檔案的數字化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術，我們為您準備了不同風格的5篇檔案的數字化管理，期待它們能激發您的靈感。

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關鍵詞：數字化檔案　存儲設備　檔案管理　計算機　載體

認清數字化檔案與紙質檔案管理環節的差異性，有利于科學地開展數字化檔案的管理工作。數字化檔案的管理除了需要開展傳統紙質檔案的收集、整理、保管、利用、統計、鑒定、銷毀等工作外，還應注重以下四項工作的開展。一是介入電子文件的形成過程，使電子文件在設計、形成階段就體現出電子檔案管理功能；二是建立數字化檔案管理數據庫，各立檔單位應歸檔的電子文件，可采用多種途徑進入檔案館的數據庫系統；三是實施數字化檔案長期保存和有效可讀；四是做好數字化檔案的備份與恢復工作。紙質檔案各管理環節絕大部分都是人工操作，科技含量較低。數字化檔案各個管理環節都離不開信息技術、計算機設備和管理信息系統，技術含量比較高。

一、數字化檔案管理概述

根據檔案所有權形式可分為國家所有檔案、集體所有檔案和個人所有檔案。在外國通常分為公共檔案和私人檔案。對不同所有權的檔案，要按照檔案法規的規定，分別采取不同的收集和管理辦法。屬于國家所有的檔案，要按規定向國家檔案館移交。屬于集體或個人所有的檔案，其所有權的轉讓，一般要在自愿、　合法基礎上進行，　檔案所有者可向國家檔案館捐贈、出售或寄存。

在數字化檔案的管理中，檔案信息的安全無疑是非常重要的。傳統檔案的保管工作著重強調的是如何使檔案載體延長壽命，因為載體與所記錄的信息是“從一而終”，不可分離的，有了載體就有了可用的信息。對于電子檔案管理來說，載體的保管和信息的保護同樣重要。電子檔案的安全不僅僅是技術的問題，電子檔案的安全至少包含三類措施：技術方面的安全措施、管理方面的安全措施和相應的政策法規。電子檔案的安全首先取決于電子環境的安全，主要從網絡、計算機、存儲器、應用系統和病毒等方面實施安全部署。在實際應用過程中，保障電子檔案安全的內容主要包括四個方面：

（1）實體安全，是指保護網絡基礎設施、計算機、存儲設備以及其他媒體免遭地震、水災、火災、有害氣體和其他環境事故（如電磁污染等）的破壞。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質上，所以要建立一個適合于磁、光介質保存的環境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關標準的要求，載體應直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。

（2）運行安全，指為保障系統功能的安全實現提供一套安全措施（如風險分析、審計跟蹤、備份與恢復、應急措施），建立系統的安全防范體系，以保障檔案信息被處理、存儲和訪問過程中的安全。

（3）信息安全。指防止信息資源被故意或偶然的非授權泄露、更改、破壞或使信息被非法系統辨識、控制和否認，以確保信息的完整性、保密性、可用性和可控性。

（4）管理安全。指采取有關的法律法令和規章制度以及安全管理手段，加強管理人員的安全意識和操作規范，確保網絡系統和檔案數據的安全。另外，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的數字化載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可讀性。對于電子檔案的檢測與維護，必須進行嚴格管理，因為任何一次誤操作都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。必須建立相應的維護管理檔案，對電子檔案的檢測、維護、拷貝和遷移等操作過程進行記錄，避免發生人為的誤操作或不必要的重復勞動。

數字化檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在數字化檔案的保存與維護過程中，應充分考慮環境、設備、技術、人員及數字化檔案的特點等綜合條件，制定技術方案和工作模式，并采取有效措施，以確保數字化檔案的安全可靠，使數字化檔案能夠永久地處于可準確提供利用的狀態，使其在社會生活中發揮更大的作用。

二、數字化檔案管理的特點

數字化檔案的管理思路已遠遠超出了傳統檔案的管理思路，其管理范圍已擴展到電子文件的形成之初，電子信息的網絡化歸檔、數字檔案的存儲、鑒定、開放、編研、利用甚至是刪除（即檔案的銷毀）等電子信息整個生命周期的全過程。其管理手段將是把嚴格的人工管理制度與現代化的信息技術有效地結合起來，形成聯系造成的、具有即時校驗、碎石糾錯和及時　反饋的網絡化高效工作模式。

