科研檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇科研檔案管理，期待它們能激發您的靈感。

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一、醫院科研檔案的特點

（一）真實性

科研檔案是醫院科學研究過程中產生的，它真實地記錄了醫院的科研活動、科研水平，反映了醫院科研活動的歷時過程。

（二）實用性

科研檔案是經過收集、分類、鑒定等科學方法形成的具有內在聯系的有價值的文件體系，是醫院廣大專業技術人員勞動和智慧的結晶，它能為科研管理機構和科技人員在科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、著書立說、職稱晉升、經驗總結等方面提供信息和依據，起到憑證和參考作用。

（三）保密性

科技知識和科研成果在一定時間和一定范圍內擁有其知識產權的有價性。

（四）專業性

各醫院有各自的專業特點，有各自的專業優勢。因此，檔案管理工作人員要具有專業技術知識。

二、科研檔案人員的基本任務和職責

《科學技術研究檔案管理暫行規定》第二十一條明確規定了科研檔案人員的基本任務和職責，主要有以下幾個方面：

貫徹國家有關科技檔案工作的方針政策和法規，制訂本單位的實施細則和有關規章制度。

參與本單位的科研計劃管理、成果管理和技術市場的開發活動，及時提出對科研檔案的管理要求。

指導、監督、檢查和協助本單位各部門的科研人員做好科研文件材料的形成、積累和

立卷歸檔工作。檢查、驗收科研項目或上報評獎成果的檔案是否完整、準確、系統。

三、醫學科研檔案管理存在的問題

（一）醫學科研檔案管理的特殊性

醫學科研檔案專題性強，時間跨度大，周期長，研究均以一個專題為研究對象，都是圍繞著某種疾病病因的探討、治療和預防，某種化學物質對人體的損傷等進行專題研究。許多重大項目更是多專業、多學科綜合研究、共同攻關完成。因此，除了項目初始的技術路線制定完成后，研究課題就步入了主要階段，有的是每個病例信息歸檔后就納入分析系統，有的是等全部試驗調查數據收集齊全后進行系統分析，最后通過比較、分析、總結，從而得出一種新的臨床治療方法或是對傳統技術的一種改進方案。原始數據的收集只能在課題完成后，也因此導致科研材料收集、歸檔不齊。

（二）課題組成員組成的特殊性

科研人員工作繁忙，往往身兼數職，既要每天應對臨床醫療工作，又要進行學術交流、進修，還要給本科生、研究生上課。同時一個經歷二三年課題研究的課題組，成員中不僅有正式員工，還有研究生、進修生；不僅有本科室固定的員工，還有處于輪轉中的住院醫師；有專門從事臨床實驗工作的人員，也有專門從事實驗室實驗工作的人員。科技人員在研究工作中形成的研究材料比較分散，這樣對于日?？蒲胁牧系氖占?、整理，往往難有較高的收集完整度。

（三）科研人員科研檔案意識淡薄

一是對《檔案法》和《檔案法實施辦法》宣傳力度不夠，二是受市場經濟利益的驅動，造成部分科研人員對醫學科研檔案工作促進醫學科研事業發展的認識不夠，或認為科研資料是自己的心血，應該歸自己所有，不愿將自己的科研核心內容資料完整地、系統地移交檔案部門。

四、醫院科研檔案的措施

（一）加強制度建設，實現集中統一管理

根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規定：“各單位都要按照集中統一管理檔案的基本原則，根據科技檔案必須完整、準確、系統、安全和有效利用的要求，建立健全科技檔案工作，建立必要的規章制度，實行科學管理”。可見，建立和健全科研檔案管理制度，實行集中統一管理是實現醫院科研檔案有效管理和規范管理的基本要求和根本保證，也是檔案工作發展的必然趨勢。醫院科研檔案做到集中統一管理要糾正兩種錯誤認識：

一是重科研活動，輕檔案資料管理；二是圖自己方便多，從大局著想少。醫院科研檔案只有實行集中統一管理，利用起來才能方便。至于有規章制度約束，使用時要辦手續，是為了保證醫院科研檔案不失散，不損壞的必要手段，也是保證長期使用方便的重要措施。理部門及檔案形成部門在科研檔案管理中的責任。

