檔案管理規定精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理規定，期待它們能激發您的靈感。

篇1

會計檔案管理規定

1范圍

本標準規定了xxxxxx會計檔案管理管理的管理職責、管理內容與要求、檢查與考核

。

本標準適用于xxxxxx會計檔案的管理。2引用標準

下列標準所包含的條文通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。

財政部會第4號《企業財務通則》。

財政部會第5號《企業會計準則》。

財政部財工字(92)574號《工業企業財務制度》。

華中電力集團電力工業企業成本管理辦法(試行)

3管理職責

會計檔案管理工作由局長工作部負責，會計(文書)檔案管理人員負責日常具體管理。

4管理內容與要求

4.1基本任務

4.1.1負責接收、編目、保管、查閱、鑒定、銷毀與統計本局形成的會計檔案，做到保

管妥善、存放有序、查閱方便。

4.1.2做好會計檔案的查閱、復制利用工作，為全局經營管理工作服務。

4.1.3負責對本局形成的財務檔案的歸檔工作進行業務指導。

4.1.4負責對已超過保管期限的或無保存價值的會計檔案提出存毀意見，并監銷經批

準銷毀的會計檔案。

4.2歸檔范圍

4.2.1會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反

映本局經濟業務的重要史料和證據，具體包括:

1)會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

2)會計帳簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡，輔助帳簿，其他會計帳簿。

3)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其

他財務報告。

4)其他類：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計

檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊。

4.2.2局財務部采用電子計算機進行核算的會計材料，除應當歸檔打印出的紙質會計檔

案外，還應將磁盤、光盤等磁性介質移交局檔案館保管。

4.2.3會計檔案具體歸檔范圍詳見本局標準：《文件材料歸檔管理規定》。

4.3歸檔要求和時間

4.3.1本局每年形成的會計檔案，應由局財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成

冊(做到卷內無裝訂金屬物，紙張無破損)，并編制會計檔案保管清冊。

4.3.2當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，暫由局財務部保管一年，期滿之后，

第二年由局財務部編制移交清冊，向局檔案館移交。

4.3.3編制會計檔案移清冊時，應列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度等

內容。

4.3.4會計檔案人員接收會計檔案時，須按照移交清冊所列容逐項交接，交接完畢后，

交接雙方經辦人在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

4.3.5已歸檔的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，

檔案人員應會同局財務部經辦人共同拆封整理，以分清責任。

4.4會計檔案的管理

4.4.1會計檔案管理人員對已歸檔的會計檔案，按照《供電企業檔案分類表》(試行)

、《會計檔案管理辦法》的規定進行編號、劃分保管期限。

4.4.2根據計算機檔案管理程序的要求，對已歸檔的會計檔案，按會計名稱、案卷號的

順序，逐卷、逐個字段地輸入微機。

4.4.3使用標準檔案裝具裝盒，填寫好裝具脊背和盒面各欄項目的內容后，按“年度—

—會計名稱——案卷號”的順序排架。

4.5會計檔案的鑒定與銷毀

4.5.1會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、15年、

25年4類。

4.5.2全局職工工資表、年度財務報告(決算)(包括文字分析)、會計檔案保管清冊

、銷毀清冊等，定為永久保管。

4.5.3現金和銀行存款日記帳、固定資產卡片，其保管期限定為25年。

4.5.4原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、總帳(包括日記總帳)、明細帳、日記帳、輔

助帳、會計檔案移交清冊等，其保管期限為15年。

4.5.5銀行余額調節表、銀行對帳單、固定資產報廢清理后的卡片、月、度會計報表其

保管期限定為5年。

4.5.6主要財務指標快報(包括文字分析)，其保管期限定為3年。

4.5.7本規定確保的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

4.5.8保管期滿的會計檔案，由局檔案館會同局財務部提出段意見，編制會計檔案銷毀

清冊，列明銷毀會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期

限、銷毀時間等內容。

4.5.9局分管領導須在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

4.5.10銷毀會計檔案時，會計檔案人員和局財務部派員共同監銷，監銷人在銷毀會計 檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，須在會計檔

