案存放的庫房是做好保密工作,維護(hù)檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行建設(shè)。從保密角度考慮,一般不應(yīng)將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應(yīng)牢固可靠,檔案庫房應(yīng)制定嚴(yán)格的管理制度。人事檔案室內(nèi),設(shè)有專門的人事檔案保險柜,由專人負(fù)責(zé)管理,無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。

3.2 嚴(yán)格人事檔案存放管理制度

檔案人員要切實(shí)承擔(dān)起維護(hù)人事檔案完整與安全的職責(zé):

一是保證人事檔案完整,建立健全管理制度,使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審批手續(xù),有效避免人事檔案的損壞,同時,發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復(fù)補(bǔ)救,以免以后遺忘或增加破損;

二是保證人事檔案的安全性,提供足夠的人力物力財力保障,負(fù)責(zé)人員要嚴(yán)格職守,積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用,杜絕檔案遺失或失竊的問題;

三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性,按照國家相關(guān)規(guī)定,規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序,使人事檔案排列有序,整齊規(guī)范,便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案存放管理制度進(jìn)行日常管理,保證好人事檔案的安全與保密。

四、落實(shí)人事檔案保密工作職責(zé)