（二）實行課題全過程管理，確保科研檔案質量

為保證醫院科研檔案內在質量的真實性，實現科研課題研究全過程的檔案管理，確?？蒲袡n案的質量，根據我院科研檔案工作的特點，在遵照醫療科技檔案規范管理原則的基礎上，

從以下四方面確保科研檔案質量。

1.立項指導。臨床科研人員往往對檔案收集的程序不熟悉，在科研立項時，由科教科的一名兼職檔案員根據科研設計的內容，將科研項目的歸檔內容和要求書面告知項目負責人，

并對其進行指導，同時兼職檔案員具體負責該項目所形成的各種文件材料的收集。

2.中期檢查。在科研項目開展過程中，科教科的兼職檔案員要及時了解和掌握科研項目進展的動態，針對開展項目的每一階段應形成的原始材料進行檢查，發現問題及時糾正，確保研究活動中原始材料形成的真實性和準確性。

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關鍵詞：科研檔案 科研管理 和諧發展

1 科研檔案管理與科研管理工作的發展現狀

科研檔案是在科學技術研究過程中形成的，是對科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，包括具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的相關文件材料。科研管理是圍繞科研項目的整個過程開展的各項管理活動，內容涉及科研項目的立項前、立項、實施、結題、結題后等全過程管理。它的目的是完成研究計劃目標并形成文字記載――形成科研檔案，以便于實際推廣應用，是各科研單位所追求的主要工作目標。現因多數科技人員對科研檔案的認識不足，忽略了科技檔案對科研管理重要的輔作用，僅僅停留在形成科研檔案的概念上。在實際工作中存在著為圖方便，而忽略了科研檔案形成中的必要流程和記錄等，大大降低了科研檔案質量的同時也阻礙了科研檔案利用推廣工作的展開。

隨著現代科技、經濟不斷發展，科研管理工作已不能僅僅滿足于以完成主管部門的項目計劃為目標，而是應在如何使項目更具創新性、現實性上作規劃，擺脫滯后的現狀。在科研成果轉化過程中，常常僅有成果榮譽而缺乏殷實的原始材料做佐證做基礎，或僅形成了脫離市場的科技成果，從而造成科研成果轉化困難，難以實現其自身價值，取得經濟效益。因此翔實完整的科研檔案對于推動科研管理工作的發展，實現科研成果的成功轉化，具有不可忽視的作用。

2 科研檔案管理與科研管理工作和諧發展是管理效益最大化的客觀發展要求

2.1 科研檔案管理和科研管理的共同工作目標要求兩者和諧發展?？蒲袡n案管理是按照集中統一管理的原則，完整、準確、系統、安全地管理科研檔案，及時準確地提供科研檔案，為生產建設和科學技術研究服務，為經濟建設服務的一種工作。管理工作并不只局限于將科研材料整理、分類和保管，而主要目標是歸檔后科研檔案的再利用，將科研成果進行推廣實施，實現科研成果經濟效益和社會效益的最大化。

由此可見，科研管理目標的實現程度依賴于科研檔案管理水平的高低。兩者的和諧發展，才能相輔相成，從而創造出最大的效益。

2.2 科研檔案管理和科研管理的相互關系要求兩者和諧發展?？蒲袡n案工作是對科研項目管理活動的延續，是記錄科技人員創造科研成果的載體，也是科技活動的結晶和產物，既來源于科研活動和科研管理工作的實踐，又服務于它們。科研檔案又是科研與經濟結合的重要媒介，一項高新技術的研發與深化，一個新產品的研制，都需要查閱大量的科研檔案，一旦開發研制成功，又需要借助科研檔案加以推廣。

由于科研檔案是貫穿于科研管理整個過程的一項工作，它在科研管理工作中得以體現自身的工作價值，也使科研管理工作成效得以很好的顯現，對科研管理有極大的促進、挖掘、繼承等作用。兩者的和諧發展是客觀科學發展要求，和諧發展才能夠創造出“1+1大于2”的最大管理效益，有助于形成加快科研檔案利用，促使科研項目成果轉化進程的新局面。