案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監銷情況向局分管領導報告。

4.5.11保管期滿后但未結清債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得

銷毀，須單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止；單獨抽出立卷的會計檔案，需在會計檔

案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

4.6會計檔案的利用

4.6.1編制會計檔案案卷目錄(含會計憑證目錄、會計帳簿目錄、會計報表目錄等)檢

索工具，積極主動地提供檔案，為全局經濟工作服務。

4.6.2歸檔保存在會計檔案只供本局財務人員查閱，不得外借；如有特殊需要，經局分

管領導批準，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續。

4.6.3查閱或復制會計檔案的人員，不準在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.6.4本局的會計檔案任何人不得攜帶出境。

4.7會計檔案的保管

4.7.1會計檔案庫房須按國家標準保持適宜的溫濕度，即：溫度控制在14℃～24℃之間

，濕度控制在45%～65%之間。

4.7.2庫房內每層密集架中須定期投放防蟲藥片(盒)，以防治害蟲對庫存檔案的侵蝕

。

5檢查與考核

篇2

第一條為了加強最低生活保障檔案的管理，根據《中華人民共和國檔案法》、《城市居民最低生活保障條例》、《**省檔案管理條例》、《**省城市居民最低生活保障規定》及相關規定，結合我市最低生活保障檔案管理的實際情況，特制定本規定。

第二條本規定所稱的最低生活保障檔案(以下簡稱低保檔案)是指本行政區域內各區(縣)人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居(村)民委員會(社區)等在最低生活保障工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條低保檔案是我市城鄉困難群眾最低生活保障工作的真實記錄，是做好低保工作的基礎，是國家檔案信息資源的重要組成部分。凡是在低保工作過程中形成的具有查考和保存價值的文件材料均應歸檔。低保檔案歸檔范圍和保管期限表可參考附件《**市低保檔案歸檔范圍和保管期限表》進行編制。

第四條低保檔案的管理工作由市民政局主管，各區(縣)民政部門、鄉鎮人民政府、街道辦事處分級負責，以鄉鎮人民政府、街道辦事處為主。同時接受同級檔案行政管理部門的監督指導。有關部門應根據工作需要明確專(兼)職人員負責低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理工作，居(村)民委員會(社區)應協助做好職責內的低保檔案工作。

第五條低保檔案工作人員職責：

（一）執行低保工作與檔案工作的法律法規、行政規章和業務技術規定，貫徹執行上級有關低保工作和檔案工作的方針政策。

（二）對本地區、本部門低保個人檔案資料及低保工作中形成的文件材料進行收集、整理、歸檔，對下屬單位低保檔案工作進行監督指導。

（三）建立健全并執行本單位低保檔案收集、整理、歸檔、保管、統計、利用、鑒定、移交、銷毀等規章制度，確保低保檔案的完整、安全。

（四）開發檔案信息，提供檔案利用。

第六條低保檔案的整理與移交

（一）低保戶審批類文件材料，可以采用以下兩種方式中任意一種進行整理：

(1)以戶為單位進行排列、組卷整理，并編制歸檔文件目錄。每年根據低保戶實際變更情況和低保金的增減情況，實行動態管理。

(2)以戶為單位按年度整理裝訂成冊進行歸檔，并編制歸檔文件目錄。

（二）低保工作日常管理類的文件材料按照國家檔案局《歸檔文件整理規則》、《**省<歸檔文件整理規則>實施規定》等規定進行整理歸檔。

（三）低保資金管理文件材料按照《會計檔案管理規定》等規定進行整理歸檔。

（四）照片、錄音、錄像等特殊載體的文件材料可參照《磁性載體檔案與保護規定》(DA/T15-95)、《電子文件歸檔與檔案管理規定》(GB/T18894-20**)、《照片檔案管理規定》（GB/T11821-20**）及《**市數碼照片檔案管理規定（暫行）》等規定進行整理歸檔。

（五）低保工作信息系統、統計系統所形成的電子數據，按照《**省電子文件歸檔與管理規定》、《**市電子文件歸檔與管理暫行規定》及其它有關規定進行整理歸檔，建立低保檔案數據庫，確保其可讀可用。

