檔案管理風險防控措施精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案管理風險防控措施，期待它們能激發您的靈感。

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一、新農保檔案管理流程風險分析

1、檔案、資料歸檔中存有風險。大多數檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續時間長、人員變動大等特點，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數地區的新農保檔案資料均由村級協管員負責管理，由于協管員對其重要性的思想認識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象，在接收、傳送及移交過程中，可能導致檔案資料數量有誤或丟失，給日常經辦工作帶來許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農保檔案借閱管理辦法，經辦人員在借閱使用時沒有固定的標準，執行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準確等情況，使得檔案損壞、遺失現象嚴重。

4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護教育不普遍，一些檔案工作者沒有經過必需的安全業務知識培訓，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內各種設備、設施缺乏定期檢查，一些設施出現故障、不能正常運作，也未能及時發現和修復，從而引起災害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強，參保人數急劇膨脹，原有的檔案室規模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點，空間不足給檔案規范化帶來困擾。

5、電子檔案安全技術管理措施的跟進應變不及時。電子檔案是計算機系統與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產生誤操作、信息丟失等失誤，從而導致數據丟失。另外，計算機技術迅速發展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。

6、檔案管理者素質良莠不齊。檔案管理者綜合素質的高低直接影響著檔案工作的成效和質量。目前，大多新農保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應付眼前事務，思想倦怠，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導致管理理念與時展脫節，從而忽視新農保檔案在養老及服務民生方面所起的支持、依據作用。

二、新農保檔案管理中的風險防控措施

新農保檔案管理中存在的風險直接影響檔案的安全及利用水平，風險無處不在，而控制好風險才能規避風險的不利一面。

1、強化檔案管理者的風險意識。提高檔案工作者的風險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規避風險的關鍵。通過風險意識、安全知識培訓，檔案法律、法規學習，相關案例分析與警示教育，進行消防演習等不同形式的學習方式，強化風險防范意識，并自覺成為一種習慣。

2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴把檔案交接關。無規矩不成方圓。制定切實可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護，也為明確傳送檔案人員的責任提供了依據。檔案傳遞管理辦法要嚴密、簡明且便于執行；運送檔案人員要檢查好運送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風險防范；收發雙方必須嚴格履行移交程序，認真填寫交接清單，逐一核實并簽字；撤銷檔案要經檔案管理小組多人進行審核，確認無用經主管領導同意后方可進行銷毀。

3、嚴格檔案借閱管理。落實檔案借閱審批手續，借閱必須經主管領導簽字，并認真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當面點清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對性技術措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認證技術及訪問控制技術等。比較常用的方法有利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨的服務器等，防止因突然停電造成數據丟失的風險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網絡權限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發社會事件和自然災害頻發的今天，進一步強化風險防范意識，實施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災害應對能力。采取重要文件異質異地備份保存制度，逐步將紙質檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉換成其他載體如膠片、光盤等異質保存。這樣既能保持微縮影像技術在檔案存儲方面的優點，又能發揮計算機技術在檔案開發、利用中的優勢，是新農保檔案管理工作理想且謹慎的選擇。

6、嚴格執行檔案“八防”，切實做好檔案室風險防控。著力加強檔案管理的基礎設施建設，提高檔案管理的軟硬件設施水平，基本實現檔案庫房、檔案查閱、辦公各自獨立，安裝報警系統，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數量相適應的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調、計算機等專用設備。

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【關鍵詞】信貸檔案；風險防控；管理工作

信貸檔案管理是一項相當基礎的工作，它貫穿了借貸的整個過程，如果信貸檔案管理進行得好，那么就能夠有效地起到風險防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機構就能夠通過信貸檔案中所收集到的關于貸款客戶經營情況、盈利能力等的相關資料來進行分析，掌握信貸風險的情況，能夠起到一定的預警作用。如果根據貸款人的資料顯示其信譽和資產方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應，做好風險防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機構及時發現不良貸款，并且在依法進行訴訟的時候能提供具體而詳盡的資料數據。

