財務(wù)部檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇財務(wù)部檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

【關(guān)鍵詞】財務(wù)部門；會計檔案；管理工作

會計檔案指企事業(yè)單位以、經(jīng)濟(jì)組織以及相關(guān)會計人員對所進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動按照一定的制度記錄存儲的會計憑證、賬單、核算材料等等紙質(zhì)、電子材料。會計檔案可以說是企事業(yè)單位第一手重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是所有國家檔案的重要組成成分，因此財務(wù)部門的會計檔案管理工作具有重要的作用于價值，應(yīng)該得到政府企事業(yè)單位的格外重視，提高會計檔案管理工作的效率，發(fā)揮會計檔案的在企事業(yè)單位中的重要作用。

1會計檔案的特點(diǎn)與作用

健全會計檔案的管理工作，首先需要對會計檔案的特點(diǎn)以及作用進(jìn)行具體的了解，根據(jù)會計檔案的特點(diǎn)制定相關(guān)的管理機(jī)制，利用其作用發(fā)揮其全部功能。

1.1會計檔案的特點(diǎn)

會計檔案的是國家檔案中最重要的組成成分，具備了原始的記錄功能、信息功能、知識功能等等眾多功能，又由于其針對內(nèi)容的特殊性，使得其具備了獨(dú)特的特征：第一，會計檔案的來源十分的廣泛。對于不同的企事業(yè)單位的核算部門，都會形成相應(yīng)的會計檔案。第二，會計檔案具有一定的專業(yè)性，由于會計檔案涉及到會計核算的內(nèi)容，這就使得核算手段成為了會計檔案獨(dú)有的專業(yè)技能。通過會計核算，可以有效的反映出企事業(yè)單位的具體經(jīng)濟(jì)活動，體現(xiàn)了會計檔案的專業(yè)性。第三，會計檔案的形成過程十分的嚴(yán)密，由于會計核算需要進(jìn)行設(shè)置賬務(wù)、復(fù)式記賬、填表審核等等方式對對象進(jìn)行系統(tǒng)、延續(xù)、完整的記錄監(jiān)督。這就迫使會計檔案的形成過程必須具備一定的嚴(yán)密性。

1.2會計檔案的作用

會計檔案對于企事業(yè)單位有著十分重要的作用，可以具體分為以下幾個方面：第一，會計分析與核查中會計檔案起到了依據(jù)的作用。企事業(yè)單位中進(jìn)行決策以及經(jīng)濟(jì)活動都需要對會計檔案進(jìn)行大量的參考查閱，會計檔案的嚴(yán)密性可以使得覺得準(zhǔn)確性大大的提高，為企事業(yè)單位提供準(zhǔn)確的材料依據(jù)。第二，會計檔案具有重要的憑證作用，企事業(yè)單位相互進(jìn)行的經(jīng)濟(jì)活動都需要相關(guān)的書面證明，但也會出現(xiàn)一些經(jīng)濟(jì)糾紛問題，會計檔案的對經(jīng)濟(jì)活動的記錄可以在這是起到重要的憑證作用。第三，會計檔案具有一定的歷史借鑒作用，會計檔案是一個動態(tài)的檔案，它詳細(xì)的記錄了企事業(yè)單位內(nèi)部各個方面的經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r。通過對某一段時間的收支情況，制定相關(guān)的發(fā)展戰(zhàn)略。

2會計檔案管理中存在的問題

會計檔案管理工作在財務(wù)部門當(dāng)中依然存在種種問題，這些問題可以總結(jié)為以下幾點(diǎn)：

2.1會計檔案管理制度不健全

企事業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)部門一般只重視單位的資金管理，忽略了會計檔案管理工作的重要性，并沒有制定管理會計檔案相關(guān)的建檔、歸檔、借閱以及銷擋的措施，沒有一定的制度可尋。

2.2會計檔案的裝訂不合理

企事業(yè)單位內(nèi)的財務(wù)部門內(nèi)負(fù)責(zé)會計檔案管理的工作人員幾乎很少，繁多復(fù)雜的檔案整理裝訂，在一定程度上消磨了管理工作人員的耐心與責(zé)任心，使得會計檔案裝訂的過程中出現(xiàn)內(nèi)容遺漏，檔案開散，檔案內(nèi)容裝訂錯誤等等嚴(yán)重問題，這些問題的出現(xiàn)一定程度上給事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動造成極大的影響。

2.3會計檔案的儲存方式不妥

大部分的企事業(yè)單位對于檔案的管理還沒有進(jìn)行全面的信息化管理，這就使得單位內(nèi)部的會計檔案堆積，隨意儲存的現(xiàn)象出現(xiàn)，老舊無人查閱的會計檔案隨著時間的推移損毀殆盡，嚴(yán)重的縮短了會計檔案的壽命，喪失了會計檔案的歷史性價值。