數字化檔案的存儲介質也不再局限于紙、縮微、磁帶等，而是更多地采用數字化存儲手段，如光盤、磁盤、網絡化存儲設備，并根據需要將模擬與數字的存儲方式合理地結合起來，保證檔案信息的原始性、憑證性、有效性和完整性。數字化檔案的利用也不再拘泥于“到檔案館查閱檔案”的機械模式，網絡化檔案目錄及全文資料的檢索方式將成為利用者足不出戶地全面認識檔案、了解檔案和利用檔案的基本方式。

數字化檔案的管理是對傳統檔案管理理論的發展、完善和擴充。數字化檔案的管理可采用“目錄全文一體化管理”方式。“目錄全文一體化管理”是將數字化檔案分門別類，整理成方便檢索的目錄信息，并通過電子原文關聯掛接、存取訪問的現代技術手段，實現數字化檔案目錄信息與檔案內容信息的一體化管理。

這種方案的提出是一個逆向思維的形成過程，即立足于檔案利用者的需求，結合并反嘎巴檔案管理者的工作需要，對數字化檔案的形成者提出合理要求，將“目錄全文一體化管理”思想貫穿與數字化檔案形成的全過程。

檔案工作者要充分利用現代化的管理手段，通過網絡開展檔案的指導、鑒定、歸檔與管理工作，將工作重點投入到分析檔案利用者的需求、檔案資源的挖掘與編研、提前介入電子信息的形成過程中，將工作模式由“被動接受”轉為“主動挑選”，將真正有價值的電子信息轉化為社會需要的檔案資源。

數字化檔案的管理不同于傳統載體檔案的管理，但在實際當中檔案館仍有實體備份。通常以檔案實體為對象，按照其形成特點和歷史聯系，逐級分為多種類別。包括三級分類層次：國家檔案全宗的分類。是對國家全部檔案進行最高層次的分類，一般是按照檔案的歷史時期屬性、形成機關的級別屬性、地區屬性、專業部門屬性以及檔案制成材料屬性進行劃分。此種分類是各級各類檔案館的設置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據。

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1 照片檔案數字化管理的重要性

隨著社會日新月異的發展，各級政府機關、企事業單位以及群眾個體在撰寫史志、社會宣傳、招商引資、多媒體制作、電子郵件等方面的工作需求日益增加。為了適應與滿足倍增的需要，勢必要運用現代高新技術，如信息技術、掃描技術、計算機技術、存儲技術等，與傳統的檔案收集、歸類、整理、保管、查閱、利用等一系列方法相結合，建立起電子照片檔案系統，這就形成了照片檔案的數字化管理。數字化是一個系統工程，主要包括了檔案資源數字化、信息傳輸網絡化、信息資源共享化、信息利用社會化等內容。照片檔案的數字化管理具有其必然性和重要性。

首先，數字化管理使得照片檔案的收集方式更具靈活性。由于這些傳統照片具有稀缺性與寶貴的歷史記憶價值，通常有些照片檔案的所有者并不具有將照片交給檔案部門管理的意愿，并且無法提供可以進行復制的底片，因此，檔案館只能夠通過翻拍的方式來收集所需的照片檔案。倘若照片檔案的所有者對照片保管不妥善，極有可能導致一些珍貴、重要照片檔案永久性丟失，給以后的檔案收集工作帶來麻煩。照片檔案實現電子化管理之后，不僅可以實現照片檔案在相紙、磁盤、光盤等不同載體上的轉移，而且各歸檔單位通過網絡系統就可以直接將照片傳送到檔案部門。

其次，電子化管理的完善讓照片檔案的保存更加安全方便。傳統的照片檔案是以感光材料作為載體，對保存環境有較高的要求，耐久性不佳。無論是黑白照片，還是彩色照片，均會隨著時間的推移出現影像褪色、滲化和消失等現象，使得照片效果大打折扣，甚至到了失真的地步。因此，即使照片能夠保存下來，其所發揮的作用也會受到影響。照片檔案的電子化管理，使得照片檔案的載體變成磁盤、光盤、移動硬盤等，這些載體不僅具有容量大、占用空間小、存放方便等特點，而且保存與復制過程中不會存在變質、褪色等問題。同時，在照片修復上，可以先將老化、破損的照片掃描到電腦，再利用Photoshop等軟件進行修復處理，使得圖片達到較好的效果。