3 科研檔案管理工作與科研管理工作“四同步”――和諧發展的對策

和諧發展就意味著同步發展，科研檔案管理和科研管理工作實行“四同步”管理，有助于實現各自管理目標，創造最大管理效益。

3.1 下達項目計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步。科研項目立項階段，科研管理部門首先要幫助科技人員了解需求,國內外同領域研究的信息，選好題，選對題，增強科技人員項目立項的命中率。在項目計劃任務下達后，對科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議書、合同等文件及時做好科研檔案收集工作。

3.2 檢查項目計劃實施進度與檢查科研文件材料形成情況同步?？蒲许椖繉嵤╇A段，在課題計劃任務下達后，首先制定實施方案，據合同準備項目實施的相應條件、年度或階段計劃、資金管理使用、年度或階段總結，并以文字的形式對其它問題進行說明。開展科研檔案中有關課題項目的各種載體重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關文件材料，設計文件、圖紙，關鍵工藝文件，重要的來往技術文件等材料收集的實施監督，切實維護科研材料的真實性、連貫性和系統性。

3.3 驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步?？蒲许椖客瓿呻A段，要建立驗收管理體系，積極引入科技評價機制,對已完成的課題進行全面的績效評價，對承擔單位及研究人員的科研任務完成情況建立信譽檔案?？蒲袡n案部門對經批準結束的項目，應及時整理各項資料，包括項目工作總結、研究報告、論文專著，有關圖片、照片、錄像、軟盤、標本、原始記錄、分析資料等，按照有關科研檔案管理要求，辦理歸檔手續，做出課題歸檔是否符合要求的意見，如不符合要求，必須重新申請移交。未辦理歸檔手續或歸檔手續不完備者，不予鑒定或申報成果。

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在醫院中，科研檔案是科研管理中的重要部分，其不僅可以為科研成果的管理、推廣、轉讓等提供重要的條件和物質基礎，而且可以為科研活動的決策以及計劃等提供相關的依據。每項科研成果可以通過科研檔案來體現，當每項科研結束之后，需要一套完整的、系統的以及準確的科研檔案對其進行記錄，并且還需要科研人員認真做好科研文件的形成、積累以及歸檔等工作。并且需要根據相關規定將科研成果納入科研管理制度當中，在檔案管理模式的創新當中，科研管理部門需要與檔案管理部門進行深入的交流和溝通，相互協作，根據醫院科研工作的實際情況進行分析研究，對其管理方法進行有效的創新和優化。首先，需要提前介入到檔案管理工作中來。針對每一項新的科研課題需要立即建立檔案追蹤袋，要求課題嚴格按照相關要求做好記錄和收集、歸檔工作，并且定期檢查，確保工作無誤。其次，需要對課題的負責人采取立卷歸檔責任制。針對每一個項目，需要確定專業的檔案負責人員對其科研資料和信息進行收集和管理。再次，在科研成果進行驗收的時候，需要由科研管理部門以及檔案管理部門等相關人員加入，并且對歸檔的科研文件進行現場驗收。另外，針對沒有提供完整的、準確的以及系統的科研資料的項目，不得給予鑒定，不得進行驗收，并且檔案管理部門不得進行建檔證明。同時，醫院科研檔案管理部門可以建立適當的激勵機制，確保檔案管理人員將積極性充分投入到檔案管理工作中來，以便提高檔案管理的效率和質量。

2.創新開發利用模式

研檔案的收集、管理以及技術的支持等均是為了檔案信息資源的開發利用，通過不斷的創新，以便提高檔案信息資源的利用效率，以便為醫院科研事業的發展提供更優質的服務。在對檔案資源管理開發利用模式進行創新的時候，主要是從兩個方面來分析的，其一，是利用數字化的平臺進行創新?？梢栽趥鹘y的文件查閱以及復印功能之外，還可以將科研檔案的首頁中有關醫學科研檔案歸檔的說明內容導入計算機內，并建立形式多樣化的檔案管理數據庫，例如，科研項目基本情況數據庫、以及研究論文數據庫等。通過計算機進行排序、檢索，以便提供更多查詢方式，方便用戶檢索查詢。另外，還可以使用醫院內部的局域網，建立檔案信息資源管理的網頁，以便實現遠程檢索和查詢的功能。其二，是利用各種方式進行創新。通過充分利用上述的各種數據庫對科研檔案進行加工處理，編輯各種形式的參考資料，例如專項簡介、研究論文題錄匯編等。總之，需要對醫院科研檔案管理進行開發利用，以便有效的為科研項目提供服務。