一、信貸檔案管理的現狀

信貸檔案對于金融機構來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現狀卻令人擔憂，雖然說各金融機構對于信貸檔案重要性的認識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認的是在其中還是存在一些認識不夠或者管理不到位的問題。

（一）相關人員認識不夠。一些金融機構的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認識不夠，認為只要貸款能夠發得出去，收得回來，那就已經足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機構對于信貸業務的發展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實際工作中，一些相關人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現象，在面對檢查工作的時候抱著一種得過且過的態度。由于他們對信貸檔案重要性的認識不夠，缺乏風險防控意識，因此導致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴謹，同時在移交、歸檔等方面的手續不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、

（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進行風險防控預警相當重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴謹的基礎上。但是有的金融機構對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現了很多的問題。一部分問題體現在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業務不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項目中，環保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關的認識，所以就導致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時間很長，所以導致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內容，殊不知這些資料是相當重要的，當貸款發生問題需要進行訴訟的時候，就會因為沒有貸款催收通知書而在訴訟時效等方面產生不必要的麻煩。也有一部分問題體現在資料搜集不夠嚴謹上，有的工作人員由于工作態度不夠認真或者是缺乏相關經驗，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進行認真地檢查，有的時候沒有給資料進行編碼，有的時候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴謹搜集，很容易導致信貸檔案缺乏連續性，也會給日后的信貸檔案調用產生不利的影響，當發生貸款風險的時候，在訴訟的時候就會導致處于相對不利的境況，產生不必要的損失。

（三）管理移交不夠規范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護也是相當重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時，就會導致檔案的目錄和它實際的內容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時候就會因此而受到影響。如果情況嚴重的話，還很有可能會因為信貸檔案移交不夠及時而造成重要的資料被非法篡改等現象，還可能會產生資產不良的情況，后果相當嚴重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環境相對比較差，出現潮濕，多蟲患等情況，這就會導致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當需要調用這些資料的時候就會發現因為信貸檔案的保管不當而造成了不必要的風險損失。

二、加強信貸檔案管理的途徑

要完善信貸檔案管理，樹立風險防控意識，必須采取一些必要的手段，要強化隊伍建設，通過培訓和必要的考評機制來幫助所有相關的工作人員提高綜合素質，明確責任，同時還要規范信貸檔案管理工作的每一個步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。

（一）明確責任，統一認識。由于信貸檔案的主要責任人是信貸員，所以要規范每一個相關工作人員的行為，明確責任，統一認識，對所有的信貸員加強組織領導。信貸檔案相關工作領導要注意敦促每一個工作人員及時移交重要的信貸檔案，要加強他們對信貸檔案重要性的認識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規行為的出現，只有在思想上統一了認識，樹立了風險防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。

（二）加強培訓，提高素質。對于工作人員來說，有了工作的責任感還不夠，還必須提高業務水平，所以金融機構要做好對工作人員的培訓工作，培養出一個高素質的信貸檔案隊伍。相關工作人員要認真學習《檔案法》等相關法令法規，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項規章制度。為了促進工作人員樹立更高的風險防范意識，并不斷提高業務水平，可以對相關工作人員進行日常業務考核，并設立適當的獎懲措施，對于一些工作態度差，業務能力不強的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業務水平。

（三）嚴格管理，規范步驟。各金融機構要規范每一個工作步驟，及時收集和登記相關數據，尤其是在核實客戶真實身份等方面，更要嚴格按照規定的步驟執行，只有這樣才能夠更有效地進行風險防控。由于傳統的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機構可以逐步改變傳統的信貸檔案管理模式，采用信息聯網等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統，進行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時也能通過設置各種權限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。

三、結論

加強信貸檔案管理，樹立員工的風險防控意識，這對于金融機構來說是十分重要的，相關工作人員應該端正自己的工作態度，明確責任，并通過不斷地學習和技能評測來不斷提高自己的業務水平。同時信貸檔案管理工作也應該與時俱進，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進行風險防控，維護金融穩定，促進可持續的發展。

參考文獻：

[1]張曉莉.談信貸檔案管理[J].陜西檔案，2002（1）：21～22.