第三，電子化管理實行后，照片檔案的利用會變得更加靈活便捷。人們在查閱和使用照片檔案時，并不一定按內容一對一地調用照片，而是根據所需有所選擇，這給手工操作帶來許多麻煩。同時，照片檔案的使用具有排他性，同一張照片不可能讓多人同時使用。照片檔案電子化管理，使得用戶對照片檔案的利用可通過計算機隨時隨地檢索，使得檔案工作人員的勞動強度大大降低，節省了大量的查閱時間，工作效率得到提升。而且查詢速度快、支持多人同時使用、調看同一張照片而不必動用原件，還可通過通訊網絡以電子郵件等方式進行遠距離傳輸，充分實現檔案資源共享，照片的利用率得到大幅度提高。

2 照片檔案數字化管理現狀分析

近幾年，隨著國家社會的發展和各地經濟的增長，照片檔案管理工作也進入到一個新的歷史發展階段。由于傳統的照片檔案有相應的《照片檔案管理規范》，所以在管理實施的過程中會有章可循，相對規范，但對于數碼照片檔案的管理相對而言就不是那么規范了。

2.1 管理制度不完善

國內雖然早已出臺了《照片檔案管理規范》，但這個規范只適用于傳統照片檔案的管理，具有一定的限制性，對于新興的數碼照片檔案在較長一段時間內一直沒有制定出一套相對完整的的管理規范，這給照片檔案的數字化管理帶來了嚴重的影響。直至2014年，國家出臺了《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T50-2014），使得數碼照片檔案的管理終于有章可循。雖然各級單位在照片檔案電子化管理工作中，開始執行國家的相關規范，但由于長時間缺乏一套完整的規范，很多的檔案館（室）現行的管理制度仍不夠完善健全，并且存在檔案管理人員對照片檔案的電子化管理意識還較為薄弱的現象，在管理過程中出現執行不嚴格，缺乏力度的情況。另外，一些檔案館（室）的上級管理部門仍未結合實際的具體情況，制定出相適應的電子化管理實施細則，如對數碼照片檔案歸檔時間、歸檔范圍、歸檔要求、保管條件以及數碼照片檔案的利用等未做出具體的規定。因此，實際上，很多單位對于數碼照片檔案管理工作仍然處在一種無章可循、無序的工作狀態，這對照片檔案電子化管理工作產生了直接影響。

2.2 收集、整理難度大

與傳統照片的管理對比而言，數碼照片檔案的收集難度更大。數碼照片具有無底片、不用沖洗的特點，無需產生購買膠卷和沖洗的費用，使得照片數量比以往大幅增加。在這些大批量的數碼照片中，質量參差不齊，也不全都具有收集價值，而且缺乏相應的收集細則，這為檔案管理人員的收集工作增加了許多隱性困難。其次，現今數碼相機的普及率很高，甚至智能手機也具有優質的攝像功能，不僅照片數量增多，收集對象更是難以把握，這使得檔案人員很難將所有照片進行收集歸檔。

與收集工作密切相關的整理工作難度也加大。上述數碼照片的收集已難以做到及時，更遑論做到及時的整理了。數碼照片檔案的數量相比傳統照片?n案的數量更加巨大，在整理數碼照片時既要鑒定篩選，又要進行重命名、刻錄光盤、編寫文字說明等一系列繁瑣的工作，數碼相片的質量參差不齊，檔案管理人員需要對這些照片進行整理、選擇，所以數碼照片的整理很難做到及時、準確。

2.3 安全隱患嚴重

數碼照片的存儲依賴于電子設備和計算機，這給數碼照片檔案的安全帶來了嚴重的隱患。當存儲設備發生故障時，數碼照片有可能就會丟失。數碼相片是數碼文件，其具有數碼文件的易損性、易改性，計算機和操作系統有被病毒感染的危險性，這會造成大量數碼照片被破壞，甚至丟失。

3 加強照片檔案數字化管理的對策

3.1 進一步完善數碼照片收集歸檔制度

數碼照片與紙質照片具有一定的區別，就形成模式和保存載體而言，數碼照片與紙質照片完全不同，數碼照片是電子靜態圖像文件，需要依靠計算機系統進行閱讀、處理。因此，制定適合本地區本單位的切實可行的歸檔制度是首要之舉。各檔案館（室）應當根據當前工作的實際內容以及自身部門的需要來制定一套與當前部門現狀相符合的關于數碼照片檔案管理的規章制度。上級管理部門應當明確提出數碼照片歸檔的各項指標要求，即對數碼照片的格式、分辨率等作出細致具體的規定。檔案管理人員應當專門制作歸檔照片著錄卡片，對每張照片進行逐張編號并按照編號逐張進行錄入說明，包括時間、地點、內容、主要人物和攝影者。嚴禁對拍攝影像進行加工修改，以保證歸檔數碼照片的真實性、完整性和有效性。只有責任到人，工作要求明確，形成常規才可能有效解決照片由于存放散亂而未存或丟失的問題，形成數碼照片檔案收集的工作網。