3財務(wù)部門完善會計檔案的具體措施

3.1完善會計檔案管理機(jī)制

針對會計檔案管理制度中出現(xiàn)的問題，首先企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面必須加強(qiáng)對會計檔案管理的重視程度，從思想上提高財務(wù)部門內(nèi)部對會計檔案管理工作的認(rèn)識程度，結(jié)合單位的具體情況制定相關(guān)的檔案管理制度，監(jiān)督這一制度在實(shí)際中的實(shí)施情況，使得會計管理工作有章可循。

3.2做好會計檔案裝訂工作

做好會計檔案的裝訂工作，首先財務(wù)部門需要對會計檔案管理部門加大人力物力的投入，提高工作人員的思想素質(zhì)，讓其認(rèn)識到裝訂工作的重要性，定期抽擦檔案對于出現(xiàn)檔案裝訂錯誤與遺漏的情況需按照相關(guān)的制度進(jìn)行處罰，使得會計檔案管理工作有效科學(xué)的進(jìn)行。

3.3使用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理

企事業(yè)單位應(yīng)該加大力度在檔案管理上的經(jīng)濟(jì)投入，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，告別老舊的紙質(zhì)檔案，提高檔案管理工作人員的工作效率，減少會計工作人員的工作壓力，實(shí)現(xiàn)會計檔案的信息化儲存，延長檔案的壽命，快速有效的擴(kuò)大化會計檔案的作用。

4結(jié)論

圍繞會計檔案獨(dú)有的特點(diǎn)，解決企事業(yè)單位中會計檔案管理工作中的一系列問題，首先需要領(lǐng)導(dǎo)層面的大力支持，不斷的提升會計檔案管理工作人員的思想水平，制定相關(guān)的制度章程，使得會計檔案管理工作可以科學(xué)合理的開展。

參考文獻(xiàn)

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篇2

關(guān)鍵詞：

    會計檔案是會計核算的專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案包括會計憑證、會計賬薄、會計報表及實(shí)現(xiàn)會計電算化后的儲存軟件等。會計檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的重要檔案之一，它在會計工作和經(jīng)濟(jì)管理工作中具有多方面的重要利用價值。因此，“加強(qiáng)會計檔案管理，充分發(fā)揮會計檔案作用”這項(xiàng)工作非常重要。

一、 會計檔案的特點(diǎn)

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨(dú)有的特點(diǎn)：

1、 來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨(dú)立會計核算的單位。因此，凡是實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

2、 內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業(yè)手段。通過這種專業(yè)手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位所有各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

3、 形成過程的嚴(yán)密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進(jìn)行連續(xù)系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴(yán)密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴(yán)密性。

二、 會計檔案的作用

1、 依據(jù)作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據(jù)。無論在制定經(jīng)濟(jì)計劃，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動可行性研究，作為經(jīng)濟(jì)活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。以便得到可靠的數(shù)據(jù)和可行性資料，為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展和單位生存與發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

2、 憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項(xiàng)的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的依據(jù)，又是登記賬簿的依據(jù)。同時，通過會計憑證可以查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度，防止違法亂紀(jì)的事情發(fā)生。

3、 史料的作用。會計檔案是研究經(jīng)濟(jì)、財政、財務(wù)歷史的可靠系統(tǒng)資料。它可以反映出一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史過程，反映出一個單位財務(wù)收支和生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點(diǎn)。所以會計檔案可以為一個地區(qū)、一個單位的經(jīng)濟(jì)、財務(wù)、歷史奠定了史料基礎(chǔ)。

三、 會計檔案管理工作中的問題

1、 會計檔案管理制度不健全。有些單位的財務(wù)部門，領(lǐng)導(dǎo)對資金的管理比較重視而對會計檔案管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。

2、 會計檔案裝訂不規(guī)范。在財務(wù)部門，一般都是由管理會計檔案的人員裝訂會計憑證，而有的會計檔案管理人員裝訂會計檔案不夠認(rèn)真，不仔細(xì)，裝訂不整齊，粘貼不牢固；有的裝訂將摘要壓進(jìn)去，還有的裝訂松散不結(jié)實(shí)，隨時都有掉頁的可能；有的裝訂每冊憑證的薄厚不均勻。凡此種種，會計檔案存放時間一長，就會有散失、缺損。

3、 會計檔案的存放場所不妥當(dāng)。有的單位的會計檔案沒有做到妥善保管，存放無序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮濕的地下室或倉庫里，以至于使會計檔案受潮受損、發(fā)霉或被鼠藥、蟲蛀，降低了會計檔案的壽命，達(dá)不到規(guī)定的會計檔案保管期限。