[2]翁陸平.談市場經濟時期的信貸檔案管理[J].浙江檔案，2000（4）：24～25.

[3]殷惠國.加強信貸檔案管理的五項措施[J].上海檔案，2009（4）：14～16.

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1 食品安全監管檔案的作用

食品安全監管是指國家食品相關部門對食品生產、上市行使監督、檢測的職能。一般情況下是負責生產食品、加工食品、食品流通等的日常監管，進而由相關部門許可實施、檢驗、生產等食品質量過關，然后準入市場的制度，除此之外，還需要對不過關的食品進行查處、檢測、等質量不關的違法行為。而食品安全監測檔案的管理就是指之前和現在的食品相關部門進行食品安全的生產、監督、檢測等對社會有評估價值的文字、表格、質量等記錄。而之所以相關食品部門建立食品安全監管檔案，一來是為了加強對食品安全的檢測進而防控食品安全風險[1]；二來因為“民以食為天”，所以食品安全一直以來都是老百姓心中永遠都關心的話題，從來都沒有變過。所以，建立規范的食品安全監管檔案，對食物安全進行規范管理，進而防控食品風險的產生，提高廣大消費者對食品安全的信任度，對我國經濟發展有重大意義，并且對一些企業食品安全的規范生產也有重要的作用。

2 食品安全監管檔案的管理過程

（一）建立檔案

我國各大城市正在建立食品安全監管的檔案，其中包含食品生產過程中的安全監管、食品檢測中的安全監管、食品上市過程中的監督執法等等總體的檔案分類。后續連續建立起關于藥品、餐飲、食品原料的種植、食品原料的養殖甚至其食品生產所在的環境都建立了相關的食品安全監管檔案，并且將檔案歸類整理，相關食品部門也建立了相應的備案，以此規范食品安全的管理[2]。

（二）管理檔案

我國關于食品安全的監管部門的建立，完善了食品安全檔案管理的系統。之后就是檔案的管理，首先是查驗記錄，所謂查驗記錄就是將每次購買的食品名稱、數量、保質期、送貨日期等等內容進行記錄，可以采取賬簿登記、計算機建檔等方式進行記錄，并且將食品保質期做出醒目標記，定期管理過期、腐敗等不合格的食品進行處理；其次進行庫房管理，在建立食品安全檔案的時候，將食品與非食品分開管理，定期通過檔案管理清理不符的食品，另外管理檔案的人員應當穿著整齊衛生才行[3]；最后將紙質的記錄檔案通過計算機進行錄入保存，從而實現食品安全檔案的安全化、信息化的管理，通過遠程監控進行管理，提升檔案管理的精準度和水平。

（三）使用檔案

我國食品安全檔案通過數字化管理，將死檔案靈活化，國家各市的工商部門在前幾年就已經有一半的食品企業將自己的紙質食品檔案進行數字化管理，使食品企業計算機查詢系統進行實施，食品工作負責人可以方便隨時查詢食品的安全性，這樣一來，不僅能提高老百姓的信任度，而且也增加了食品企業的工作效率和質量。另外，通過檔案數字化管理，使用食品安全檔案，對于工商部門辦案、監管、查處等都有著重要的作用，不僅提高了工商局查案的效率，而且也提升了工商局對食品的監管，減少食品安全案件的發生。

3 規范食品安全監管檔案防控食品安全風險

（一）成立專門機構，保障建檔質量

我國食品種類包含很多種類，有農產品的糧食、蔬菜、水果等，有養殖類的豬、羊、牛等的肉類、甚至還有一些進口的食品等等。因為種類繁多，所以在建立食品安全檔案的時候會非常的繁??，因此建檔的質量無法得到保障[4]。對于這一點，可以建立專門負責記錄登記的部門機構，通過分類管理進行食品安全檔案的建立，比如肉類的管理，可以將其分為羊肉類、豬肉類、牛肉類、魚肉類等一次類推下去，然后再按照生產基地進行分類，最后將綜合質量進行管理；另外人員工作的配置也是一樣，成立的專門機構可以將人員分為分類、檢測、記錄等，還可以將檢測人員分為重量檢測、產地環境監測以及營養檢測等等，然后每個人都有自己專屬負責的地方。所以成立專門負責的機構，以此確定食品安全檔案管理的質量。