3.2 建立有效的照片歸檔審核機制

歸檔的數碼照片要求是真實且完整的原始文件，因此，檔案管理人員在收集照片檔案時，首先要打開數碼照片文件仔細檢查，通過讀取照片EXIF 信息，判別圖像是否經過編輯，如添加、合成、修改、挖補等后期編輯制作處理，不允許照片有調整、刪改、壓縮的處理，以確保歸檔數碼照片的有效性和真實性。此外，對于數量巨大的數碼照片必須嚴格審核，篩選條件主要包括照片的主題是否鮮明、有沒有代表性、畫面質量清晰度高不高等，以此確定其保存的價值，才能決定能否轉化為照片檔案。對反映同一內容的若干張照片應去粗取精，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，選擇清晰度高的、對活動又具有表現力的、有重要價值的照片歸檔。使得每張歸檔照片都是有效的、可利用的，提高歸檔效率和質量。

3.3 加強安全保護

各檔案館（室）對歸檔的數碼照片要嚴格按照《數碼照片歸檔與管理規范》進行管理，要加強對照片檔案電子化管理工作的執行力度。在電子計算機中建立分類整理完畢的數碼照片電子版，保存方式分別建立三種備份形式，一是只讀式光盤一式兩份，進行脫機保存，遠離強磁場，數字光盤的儲存和利用方便，通用性較強，容量較大；二是移動硬盤，選用存儲容量為500-1000 GB容量的，要注意移動硬盤的存放環境，避免磁化、強光照射和磕碰；三是傳統的紙質照片，應選取一定數量比較常用的且具有代表性和有價值性的數碼照片資料在入檔案時就特殊記錄，輸出一套高質量的紙質照片進行整理存檔，方便臨時使用時閱覽參考。實行一套紙質，兩套電子，三備份制度。

電子版照片備份存檔后可放置在專用的防磁柜中保存，要定期檢查。使用數字光盤和移動硬盤儲存的數碼照片資料，都有丟失的風險，光盤和硬盤都可能因為灰塵、光照、使用過頻、磕碰等環境因素而使壽命縮短，從而造成存儲內容丟失。在數碼圖像都丟失的情況下，也可利用紙質照片進行翻拍、掃描，把丟失的數碼影像恢復過來。

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一、高校檔案管理現狀

根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案主要記載著學校重要的教育歷史，具有很重要的價值，因此必須加大對檔案管理的重視。根據目前的情況來看，主要對其總結了以下這幾個方面特點:第一，學校每年都會“迎來送往”，送走很多畢業生。同時會招來很多新生，這對高校檔案的管理需要很大的工作量，既要對新入學學生的檔案數據進行錄入，也要對畢業生的數據進行遷出或改動，此時檔案的變化呈現數量巨大、變動較為頻繁等一系列特點，再加上要對學生其他檔案的維護和保存，都需要耗費大量的人力物力。第二，檔案管理操作的標準化程度不高，各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在各種差異性，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這給提高檔案管理工作的效率帶來了障礙。第三，檔案數字化管理處理手段有待提高，由于目前的高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到了檢索、交換、備份等輔助功能。以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是制約檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。

二、檔案數字化管理的特點

過去傳統的檔案管理模式是在每個部門分出一個檔案管理科室，此種管理模式是十分封閉的，雖然在過去的高校檔案管理工作中發揮了重要的作用，但是就目前社會的管理模式來看，傳統的檔案管理方式顯然是無法滿足現狀的，因此必須在過去傳統的管理模式中，創建一種新的管理模式，那就是應運而生的電子信息化管理模式，這是一種更具開放性的管理體系，是對傳統檔案管理的一種補充及升華，使得檔案管理的質量和效率得到進一步的提高。隨著電子信息技術的快速發展，檔案數字化已成為高校檔案管理的一種發展趨勢，各種新型產品正不斷被研發出來并得到廣泛性地應用，也使得檔案管理在模式上發生了巨大的變化，作為檔案管理的一種有效手段，檔案數字化在高校中的管理功能也變得越來越強大。如今，不管是檔案的生成、歸檔還是檢索都是與計算機緊密相連的，電子檔案的存在方式主要是以機讀的形式，就這一點來說是和傳統的檔案管理存在很大的區別的。在信息的使用中，需要將有價值的信息在檔案信息這一系統中檢索出來，對此就必然要求檔案管理系統的精確性，如此才能保障高校檔案信息的真實性以及價值性。