（六）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整，載體和書寫材料要符合耐久性要求和有關技術標準。

（七）低保工作文件材料原則上應在次年3月底前將上一年度的低保文件材料整理完畢后，移交本單位綜合檔案室。移交時應編制檔案移交清冊，并按規定辦理移交手續。

（八）低保檔案保管期滿應及時鑒定。鑒定應在本單位分管負責人的領導下，組成鑒定小組，按照保管期限表準確判定檔案的存毀，提出初步存毀意見，并編制銷毀清冊，經單位負責人批準，到指定地點銷毀。新晨

（九）各區(縣)檔案館加強對低保檔案鑒定工作的指導，可根據具體情況確定低保檔案進館范圍和要求。

第七條低保檔案的查閱

（一）各單位要將低保檔案的查閱、借閱納入本單位檔案借閱利用制度，建立借閱審批手續和臺帳。

（二）低保檔案內容凡涉及個人基本信息及隱私部分不得對外公布。上級單位、監察機關、審計機關、法院和檢察院因工作或辦案需要查閱的，憑單位工作證明，經低保檔案管理部門有關領導批準方可查閱。

（三）低保對象查閱本人低保檔案需提供有效證件，經低保檔案管理部門有關領導批準，可以提供查閱或復制。

（四）低保檔案管理人員和利用者應嚴格遵守檔案管理有關規章制度，任何部門、單位和個人不得丟失、擅自銷毀、涂改檔案。

第八條低保檔案的開放與利用

(一)低保檔案管理部門應向同級國家綜合檔案館提供低保管理類檔案電子目錄和紙質目錄。

(二)國家綜合檔案館和低保檔案管理部門應當編制、公布低保管理類檔案利用指南和公開目錄，方便群眾利用。

篇3

第二條本規定適用于城市內（包括城市各類開發區）的城建檔案的管理。

本規定所稱城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。

第三條國務院建設行政主管部門負責全國城建檔案工作，業務上受國家檔案部門的監督、指導。

縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區域內的城建檔案管理工作，業務上受同級檔案部門的監督、指導。

城市的建設行政主管部門應當設置城建檔案工作管理機構或者配備城建檔案管理人員，負責全市城建檔案工作。城市的建設行政主管部門也可以委托城建檔案館負責城建檔案工作的日常管理工作。

第四條城建檔案館的建設資金按國家或地方的有關規定，采取多種渠道解決。城建檔案館的設計應當符合檔案館建筑設計規范要求。城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現管理現代化。

第五條城建檔案館重點管理下列檔案材料：

（一）各類城市建設工作檔案：

1、工業、民用建筑工程；

2、市政基礎設施工程；

3、公用基礎設施工程；

4、公共交通基礎設施工程；

5、園林建設、風景名勝建設工程；

6、市容環境衛生設施建設工程；

7、城市防洪、抗震、人防工程；

8、軍事工程檔案資料中，除軍事和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖。

（二）建設系統各專業管理部門（包括城市規劃、勘測、設計、施工、園林、風景名勝、環衛、市政、公用、房地產管理、人防等部門）形成的業務管理和業務技術檔案。

（三）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、技術經濟資料等方面的基礎資料。

第六條建設單位應當在工程竣工驗收后六個月內，向城建檔案館報送一套符合規定的工程建設檔案。凡工程建設檔案不齊全的，應當限期補充。

停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。

撤銷單位的工程建設檔案，應當向上級主管機關或者城建檔案館移交。

第七條對改建、擴建和重要部位維修的工程，建設單位應當組織設計、施工單位據實修改、補充和完善原工程建設檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制工程建設檔案，并在工程竣工后三個月內向城建檔案館報送。

第八條列入城建檔案館檔案接收范圍的工程，其竣工驗收應當有城建檔案館參加。

第九條建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，凡具有永久保存價值的，在本單位保管使用一至五年后，按本規定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案，由城建檔案館根據城市建設的需要選擇接收。