（二）多方面監管，檔案部門參與監督

我國對于食品安全采取多方面的監管措施，也就是說，不只上文提到的工商局，還包括了衛生局、出入境檢驗檢疫局、食品藥品監督局等等，但是不同的機構運行的法制也是不一樣的，所以對于食品安全的建檔要求也是各管各的，導致食品安全的建檔標準不同；另外檔案部門只有執行權卻沒有參與權，他們在制定食品安全檔案的時候，有的檔案管理有自己的想法卻沒法提出來，導致建立的檔案沒法完全統一[5]。所以，對于這一點，需要各個食品部門之間進行協調、發揮自身特色、融合他人技巧，進而建立更完全的食品安全檔案，比方說，工商局沒有考慮到分類管理，但是衛生局卻考慮到這點了，那么可以雙方進行協調商討，確定更完美的食品安全檔案，促進食品安全檔案管理的工作逐漸步入規范化、完善的發展軌道。

（三）發揮檔案作用，防控食品安全風險

之所以建立食品安全檔案，更多是為了防控食品安全風險，因為如今社會上關于食品安全的報道越來越多，例如食品中毒、食物含鉛等等，未來能夠防控食品安全的風險，國家近幾年一直在實施食品安全檔案，但是由于一些部門對食品安全檔案的意識海比較薄弱，因此認識不到食品安全檔案的重要性[6]。所以，對于這一點，首先應該懂得發揮檔案的作用，我國應該鼓勵建造能夠及時、準確、披露食物安全信息的全方位監管網絡平臺，通過在老百姓所經常光顧的場所，例如：超市、商店、娛樂場所都設置二維碼、食品安全檢測系統等設施，使老百姓也能做到監督的作用，同時還能夠提高老百姓對食品安全的防范意識，進而防控食品安全風險。

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一、制度管理不健全存在的風險及防范措施

某單位在接受上級財務檢查時被查出：單位賬面銀行存款余額為89.88萬元,經銀行實地對賬,銀行賬面余額只有0.88萬元,相差89萬元。經查,該單位出納長期沉迷于網絡游戲,挪用資金購買游戲裝備,檢查人員對出納和會計賬薄核對發現,會計賬未及時登記核對長達半年之久,網銀U盾全部由出納一人保管,半年內該出納分別多次利用網銀支付購買游戲裝備等,最后家屬到處借錢補上了漏洞,但也造成了不可彌補的破壞性影響,同時當事人受到了相應的處罰。從這個例子不難看出，除了當事人毫無法制意識外，會計不履職、網銀管理職權不清，不落實管理制度都是被忽視了的關鍵環節，那下面我們就主要從制度建設方面來看一看作為出納和會計會面對怎樣的內險，應該做些什么：

(一)管理制度不健全存在的風險

(1)資金安全管理部門及職責不清晰。導致資金管理管理制度不清晰，無章可循，每個人都不知道自己的職責范圍，整個資金安全管理處于無序狀態，引導發風險。(2)資金安全管理崗位分工不合理。導致崗位設置分工不合理，導致職責不明晰，工作相互推諉，效率低下，甚至出現一人兼任多個不相容崗位的情況。(3)財務印鑒管理不善，不認真落實盤點管理。導致缺乏制度或者不將制度形同虛設成為一紙空文，會造成重大差錯、舞弊、欺詐行為的發生而導致資金損失。(4)工作交接管理可有可無不重視。導致工作交換程序不清晰，容易造成責任劃分不清楚，相互推責的風險。