三、電子檔案使用的途徑

電子檔案所具備的很多特點都是傳統檔案所不具備的，像查準率以及查全率等等，這些都是傳統檔案對于現代化的電子檔案管理所不能比擬的，對此為了提高工作效率，應充分利用電子檔案的優勢，使其優越性得到展現。當前電子檔案的使用途徑主要包括以下幾點：

（一）提供拷貝

在對電子檔案進行使用的過程中，主要的一個途徑就是拷貝，這是最初的提供檔案的一種方式，為了使得整個檔案部門可以充分利用拷貝向檔案人員提供材料，可以將文件直接轉換為一種通用的格式，然后再讓使用者對檔案進行處理，然而使用人員不一定具有軟硬件設施條件，對此可以直接要求檔案管理部門將檔案打印出來。

（二）通信傳輸

通信傳輸主要是指不同的檔案管理部門通過計算機將所使用的檔案進行相互傳輸，這是當前比較常用的一種電子檔案管理方式，這顯示了檔案在提取的過程中沒有地域限制的特點，不需要檔案人員再為提取檔案專門跑一趟，有效節省了大量的人力以及財力。

（三）直接利用

所謂直接性地利用，是指利用檔案部門的計算機對電子檔案進行查詢，這樣一來可以使得眾多的檔案使用人員能夠在統一時間得到相同的電子檔案，并為使用電子檔案的人員提供相關的技術支持。

四、檔案數字化管理的重要作用

檔案數字化管理是一種現代化的信息管理模式，該模式是將原來紙質記載的信息轉變為數字化的信息進行保存，這樣方便存儲和查閱，而且電子智能化的記載儲存有利于管理。數字智能化的管理模式能把相關的檔案按照不同的類別進行數字化儲存，還可以儲存音頻資料，對于及時的信息反饋還能做出詳細的記載。因此電子智能化的管理模式有很多的好處：首先，檔案數字化的管理模式可以方便管理，在工作的過程當中可以進行電子傳遞閱覽，可以節約時間，提高工作效率。利用數字化的管理模式搜集的數據，其信息具有完整性、可靠性，有利于工作的更快開展。其次，在電子化的智能管理中，把相關的資料儲存在文檔的資料庫當中，高校的工作人員只需要輸入所要查詢的資料的信息點就可以快速地找到需要的資料，更加地方便、快捷，而且所找到的資料具有一定的準確性，不容易產生誤差，從而方便了辦公，為工作人員節約了時間，提高了工作效率，這便是現代數字智能化管理模式的優點。再次，數字智能化的管理模式可以隨時進行數據更新，保證資料的時效性，能方便員工的查閱和使用。傳統的紙質記載信息需要大量的人工進行統計和整理，現在的數字智能化的管理可以利用高科技的電子產品快速地完成工作，只要輕輕地點擊鼠標就能夠完成整個的統計整理到儲存的過程，從而減輕管理人員工作的壓力。最后，數字化的管理模式可以使整個的辦公流程順暢無阻，節省了很多的人力和時間，使材料的管理更加的科學化、系統化。所以，在社會快速發展的今天，高校檔案管理采用數字化的管理模式是符合時代需求的。然而目前，我國在運用數字化的管理過程當中，還存在很多的困難沒有克服，還沒有熟練地掌握數字化的管理模式，需要進一步的學習與實踐。數字化的管理模式分為以下幾個工作步驟：1、信息搜集。信息的搜集具有一定的難度，在現在的數字化管理模式當中，利用科技化的電子產品可以幫助你更好更方便地搜集資料，而且保證資料更加的完整。2、信息整理。在進行數字化的管理過程當中，對相關的信息進行數字化的編碼，使相關的檔案資料歸檔整齊有序，而且使整個資料信息一目了然。3、檢查信息。在眾多的信息當中進行相關的檢查，去掉一些沒有用的或者多余的資料，這一步要取其精華，去其糟粕，對于資料文件的管理至關重要，所以需要工作人員能夠集中精力，認真對待。4、管理資料。對于傳統紙質文檔的保管有很多嚴格的要求，要保證紙質資料環境的干燥、清潔等，要防止火災的發生，防止被水淹沒，而數字化管理則不用擔心這些問題。現如今，數字化的檔案管理相對過去簡單多了，在對資料進行統計這個環節當中，主要依靠高科技產品進行自動化的統計，可以節約時間，減少人力，提高工作效率；在使用資料中，利用數字化的管理模式可以使數字化的信息更加方便閱讀，便于管理，為工作人員查找資料節省很多的時間、精力；在編排資料中，利用計算機的操作系統把相似的檔案編排在一起，可以更加方便地查閱與尋找所需的資料，同時還可以進行資料共享，促進高校之間的合作。然而在數字化的管理中，為保證資料不流失，就要對每一道操作程序進行加密處理，防止相關的資料泄露，造成不必要的損失。由于計算機系統比較復雜，在相關的操作過程當中有可能被別人盜取信息，所以要保管好自己的資料。在信息傳輸的過程當中，要進行多次加密，而且不外泄自己的密碼，還要進行正當的操作，這樣才能保證信息的安全。