3.總結

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強化科研證書檔案管理，改進管理方式

為保證科研證書類檔案的規范化管理，實現科研證書類檔案的完整性，有必要強化科研證書檔案類的收集管理，筆者根據長期從事科研檔案管理工作中一些經驗，認為有必要做好以下幾個方面。

科研獎勵與科研證書歸檔相掛鉤：各科研單位應結合本單位實際，制訂科研證書類檔案的管理規定，完善科研獎勵制度?？蒲凶C書類檔案上交歸檔與獎勵相掛鉤，要點是把科研證書的上交歸檔寫進科研獎勵制度，不管是誰，沒有上交科研證書歸檔，沒有檔案管理人員出具的接收證書憑據，不能兌現相關獎勵。理順科研管理部門、科研檔案形成部門、科研檔案管理部門之間的關系，形成一個相互關聯、相互制約、相互配合的聯合體，提高科研證書歸檔的積極性、主動性。改進接收管理科研證書類檔案的方式：規范接收科研證書類檔案，檔案管理部門變被動為主動。具體的做法是：一是接收證書類檔案要有移交檔案清單，有接收人、移交人，監交人（科研管理部門負責人）的簽字，不上交證書類檔案就沒有移交清單，以免造成證書類檔案的丟失；二是各課題組上交證書類檔案之前必須將證書進行掃描備份保存，目前科研證書類檔案是科研檔案中使用率最高的檔案，報項目、報獎、報職稱等都使用到，為了減少科研證書借出的次數，保證證書的完整、安全，避免證書在借出過程中丟失損壞或者是出借太多而手上汗水的滲透而變黃、損壞等，規定在課題組移交證書前先進行掃描，并將掃描件發給各個課題參加人保存；三是證書類檔案的借出歸還一定要做好登記，借出超過時限一定要及時追還，以免有的借出者忘記歸還而造成丟失、損壞等。

根據實際，科學合理進行分類歸檔

單位大的，證書多的單位整理時一般以年為單位，例如獲獎證書根據頒發單位從大到小，按國家級、省部級、廳（局）級等按順序排列。專利證書、成果證書、品種審定、品種登記可按頒發時間順序排列。單位比較小，證書少的單位，可按5年或10年為單位，按獲獎證書、成果證書、專利證書、品種審定、品種登記來排序，并按頒發時間順序來排列，并每一類證書作為一個卷宗。單位小，證書少的單位，也可不分類，按年度排序給檔案編流水號即可。因為計算機的應用及檔案管理軟件的開發應用，檢索檔案已不再繁瑣和復雜，因此，各單位可根據本單位的證書類檔案的多少等實際情況來編排歸檔。

統一“著裝”，合理規范編號

就目前的證書而言，專利證書都是國家專利局頒發，成果證書是科技部門頒發，品種審定、品種登記證書是農業部門頒發，它們大小規格基本上都是相同的，都可裝入普通的檔案盒，但是獲獎證書是由不同的單位或部門頒發的，有國家級的，省部級的，市廳（局）級的。它們的大小不一，長度不一，目前普通的檔案盒是裝不下的，因此可根據現有的獲獎證書必要跟檔案盒生產廠家訂制適合存放的大檔案盒用于放置獲獎證書，以達到美觀、耐用、利于存放的目的。科研證書類的檔案號應一證書一號，有的單位直接將檔號打在證書蓋有頒發單位紅章內容的右下角處。筆者認為，為保證證書的清潔美觀，檔號還是打在證書的背面的右上角比較好。證書編號與以各證書頭2個字的第1個大寫字母為標志，如獲獎證書，標記為“hj”，專利證書標記為“zhl”，成果證書標志為“chg”，品種證書標志為“pzh”，以頒發的證書的時間年月為依據，按已整理好的先后順序進行大流水編檔排號。