(二)防范措施

會計的職責：負責經費開支的審核把關，對報銷票據的合法性負責，嚴格按照標準和規定審核原始憑證，所有需在本單位辦理結算手續的票據，會計必須首先審核，再按財務審批程序逐級審批;定期分析、反映經費收支和預算執行情況，每半年對經費收支和預算執行情況進行匯總、分析并寫出書面材料向黨委匯報，負責起草有關經費請示報告;負責會計憑證、報表、賬簿、上級批件、請示、報告等財務檔案的整理、裝訂、歸檔、保管；辦理到期財務檔案銷毀手續;嚴格票據使用規定，負責票據的請領、分發、登記以及票據存根的核對、回收、保管工作；保管好會計印章。出納人員職責：負責到銀行取款、送款和庫存現金的清點保管，負責銀行現金支票、轉賬支票、匯款單、匯票等傳票的簽發、接收、保管，對所管資金的安全負責;負責出納賬的記載、結賬、核對、保管及銀行存款的清理、核對。取得的原始憑證要合法有效，手續要齊全，記賬要及時，入賬要規范，做到日清月結，銀行存款和現金與實際要一致，按月與會計和銀行核對賬目，清點庫存現金，月末編制庫存現金清點表和銀行存款余額調節表;熟悉現行財務標準制度，嚴格執行《武警消防部隊資金安全管理規定》，簽發支票必須注明簽發日期、用途、金額（金額不詳的注明限額）等內容，不得預先填寫支票密碼,不得簽發空白支票，借用支票在5日內收回并及時結清賬目；不得用白條或單據頂替庫存現金，嚴禁私自外借公款和挪用現金；提取現金時，必須填寫“提取現金審批單”，經會計審核簽字，經批準后，方可從銀行提取現金;辦理貨幣資金收付業務，手續必須齊全，收款要開給收據，付款要有憑證，報銷和收款時，要在相應的原始憑證上加蓋“現金收、付訖”或“銀行收、付訖”戳章，由于工作不細而收取的假鈔，責任自負;負責辦理、核對和清理各類預借款。

(三)印鑒管理

(1)在銀行的預留印鑒應有兩個或兩個以上。財務印鑒章須指定專人保管。(2)指定財務印鑒章管理人員應注意以下事項：嚴禁一人同時保管同一賬戶的銀行支票和預留印鑒,或同時保管同一賬戶的兩枚以上（含兩枚）銀行預留印鑒;個人名章為銀行預留印鑒之一的人員發生工作變動時，應在工作變動內及時辦理銀行預留印鑒更換手續。銀行預留印鑒的更換必須按審批權限審批同意;未經審批的經濟業務，不得加蓋印鑒;印鑒保管人臨時交接印鑒時，需填寫印鑒交接記錄，印鑒交接時需有監交人在場進行監交，并編制<交接單>，由交接雙方與監交人簽字確認;財務印鑒章管理人員應建立<印鑒章使用臺賬>對印鑒賬的使用進行登記。

(四)工作交接管理

當后勤財務人員變動時應及時安排新老崗位人員進行交接，移交工作要點如下：現金、有價證券要與賬簿進行核對，如發生賬實不符，移交人員應及時查明原因;會計憑證、賬簿、報表、合同、單據和其他會計資料應完整無誤，如有遺漏，短缺，移交人應及時查明原因，并在移交清冊中注明，由移交人負責;銀行存款賬戶余額應做到對賬單、銀行日記賬核對相符，有未達賬款的，應編制銀行存款余額調節表;銀行印章移交時，移交人應帶領接交人到各銀行辦理印章更換及與相關人員進行工作銜接，幫助接交人熟悉銀行環境及人員;各種債權債務賬戶余額應與往來單位和個人核對清楚;工作交接過程中，移交人員有責任解答接替人員對有關交接事項提出的質疑，且不得以任何形式借故推延不移交;移交后，如發現原經辦業務有違法違規等問題，責任由原移交人承擔;臨時性移交雙方應在《工作移交清冊》或《移交清單》簽字確認。會計出納人員移交工作均應編制《工作移交清冊》或《移交清單》，一式三份，交接雙方各一份，存檔一份備查。