五、如何規范檔案數字化管理

在檔案數字化管理模式當中存在著很多的問題，涉及到電子科技產品的使用，電子科技產品是一個很復雜的產物，如果操作不當就會對學校或者學生造成很大的損失，所以在進行數字化的信息管理的時候，要嚴格規范管理模式，制定一定的管理制度。

（一）加強檔案數字化管理，保障資料的安全

要想安全地管理學校內部資料，就必須完善相關的管理體系，加強高校檔案的內部管理，對學校內部工作人員進行定期的培訓，提高內部人員的操作能力。在進行數字化的儲存模式當中存在著很多的問題，在復雜的網絡世界，安全隨時受到威脅，如果操作不當或者沒有做好保密防范工作，隨時都有可能為學校帶來相當大的損失。所以要定期對電腦系統進行升級管理，請專業的維修人員進行專業的維修工作，對于電腦要進行加密處理，而且密碼不可外泄，這樣才能保障數字化的管理順利地進行。

（二）規范操作，減少損失

以往在信息的管理過程當中，由于疏忽泄露了資料或者丟失一些信息，都會帶來相應的損失，為了能夠避免這些事情重蹈覆轍，應該對于信息進行嚴格的加密處理，不要把密碼告訴無關的人，應該避免密碼被更多的人知道，所以應該建立一個完整的管理體系，每個人都要認真地對待工作，對于信息要加強管理，對于資料的管理更加的嚴謹，在使用資料的過程當中，要時刻注意網絡的安全，加強防范意識。

（三）對資料管理人員進行培訓，加強工作的嚴謹性

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關鍵詞：數字化檔案 安全管理 應用 措施

中圖分類號：TP309 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2014）02-0196-02

隨著信息時代的快速發展，各種電子技術以及信息技術的不斷應用，使得我們的工作以及生活方式都發生了很大的改變。各種工作的發展都逐漸傾向于智能化、數字化、網絡化。檔案管理也是這場變革中的一部分。企業的檔案管理逐漸轉變成為數字化的檔案管理。傳統的檔案大多數都是紙質的資料和信息，管理方式也大多是人工管理，工作效率比較低，而且也容易出錯。隨著數字化檔案在企業管理過程中的逐漸普及，數字化檔案的應用和管理也成為企業管理中的一個重要組成部分。在數字化檔案的歸檔、管理以及應用中，其安全性是一個十分關鍵的問題。本文淺述企業的數字化檔案在安全應用方面存在的問題以及相應的應對措施。

1 企業數字化檔案在應用管理中存在的安全問題

數字化檔案指的是以計算機等電子設備作為管理的手段，將傳統的紙質檔案進行改進，形成的一種電子檔案，基于網絡對各種檔案進行收集、整理、儲存、共享。在企業數字檔案的應用中存在的安全問題主要有以下幾個方面。

（1）網絡安全問題。網絡安全問題指的是數字檔案的各種網絡載體，即物理設備在運行過程中的安全問題，這種安全問題包括很多方面，比如網絡布線、連接、局域網的構建、網絡設備的選擇等都有可能會帶來網絡安全問題。這種網絡安全問題是企業數字化檔案管理中比較常見的問題，一般是通過設置防火墻以及權限、采用可靠的硬件設備等措施來對數字檔案管理和應用過程中潛在的危險進行控制。網絡安全是整個數字檔案系統能夠安全運行的一個關鍵，也是重要的基礎，在數字檔案的應用管理中占有十分重要的地位。