城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案應當在普查、測繪結束后三個月內接收進館。

房地產產權產籍檔案的管理，建設部另行規定。

第十條經省、自治區、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金，須納入城市財政專戶管理。其利息經建設行政主管部門報財政部門同意，用于城建檔案的保管和保護事業。建設單位按規定向城市建設檔案館報送工程檔案資料后，工程檔案保證金全部退還。

第十一條城建檔案館對接收的檔案應當及時登記、整理、編制檢索工具。做好檔案的保管、保護工作，對破損或者變質的檔案應當及時搶救。特別重要的城建檔案應當采取有效措施，確保其安全無損。

城建檔案館應當積極開發檔案信息資源，并按照國家的有關規定，向社會提供服務。

第十二條建設行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，應當給予表彰和獎勵。

第十三條違反本規定有下列行為之一的，由建設行政主管部門或檔案行政主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

（一）無故延期或者不按規定歸檔、報送的；

（二）涂改、偽造檔案的；

（三）檔案工作人員，造成檔案損失的。

篇4

分節A 總則

§ 1236.1 第1236節的授權（生效日期：2012年10月12日）

授權本節的法律法規是44 U.S.C.（《美國法典》第44編） 2904、3101、3102及3105節；OMB（管理預算辦公室）A-130公告《聯邦信息資源管理》，適用于存有檔案的檔案及信息系統。

§ 1236.2 適用于本節的定義

（a）見本分章§ 1220.18的定義與術語。

（b）在本節（§ 1236）中使用的還有：

電子信息系統，是指包含并能提供利用計算機化聯邦檔案及其他信息的信息系統。

電子郵件系統，是指用于形成、接收及傳輸訊息及其他文件的計算機應用程序。該定義不包括文檔移交功用（即，在使用者之間傳輸文檔但并不保存所傳輸數據的軟件）、用于收集和處理數據的數據系統（即，這些數據基于個人計算機或主機計算機分別被組織成數據文檔或數據庫），以及并不在電子郵件系統上傳輸的文字處理的文件。

元數據，指包含描述歷史、痕跡，以及（或）電子文件管理而保存的背景信息。

非結構化電子檔案，是指使用自動化處理軟件，如電子郵件和其他訊息應用程序、字處理或顯示軟件等所形成的檔案。

§ 1236.4 本節指南所采用的標準

本規章與ISO 15489–1：2001《檔案管理：通則》相一致。其中的9.6存儲與處置與本節（§ 1236）相關。

§ 1236.6 機關電子檔案管理職責（生效日期：2011年11月1日）

機關必須：

（a）將電子檔案管理納入到本分章1220節～1235節對檔案管理活動的要求中。

（b）將檔案管理、保存的要求與電子信息系統的設計、開發、改進和實施整合。

（c）電子檔案管理要符合“分節C”的要求（電子檔案附加要求）。

分節B 電子信息系統設計實施中檔案管理與保存的要點

§ 1236.10 對電子信息系統中的檔案，機關必須確定檔案管理控制點

以下幾種檔案管理控制點需要具備，以確保無論多長時間，只要這些信息是機關業務所需要，電子信息系統中聯邦檔案都能具備充分和恰當的資料說明。機關必須將控制要求納入電子信息系統，或將其集成到信息系統外部的檔案管理系統中。（見本節§1236.20）

（a）可信性：控制并確保事務、活動或實事數據的完整和準確的展現，使其能證明并作為后續事務或活動依據。

（b）真實性：控制并保護檔案免于非授權添加、刪除、篡改、使用及隱藏。

（c）完整性：控制，如審計追蹤，并確保檔案是完整的并且未被改變。

（d）可用性：以機制確保檔案能被定位、檢索、展現及理解。

（e）內容：以機制確保所保存檔案中的信息確實是由檔案形成者所產生。

（f）背景：以機制保證反映機構、職能及運行環境的相關檔案建立互相參照，這些記錄可能會因業務活動的行業、法律及法規要求不同而變化。

（g）結構：控制并確保對檔案的物理及邏輯格式，以及數據元素之間的關系的維護。

§ 1236.12 其他應納入電子信息系統設計、開發與實施中的檔案管理與保存要點

作為資金計劃和實施周期過程組成部分，機關必須確保：

（a）檔案管理控制（見§1236.10）能納入系統規劃和實施。

（b）無論多久，只要機關業務活動需要，系統中所有檔案應能檢索和利用（如NARA所批準的保存期限）。當檔案保存期限超過系統預期壽命，機關必須對檔案及其相關元數據遷移到新的存儲載體或格式提出計劃和預算，以避免由于載體失效和技術過時帶來的損失。（見§1236.14）