二、檔案管理中存在的風險和防控措施

(一)檔案管理中存在的風險

不重視檔案管理的重要性，認為可有可無。導致與資金管理活動相關檔案管理不到位，可能造成資料遺失、檔案不全、信息外泄等風險。

(二)防控措施

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關鍵詞：檔案數據 安全意識 安全保障 安全措施

檔案承載著“記錄歷史，服務企業”的重要作用，檔案工作是企業基礎管理工作的重要組成部分，檔案數據的安全更是檔案管理工作的重中之重。近年來，隨著燃氣集團突飛猛進跨越式的發展，檔案的門類和數量急劇增加，如何對這些檔案數據進行管理，已成為檔案管理部門不斷思考的課題。大量的實踐證明，加強檔案數據安全管理工作，確保企業檔案數據的安全穩定，是促進企業檔案數據化建設和檔案事業健康、快速和可持續發展的有力保障。本文以本單位構建檔案工作防災減災安全體系為例，就如何加強檔案數據安全的基礎工作進行探討和闡述。

一、樹立全員檔案數據安全保障意識，提高維護檔案安全的自覺性

企業的檔案工作不僅僅是檔案管理部門的職責，也是由各部門專、兼職檔案管理人員及全體員工共同參與完成的工作。因此，全體員工的檔案安全意識特別是領導的檔案安全意識決定了一個單位檔案數據安全工作水平和工作的氛圍。

企業檔案信息是企業的無形資產，確保檔案數據安全是企業檔案管理部門的重要使命。檔案部門要不斷學習、貫徹國家關于檔案數據安全管理的法律法規，大力宣傳檔案數據安全，強化檔案數據安全管理意識，普及檔案數據安全管理知識。

通過多種途徑保障檔案數據的安全，使每一名員工都切實重視起檔案數據的安全性，不斷增強使命感、責任感，自覺地從思想上、行動上把確保檔案數據安全放在各項工作的首位，真正樹立檔案數據“安全第一”的意識，提高全體員工的安全意識，自覺維護檔案數據的安全，切實落實安全責任。

同時，我們加強檔案數據安全的宣傳力度，利用“檔案日”進行多種與檔案安全有關的活動進行宣傳教育，提高全體員工的安全意識，真正做到檔案人員從自身工作做起，自覺維護檔案數據的安全。

二、加強檔案管理隊伍建設，提高檔案人員業務水平

檔案管理人員的素質直接影響著檔案管理水平，為此要切實加強檔案安全管理的隊伍建設，堅持依法治檔，有計劃、有重點、分層次、分類型地開展檔案安全管理隊伍的建設，同時要提高檔案人員的思想政治覺悟，從思想源頭上重視檔案的安全，增強其檔案安全防控能力。通過舉辦專題培訓、繼續教育、經驗交流等途徑，使檔案管理人員充分了解和掌握有關檔案安全防控的措施，不斷提高檔案人員的專業素質和能力，同時要向檔案管理人員大力宣傳、貫徹檔案安全法規，培養和強化檔案數據安全意識，為檔案數據安全管理工作提供堅實有力的人才保障。

三、制定檔案數據安全保護措施，建立防災減災應急預案體系

（一）建立健全科學完善的檔案保管與數據存儲制度，為檔案數據安全提供保障

科學完善的檔案保管與數據存儲制度，是做好檔案數據安全管理的基礎。只有建立科學、完善的保管存儲制度，才能切實維護檔案數據的安全。燃氣集團于2009年結合國家相關法律法規和工作實際，建立了《燃氣集團檔案管理制度及規范》。《制度及規范》包括檔案工作制度、各類檔案的管理規定及檔案流程幾個部分。其中根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保護國家秘密法》的相關規定，制定了燃氣集團的《檔案保管制度》、《檔案安全保密制度》、《檔案保護修復制度》、《檔案利用管理制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案閱覽室管理制度》、《檔案保護技術規范》、《檔案管理崗位人員變動交接工作細則》等，從鑒定、銷毀、借閱、保密等方面對檔案數據的安全管理進行了詳盡的規定，降低了檔案泄密、丟失的風險，最大限度地確保檔案數據的完整安全。