（2）數據安全問題。數據安全問題指的是各種數字檔案中包含的信息數據的安全。包括很多方面，比如數字檔案的操作系統、數據庫管理系統、數據備份、格式的轉換、電子文件的保管等，各種數字檔案的收集、整理、應用以及管理的過程中，為了防止數據在這些環節中出現問題，防止存儲介質老化失效從而導致數據的丟失，應該要加強數據安全的管理。數字化檔案面臨的一個十分重要的問題就是數據丟失，對于這個問題也是企業數字檔案管理中應該要加強的一個方面。在數字檔案應用管理中，操作系統以及數據庫的安全管理主要是取決于各種軟件的穩定性以及安全性，但是在建立網絡化檔案管理信息系統的過程中也要考慮上述兩個方面的安全性，首先要考慮到操作系統的種類，當前數字檔案的應用和管理中常用的系統一般有Unix、Windows、Linix，這三種系統各有優缺點，在實際的選擇過程中應該要根據企業的需求進行實際的選擇，為數字檔案的安全應用提供基礎的保障。

（3）在數字檔案應用方面的安全問題。數字檔案應用方面的安全主要是在檔案應用過程中潛在的一些安全問題，是在實際操作中應該考慮的重要問題之一。這方面是否安全主要是取決于企業的檔案管理部門所采用的具體的應用系統中對于用戶模型的定義規則。數字檔案的管理信息系統中的用戶一般有很多層次、多種功能、也有很多角色。信息管理系統一般會將用戶分成幾類，不同種類的用戶對于數字檔案信息的查詢應用等有一定的權限，為了控制數字檔案的應用安全問題，需要對信息系統中的各個功能模塊都要進行一定的權限設置操作，也要對系統中的數據進行分層管理。以保證數字檔案在應用過程中的安全性。

2 企業數字化檔案安全應用管理措施

（1）加強網絡基礎環境的安全控制。網絡基礎環境的安全控制是保障企業數字檔案安全應用管理的一個重要措施，加強數字檔案系統的網絡基礎環境的安全建設，對于系統外部的各種不安全的因素可以進行有效的防范，在構建網絡基礎安全環境的過程中，一般采用的方法有幾種，如物理隔離、防火墻設置、身份權限設置等。

1）加強防火墻的設置。防火墻設置是安全管理的重要措施。防火墻本身對于外界的各種不安全的攻擊具有一定的抵御能力，在數字檔案的應用管理中加強防火墻的設置，可以限制一些沒有被授權的未知用戶的進入，防止外部的侵害者對檔案信息系統的入侵，為監視網絡完全提供更加便捷的服務。防火墻設置也是當前企業數字檔案應用安全管理中常用的措施，如果有的企業數字化檔案室需要服務器來指定用戶，則可以利用防火墻的用戶認證來進行限制，除去那些已經通過驗證的用戶，外來的用戶想要進入系統中時都要經過防火墻的過濾，可以對一些可以的數據包、外來的用戶等進行抵制，保護數字檔案系統的安全。

2）要加強網絡安全管理的硬件設備以及軟件的管理。在硬件以及軟件的管理中應該要采取重要的科學的管理策略。在企業數字檔案的管理中，應該要根據檔案的安全級別來確定具體的管理程序，確定相應的管理保護范圍，制定機房的管理制度，對于那些安全等級要求比較高的檔案系統要進行分區控制，同時要限制工作人員出入機房，可以采取許可證方式進行出入管理。要確定各種軟件以及硬件管理的責任制度，保證具體的管理項目能夠落實到具體的人身上，各司其責，加強對企業檔案的安全管理。

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摘要：如今許多數字技術出現，呈現出良好的發展態勢，奠定了檔案數字化的基礎,而照片檔案在檔案中占據著重要地位，因此，對照片檔案進行數字化管理具有一定意義。