（c）向NARA移交永久檔案，按照本分章第1235節。

（d）當需要允許在機關之間采用不同的軟件或操作系統交換電子文件時，應規定標準交換格式（如，ASCII或XML）。

§ 1236.14 機關應對技術過時必須采取的檔案保護措施

盡管系統產生和采集了檔案，但只要檔案要超越信息系統生命期維護和利用，機關就必須設計和實施遷移戰略以應對檔案對硬件和軟件的依賴。為成功保護檔案應對技術過時，機關必須：

（a）確定是否NARA所批準的檔案保管期限，比現在保存著檔案的系統壽命長。如果是，要在線性系統退役之前對檔案向新系統的遷移作出規劃。

（b）以保存電子檔案在形成時系統的功能和完整性方式，施行硬件和軟件升級。要保留檔案系統的功能和完整性需要：

（1）直到授權的處置期限前，都要以可用的格式保留檔案。當遷移包括檔案的轉換，要確保在轉換后檔案的授權處置得以實施。

（2）任何所需的存儲載體轉換，要具備與現行硬件和軟件的兼容功能。

（3）在轉化或遷移過程中，要維護檔案與其元數據的連接，包括在遷移時刻所采集的所有相關的元數據（即檔案元數據和遷移元數據）。

（c）確保遷移戰略能兼顧到離線存儲的非現行電子檔案。

分節C 電子檔案特殊要求

§ 1236.20對電子檔案的檔案管理系統特定要求

（a）總則。機關必須根據其業務需要，采用基于電子、紙質或兩者結合的檔案管理系統，對其所產生的檔案進行管理。電子郵件可按照§1236.22（c）執行。

（b）電子檔案管理。檔案管理功能應嵌入電子信息系統，或者檔案能轉存到電子的存儲庫（如DOD5015.2STD認證的產品）中。以下為電子檔案管理必備功能：

（1）確認歸檔：對檔案進行唯一標識。

（2）捕獲檔案：從其他來源輸入到檔案管理系統中，或將檔案與其他系統關聯。

（3）整編檔案：按照批準的檔案保管期限與處置表進行組織。

（4）檔案安全：防止未授權利用、修改、刪除已歸檔的檔案，確保有關審計記錄的保存以追蹤檔案的利用。

（5）利用檢索：為利用者利用檔案設定相應授權，促進檔案的查詢和檢索。

（6）保存檔案：確保系統中所有檔案，不管多長時間只要需要，在機關開展業務活動中都可檢索和使用，并按照NARA批準進行處置。機關必須開發相應程序，確保檔案及其相關元數據向新的存儲載體和格式遷移，以避免由于載體失效和技術過時帶來的損失。

（7）實施處置：按照NARA批準的檔案保管期限表，確定并實行向NARA移交永久檔案；確定并刪除可以處置的臨時檔案；申請保留檔案或當需要時凍結檔案處置。

§ 1236.22 電子郵件檔案管理特殊要求

（a）機關必須針對所有人員制發電子郵件檔案保存與管理要求：

（1）為使理解所發送信息的環境，信息發送者姓名及所有收信人名單和發送日期，必須作為電子郵件檔案記錄保存。機關要確定其他所需元數據，以滿足機關業務的需要，例如，接收信息。

（2）電子郵件的附件屬于電子郵件檔案的組成部分，必須作為電子郵件檔案保存，或與其他檔案相關聯。

（3）如果電子郵件系統是以編碼或別名來識別使用者，或僅以郵件發送清單來識別接收者，須保留智能識別系統，或名錄上的全名，或發送清單等，以確保能識別檔案中的信息發送者和接收者。