2012年，燃氣集團結合國家有關檔案數據安全管理的規范要求，如《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）、《數據安全技術數據系統通用安全技術要求》（GB/T 20271-2006）、《數據安全技術數據系統災難恢復規范》（GB/T 20988-2007）、《數據與文獻文件管理第1部分通用原則》（ISO 15489-1：2001）等制定了《燃氣集團檔案數據安全體系管理指南》（以下簡稱指南）。在《指南》中制定了檔案數據安全管理的建設原則，其中包括：數據存儲管理、密級管理、合規服務原則、訪問控制、入侵檢測等九項。同時提出安全管理的措施要堅持“管理高于技術，預防先于補救，遇到問題即刻處理”的指導思想，全面實施檔案館的“預防監控同步安全應急處理”的檔案數據安全管理措施。這一系列措施涵蓋了檔案數據安全的控制、網絡安全管理、個人計算機及外設管理幾個方面。《指南》的推行切實提供了科學、有效的檔案安全防控措施，將有力地保障了檔案數據安全工作的順利進行。

（二）制定檔案防災減災應急預案，建立檔案數據應急管理對策

檔案防災減災體系是檔案部門為防止和減少突發性災難事件對檔案的破壞而建立的一整套的檔案管理規范。《指南》特別對這些突發事件進行了識別，包括常規風險（自然災害、日常災害）、環境風險、人為風險、管理風險、技術風險等幾個無法預料的、可能給檔案造成毀滅性災難的事件。這類事件的特點是發生突然，毫無征兆，所以檔案安全管理不應僅僅停留在庫房的“八防”管理上，還要注重應急預案的制定。預案的制訂要本著“預防為主、防治結合”的原則，要在抓防范的同時做好治理的準備，將損失降到最低程度，以保證在災害發生時能夠最大限度地確保檔案的安全。預案制定后檔案人員要經常學習和組織演習，以此增強檔案人員的安全應急意識。構建檔案工作防災減災安全體系是保證檔案安全的重要措施，檔案管理部門也要在大力推行的同時，提高監管執行力度，充分利用現代化技術手段，確保檔案的安全。

（三）設立檔案工作監督管理機構，健全檔案管理工作機制

中華人民共和國檔案行業標準——《企業檔案工作規范》（DA/T42-2009）中明確規定了“企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準”、“企業應根據規范和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構，大型企業應設立檔案館”。

按照《企業檔案工作規范》的要求，燃氣集團設立了專門的檔案管理機構，負責統籌、協調、組織管理燃氣集團檔案管理工作，對燃氣集團各部門、所屬各單位的檔案工作進行業務指導和監督檢查，并定期向燃氣集團辦公室提交檔案工作執行評估報告。這種工作模式已將燃氣集團形成的各門類和各種載體檔案納入到檔案工作的管理范疇，從而使燃氣集團十二大門類的檔案管理并重。這種工作模式對檔案數據安全管理作用在于：第一，檔案集中保存便于安全管理工作的開展；第二，檔案在收集、管理、利用等環節統一管理，實行了統一的標準，便于檔案工作的監督檢查；第三，檔案由專業管理部門和人員負責保管，提高了檔案管理水平，降低了安全風險。

（四）實行科學有效的檔案安全保管措施，提升檔案數據安全系數

我國檔案工作的基本原則是：“統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。按照基本原則的指導，檔案管理部門要采取相應的措施加強對檔案實體和檔案數據的管理。首先要建設符合規定要求的檔案庫房，并配備安全保管的設備設施，這是保管檔案的最基本的物質條件，它直接影響著檔案的保護效果。其次要構建嚴格的檔案庫房保管制度，嚴格控制檔案庫房進出人員手續和檔案庫房的鑰匙和門禁管理，以確保檔案的安全。再次，建立各級檔案數據安全責任制，把檔案數據安全作為對檔案管理部門、檔案工作人員考核的首要指標，杜絕一切安全隱患。同時要根據實際情況，對現有制度進行認真清理，完善檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的制度，并對制度的執行情況加強監督和檢查，定期進行考核，確保各項制度能夠有效、正確執行。