實行電子文檔與紙質文檔的雙重管理

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我校的科研課題檔案，以前同一保管期限的檔案按年度序采用大流水編號方法。過去因按立項時間歸檔編號，有的已立項科研課題因特殊情況取消或中斷了研究，預留的案卷號就成了空號;有時有的科研課題已經歸檔編號很長一段時間了，又交來一部分科研課題文件，無法編入其相應的順序內，經常改動編號，造成了編號無序、混亂現象?，F以結題年度為依據歸檔，劃分保管期限后，同一保管期限內每年都從“1”開始編小流水號，簡單明了。對因各種原因未及時歸檔的文件，可隨時編入其結題年度內，不影響其它順序號的準確性。采用新的編號方法后，使科研課題檔案便于統計和利用。

2科研課題檔案卷內文件以件為單位裝訂整理

科研課題檔案的立卷原則是遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，進行系統整理，便于保管和利用。從檔案的原始性特點看，保持檔案的原有形態，更便于利用?？蒲姓n題檔案分階段形成的文件載體不同，紙質文件規格大小、薄厚不一，也有許多是成冊成套的文件。以前每個科研階段的文件訂在一起，有的過厚，遮擋文字，影響查閱，需要復制時還得拆卷，對檔案的損壞非常嚴重;另外，檔案裝訂也不夠規范。裝訂方法是否合理直接影響案卷的質量。現卷內文件按件為單位裝訂整理，采用傳統的線裝方法，統一了打孔位置。裝訂孔位于頁面左側距邊線15mm處，上下位置按頁面長度取中，每針固定80mm。以A4紙為例:上下長度297mm，取中點在150mm，這樣打孔點分別在70mm、150mm、230mm處，每件在裝訂時都用尺量，不允許有重份、倒翻現象，線結系活扣，便于拆開復印，利用方便。這樣卷內所有文件都整齊劃一，結實美觀;對成冊成套的文件保持其原有自然形態，避免再裝訂時打孔裁剪造成損傷。以件為單位裝訂整理便于卷內文件的補充和調整，利用時只需提供所需部分，安全、保密，且復制方便。

3科研課題檔案卷內文件以件為單位編寫頁號

以前每卷內各階段形成的所有文件，均編寫大流水號，有的文件原來有頁號，又重新編寫，破壞了原貌。我校的科研課題檔案每卷都有五六百頁，最多可達一千八百余頁，如果重新編寫頁碼，工作量很大。改進后，卷內文件以件為單位編寫頁號，成冊成套的文件原有頁號的不再重新編號，每件文件在右上角蓋歸檔章，標明件號、頁數，累加后是該卷的總件數、頁數，簡單方便，減少了工作量。對立卷歸檔后又形成的文件材料可隨時加入相應的案卷中，只需在備考表中注明，量多的可裝盒排列其后。按老方法已歸檔的科研課題檔案，現在因報獎和推廣應用形成的新材料，不能加入原卷的，可根據形成的年度單獨組卷，只需在備考表和案卷目錄上注明，形成互見號，以便利用時查找。

科研課題檔案是檢驗科研質量、評價科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要憑證和依據。我校的科研課題檔案是教職人員在科研實踐和教學管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等。我校的科研工作的開展情況，從科研經費、人員投入、科研成果等各方面都能從科研課題檔案中予以體現，從而作出客觀、公正的評價?？蒲姓n題檔案也是我校科研人員辛勤勞動的成果，在晉升職務職稱、調整工資、表彰獎勵的考核中起到了真憑實據的作用。我校是教育和培養醫學領域專門人才的基地，科研課題檔案可為教師編寫教案提供大量素材，科研課題檔案與教學實踐緊密結合，把新論點、新技術、新經驗充實到教材中，傳授給學生，是造就高質量人才，提高我校教學質量的重要保證。

4總結