（4）有些電子郵件系統為使用者提供日歷和任務列表，這些也許符合聯邦檔案定義。符合聯邦檔案定義的日歷要按照《聯邦第23號通用保管期限表》第五項的規定來管理。

（5）在電子郵件系統中傳閱修改的文件草稿，如果滿足36 CFR 1222.10（b）特定標準，可能就屬于檔案。

（b）允許其雇員利用非機關所管理的系統發送和接收公務電子郵件訊息的機關，必須確保在這些系統中發送和接收的屬于聯邦檔案的信息，要保存到機關檔案管理系統中。

（c）機關可自行選擇在機關電子郵件系統管理NARA所批準的短期電子郵件檔案的保存期限（第23號《通用保管期限表》第7款中規定的定期檔案中小于等于180天，或NARA所批準的機關檔案保管期限表），并且不需要拷貝成紙質檔案，或轉存到電子檔案管理系統中，但前提是：

（1）利用者在NARA批準的保管期限到期前沒刪除。

（2）系統的自動刪除規則確保檔案在NARA批準的保管期限到期前的保存。

（d）除了本節（c）段范圍內的電子郵件檔案：

（1）機關不得使用電子郵件系統存儲被確認為屬于聯邦檔案的電子郵件訊息檔案拷貝，除非該系統具有本節§1236.20（b）所規定的功能特性。

（2）如果電子郵件系統不包含檔案系統，機關必須指示其雇員，將聯邦檔案從電子郵件系統拷貝到檔案管理系統中。

（e）保存永久電子郵件檔案并準備向國家檔案館移交的機關必須以某種格式存儲在符合36 CFR part 1235移交要求的CD上，或當要移交時保存能夠將檔案轉換到所要求的格式和媒體上。

（f）維護紙質檔案管理系統的機關，必須按照機關電子郵件指令要求，對電子郵件檔案及其相關傳輸和接收數據進行打印并立卷。

§ 1236.24 非結構化電子檔案管理特殊要求

（a）以電子方式管理非結構化電子檔案的機關，除了按照§1236.22（c）要求管理的定期電子郵件外，必須確保檔案按照§1236.10要求，在檔案管理系統中立卷。

（b）維持紙質案卷作為檔案管理系統的機關，必須制定方針，并對雇員制定指令，確保非結構化檔案打印立卷，并要以采集所有相關隱形但所需的文本內容（如評注）或結構關系（如表單或其他復雜的文件中的操作工作單）方式，滿足機關業務需求。

§ 1236.26 機關維護電子信息系統必須采取的措施

（a）機關必須維護電子信息系統的目錄清單，并按照44 U.S.C. 3506的要求，將已制定的機關工作程序、標準及方針，作為系統一致性定期評估的內容。評估應當確定檔案是否被恰當識別和著錄、保管期限填注和期限是否反映出現行信息內容及使用情況。如果不是，機關必須向NARA提交SF115表格，以獲得檔案處置的授權。