關鍵詞 ：數字技術 照片檔案 數字化管理

檔案能夠真實記錄實踐活動和作為信息的載體。為克服傳統照片中出現的問題，應不斷提高現代化管理水平以及照片檔案管理質量，在保證照片管理同時盡可能優化數字化管理。

一、照片檔案數字化管理的基本概述

照片檔案實際上是具有一定保存價值的利用光感材料和影響為主體的能夠切實反映歷史的記錄。一般的照片檔案主要包括照片、底片和文字。照片是通過底片構成的，在選擇數字化管理對象的時候，是把掃描對象還是底片作為數字化管理對象成為數字化管理首要問題。在進行數字化照片檔案管理的時候包括兩種主要方式，數碼相機翻拍錄入以及掃描儀掃描輸入。在選擇照片保存格式的時候，具有很多種類，例如，JPEG、BMP等，為了可以永久的保存照片，可以刻錄具有一定自動播放和查詢功能的光盤，建立說明文件方便于以后的管理。

二、照片檔案數字化管理的步驟

1.妥善整理好原有的照片檔案

（1）重新對照片進行編號。以件為基本單位，依據年度進行編號，盡可能把對應的照片和底片使用相同的編號，如果它們因損壞或者褪色沒有相應的利用價值，應該剔除。對于具有相同場景的很多照片，適當選擇主要的進行歸檔。對于處于同一活動或者事件的照片依據照片的內容進行排列，保證管理期限，能夠以適當的標準入冊。

（2）對照片卷內目錄進行正確編制。依據國家相關保準，歸檔照片的時候需要確保具有齊全的照片、底片以及說明，照片應該與底片相符合，并且對于照片具有明確規范需求，文字說明主要包括時間、人物、地點、事件、背景以及攝影者。為了能夠從根本上對照片檔案進行數字化管理，需要在保證具有原來照片面貌的前提下，對照片卷內目錄進行正確編制，保證具有完整、齊全的照片檔案。

（3）實現照片檔案的數字化處理。掃描輸入傳統照片進行存儲。可以利用數碼相機或者掃描儀來對傳統底片和照片進行數字轉化，然后適當的存儲到計算機中。在掃描照片的時候，需要設置好相關參數，例如，色彩位置、分辨率等，一般來說分辨率都是30 0 dpi。掃描之后一般利用TIFF和JPEG格式進行儲存。如果是比較重要的照片，建議是圓通TIGG格式。

2.對照片進行相應的圖像處理

對于已經輸入的照片合理的存儲為JPEG的形式，在不會失真的前提下利用Photoshop軟件進行一定的處理，例如，銳化、校色，以此合理修飾老照片的瑕疵。一般情況下，利用自動對比度以及自動色階的調整就可以很好的提高照片質量。

3.完成照片檔案的數字化管理

數字化管理照片檔案的重點就是數據錄入，建立數據庫屬于長時間、工作量大并且很細致的工作，需要具備一定的專業素質以及實際操作能力，保證數據錄入具有一定安全性、準確性以及時效性，為實現數字化管理提供基礎。建立數據庫給利用照片檔案帶來一定發展，為檢索照片提供了很大方便，只有輸入相關要求，才能夠精確的進行查詢，還可以在一定程度上保障安全性。

三、照片檔案數字化管理的優化

1.增強照片檔案數字化管理的先進意識

照片因材質和特性不同，保護及存儲需求也不同。一般來說，主要的照片檔案材料就是片基和乳劑膜。因此，對于數字化檔案管理就有更加嚴格的要求和規范，充分分析制成照片的實際材料，可以盡可能保證具有一定的完整性，對于修復破損照片具有一定意義。

2.落實與提升行政監管的職能，制定有效制度

針對照片檔案數字化管理所出現的問題，國家相關部門需要依據檔案法的的規范和標準，不斷落實政策，嚴格處分在管理照片檔案的時候出現嚴重錯誤的人員，達到警示的作用，避免出現損壞、分散以及流失照片的問題，帶動數字化管理的發展。

3.做好照片檔案的收集歸檔與鑒定方面的工作

需要定期對檔案照片進行歸檔和鑒定，例如，檢查照片圖片的質量、清晰度以及數字化格式等，上述幾方面對于照片檔案具有一定價值，不管是什么方面出現問題都會造成很大影響，導致照片失去原有的價值。

總而言之，對照片檔案進行數字化管理能夠保證可以長久的存儲照片檔案，充分保障具有一定的安全性和完整性，方便與使用人員查詢照片檔案，能夠最大限度降低成本。在照片檔案數字化管理的時候，合理的實現規范化和標準化的管理是一項需要長期堅持的項目，需要進行充分分析和研究。

參考文獻

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