（b） 機關必須維護有關電子信息系統充分的最新資料：

（1）對所有閱讀和處理系統中檔案所必需的技術特性具有詳細說明。

（2）識別所有輸入和輸出。

（3）明確案卷和檔案中的內容。

（4）確定檔案獲得和使用的限制。

（5）能理解該系統的作用和功能。

（6）描述在系統中添加、改變或刪除信息的最新周期或條件及規則。

（7）確保檔案的及時、授權處置。

§ 1236.28 適用于保存永久檔案的電子檔案存儲載體的選擇和維護特殊要求

（a）機關必須對包含永久及尚未劃定期限檔案的電子檔案存儲載體加以維護，其存儲和測試場所的溫度和相對濕度范圍是：

（1）溫度：62°F～68°F。

（2）相對濕度：35%～45%。

（b）包含永久或未定期檔案的電子載體存儲庫及測試或評價場所必須禁煙。

（c）對維護和存儲CD和DVD的特殊指南，機關可參考國家標準技術研究院（NIST）特刊500-252，《CD和DVD的呵護和處置》。

（d） 對使用磁帶存儲的電子檔案，機關應在使用前六個月內進行測試。測試應當驗證，用計算機磁帶做永久保存載體，應是零差錯并符合NIST或工業標準。

（e）對所有包含永久及非定期檔案的計算機磁帶載體，機關必須每年進行統計抽樣讀取，以識別數據損失、發現并糾正數據損失的原因。具有1800盤及以下的磁帶載體庫，應抽樣讀取20%或者50盤；超過1800盤的磁帶載體庫，應讀取384盤載體。超過10盤出錯的，必須進行載體替換；如有可能，損失的數據要重新存儲。所有受到同樣原因影響的磁帶載體（如質量差的、利用率高的、環境差的、處理不當的）必須讀取并做相應糾正。

篇5

第二條低保檔案是指在城鄉低保工作過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條低保檔案是國家檔案的重要組成部分，是涉及城鄉困難群眾切身利益的重要信息資源，各單位和公民個人都有保護低保檔案的義務。

第四條低保檔案管理實行分級管理、基層為主的原則。

各區民政部門、鎮人民政府（街道辦事處）（以下簡稱低保檔案管理部門）應有專（兼）職人員負責低保文件材料的歸檔和低保檔案的管理；居（村）民委員會應協助做好職責范圍內的低保檔案工作。

各區民政部門的檔案機構要高度重視低保檔案管理工作，將其納入檔案基礎業務建設范疇；各區檔案行政管理部門要依法加強對低保檔案工作的指導和監督，切實做好服務工作。

第五條低保檔案管理部門應加強對低保檔案工作的領導，切實將低保檔案管理納入低保工作內容，做到低保檔案工作與低保工作同步布置、同步管理、同步檢查，確保低保檔案的規范、安全管理。

第二章低保檔案的收集、整理與歸檔

第六條低保檔案管理部門應根據有關規定，建立健全低保檔案文件材料的收集、整理和歸檔制度，確保低保檔案的齊全完整。

第七條低保文件材料根據其形成規律和特點原則上分為審批類和日常管理類進行整理。

（一）低保檔案歸檔范圍

1、審批類

（1）區級人民政府民政部門批準享受最低生活保障的審批表；

（2）有關部門的入戶調查表；

（3）低保對象的申請書、居民戶口簿或居民身份證復印件；

（4）低保管理機構要求提供的材料（家庭收入證明、下崗證、離退休證、結婚證、離婚證或判決書、殘疾證、就業狀況證明、勞動能力狀況證明、失業狀況證明、下崗職工基本生活費證明等等）；

（5）其它應歸檔的材料。

2、日常管理類

（1）區級人民政府民政部門停發、增發、減發低保金的審批表和有關審核材料；

（2）低保對象參加公益活動記錄；

（3）低保對象名冊；

（4）日常入戶調查材料；

（5）低保對象分類統計表、低保資金統計表等統計材料；

（6）低保資金的預算和決算、劃撥憑證、發放領取名冊等材料；

（7）低保工作形成的照片、錄音、錄像、實物材料；

（8）低保信息系統、統計系統所形成的電子數據。

（二）低保檔案歸檔要求

1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

2、歸檔的文件材料應做到字跡工整、數據準確、圖樣清，簽字蓋章、日期等標識完整齊備。

3、歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應符合檔案保護的要求。

4、歸檔的電子文件數據應與相應紙質文件數據保持一致，電子文件應物理歸檔，一式三套。

（三）低保檔案整理方法

1、日常管理類文件材料以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。審批類文件材料以一戶為一件進行整理編目。整理方法按照*市檔案局《關于印發〈關于實施文件材料歸檔改革的主要做法〉的通知》（佛檔〔*〕1號）。

2、審批類檔案保管期限為該低保戶停保后不少于3年；日常管理類檔案保管期限參照文書檔案定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。

3、審批類和日常管理文件材料分別按年度—保管期限—時間（結合問題）順序排列單份文件，每一年度分別從“1”編制流水件號，第二年重新從“1”另編。

4、低保檔案應在每件歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，歸檔章項目內容如下：

（1）全宗號：同級檔案館給立檔單位編制的代號。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“*”。

（3）期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼（審批類暫空，日常管理類填寫“永久”或“30年”或“10年”）。

（4）件號：文件的排列順序號。一個年度的歸檔文件均從“1”開始標注。

（5）類號：分別填寫“審批類”和“日常管理類”。

5、低保對象分類統計表、低保資金統計表等統計材料歸入本單位的文書檔案。

6、低保資金的預算和決算、劃撥憑證、發放領取名冊等材料歸入本單位的會計檔案。

7、低保信息系統、統計系統所形成的電子數據：錄像帶、磁盤、照片等參照《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T15-95）、《電子文件歸檔與檔案管理規范》、（GB/T18894-2002）及《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）等有關標準整理。

（四）低保檔案應編制歸檔文件目錄。

第三章低保檔案的保管和統計

第八條低保檔案原則上由各區民政部門統一保管，因工作需要，確需由鄉鎮人民政府（街道辦事處）或低保經辦機構保管的。各區民政部門、檔案行政管理部門應加強指導、檢查。

第九條低保檔案原則上應由業務部門管理，每年向本單位檔案部門移交檔案目錄，任何單位和個人不得據為己有。

第十條低保檔案管理部門應建立健全低保檔案保管、保密、利用、鑒定銷毀、統計制度，確保低保檔案規范化管理。

第十一條低保檔案管理部門要配備必要的保管設備和防護設施，保證低保檔案的安全。

第十二條低保檔案部門應定期對檔案進行檢查清點，確保檔案不丟失，不損壞。發現破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現象時，應及時修補、復制或進行其它技術處理。

第十三條低保檔案管理人員調動工作時，應在離職前辦好交接手續。

第十四條檔案部門應對低保檔案的收集、管理、利用、鑒定銷毀、移交進館等情況進行準確統計，填寫檔案工作基本情況統計報表，并按規定報送上級業務主管部門和同級檔案行政管理部門。

第四章低保檔案的利用

第十五條各區民政部門應對低保檔案的利用權限做出明確規定，確定低保對象查閱低保檔案的范圍，建立檔案借閱登記簿，健全借閱檔案登記、審批手續，做好利用效果反饋登記，掌握檔案的利用情況。

第十六條低保檔案主要供低保管理部門使用。上級單位、監察機關、審計機關、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱低保檔案。各單位保存的低保檔案不得借出。參保者查閱本人低保檔案需提供有效證件，如身份證等，經本單位負責人批準并核實參保者身份后，可以提供查閱或復制。

第十七條低保檔案管理部門應設立公共查閱室，或在本部門設立開放窗口，或明確低保檔案開放日，對外提供利用。

第十八條低保檔案管理部門應當編制、公布低保檔案利用指南和公開目錄，通過設立公開欄、網上公開等多種方式，方便群眾利用。

第十九條低保檔案管理部門應向同級地方綜合檔案館提供主動公開的低保檔案信息(低保檔案電子目錄)。

第二十條低保檔案管理人員應認真做好低保信息管理、整合工作，做好低保信息查詢服務工作。

第二十一條低保檔案管理人員和利用者應嚴格遵守檔案管理有關規章制度，任何部門、單位和個人不得抽取、篡改、損毀、偽造檔案。

第五章低保檔案的鑒定銷毀

第二十二條檔案保管期滿后，應由業務部門提出初步存毀意見，會同檔案部門共同鑒定，編制銷毀清冊。

第二十三條單位負責人在檔案銷毀清冊上簽署意見。

第二十四條銷毀檔案應指定兩人負責監銷，防止檔案遺失和泄密。檔案銷毀后應寫出銷毀報告，監銷人要在銷毀清冊上簽字。銷毀報告和銷毀清冊應歸入全宗卷永久保管。

第二十五條銷毀的檔案應在歸檔文件目錄備注中注明。

第六章低保檔案的移交