四、 會計檔案管理的要求

1、 制定會計檔案管理制度

為了管理好會計檔案，各單位的財務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和會計檔案管理人員，應(yīng)該在思想上提高對會計檔案管理工作的認(rèn)識，充分重視這項(xiàng)工作；應(yīng)當(dāng)按照國家財政部和檔案管理局頒布的《會計檔案管理辦法》的精神，結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，制定本單位會計檔案管理制度，對會計檔案實(shí)行科學(xué)化管理；在制度中應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定會計檔案的立卷、歸檔、借閱辦法、保管期限、鑒定銷毀、檔案移交等等，以便會計檔案管理工作有章可循，使會計檔案管理工作走上科學(xué)化管理軌道。

2、 做好會計檔案的裝訂立卷工作

會計檔案的裝訂立卷是會計檔案管理工作的起點(diǎn)，是會計檔案管理工作基礎(chǔ)和前提條件。因此，會計檔案管理人員必須高度重視會計檔案的裝訂立卷工作，增強(qiáng)管理好會計檔案的責(zé)任感。按照《會計檔案管理辦法》中“各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊”的規(guī)定，認(rèn)真裝訂好每一冊會計憑證。首先應(yīng)認(rèn)真檢查原始憑證是否粘貼牢固，是否壓住了摘要的文字，每冊的裝訂厚度是否大體一致等等。在此基礎(chǔ)上要將會計憑證裝訂的既要整齊結(jié)實(shí)又要美觀。

3、 健全會計檔案借閱手續(xù)

  《會計檔案管理辦法》規(guī)定：“當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務(wù)部門保管一年。”因此，為了妥善管理好會計檔案，防止會計檔案丟失，各單位的財務(wù)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的會計檔案借閱手續(xù)。財務(wù)部門內(nèi)部的會計人員借閱會計檔案，可直接向會計檔案管理人員借閱；本單位其他人員和外單位人員必須及時登記，并注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，然后由借閱人簽字。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認(rèn)真檢查其完好性，看其有無涂改、損壞，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全和完整，確保秘密文件不丟失、不泄密。

4、 認(rèn)真做好會計檔案移交工作

按照《會計檔案管理辦法》中“財務(wù)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。檔案管理部門必須按期點(diǎn)收，不得推諉拒絕”的規(guī)定，各單位的財務(wù)部門應(yīng)將保存一年期滿后的會計檔案及時移交給單位檔案管理部門，并認(rèn)真辦好交接手續(xù)。

（1） 財務(wù)部門應(yīng)編《會計檔案移交注冊》一式兩份。

（2） 但按管理部門對移交的會計檔案要認(rèn)真清點(diǎn)，憑證要逐冊逐號清點(diǎn)查對；賬簿應(yīng)按照記賬要領(lǐng)逐項(xiàng)核實(shí)；還應(yīng)該對報表中是否缺少報表分析等備案材料進(jìn)行認(rèn)真檢查，做到賬表相符、賬賬相符，保證會計檔案的完整真實(shí)。

（3） 對歸檔的會計檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊封袋。需要重新拆卷，應(yīng)與經(jīng)辦的會計人員共同整理，以分清責(zé)任。

（4） 單位的檔案管理部門對財務(wù)部門移交來的會計檔案清點(diǎn)無誤

后，交接雙方應(yīng)在《會計檔案移交注冊》上簽字，雙方各保存一份。

5、 做好會計檔案的鑒定與銷毀工作

會計檔案的鑒定和銷毀就是按照一定的原則標(biāo)準(zhǔn)，對 超過保管期限的會計檔案，重新評估其價值，剔除失去保存價值的會計檔案，予以銷毀。鑒定和銷毀會計檔案工作是整個檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是科學(xué)管理和開發(fā)會計信息資源的堅實(shí)基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)科學(xué)性、組織性很強(qiáng)的工作。具體要做好以下幾項(xiàng)工作：

（1） 由本單位檔案管理部門提出鑒定意見，會同會計部門共同組成

鑒定工作小組，逐冊、逐頁進(jìn)行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀注冊。

（2） 書寫銷毀報告，填報銷毀會計檔案審批表，銷毀報告要寫明對

已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定的時間、鑒定的總數(shù)量、留存數(shù)量、銷毀數(shù)量、銷毀內(nèi)容等，并由經(jīng)辦人、鑒銷人蓋章。

（3） 銷毀報告必須經(jīng)過本單位或上級主管部門審批。

（4） 各單位在按規(guī)定銷毀會計檔案時，必須有檔案部門和財務(wù)部門

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關(guān)鍵詞:高校財務(wù)檔案 特點(diǎn) 改進(jìn)措施

中圖分類號:G647文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914(2010)03-118-01

近年來,隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,辦學(xué)層次的不斷提升,高校得到了前所未有的發(fā)展。當(dāng)前,加強(qiáng)高校的內(nèi)涵建設(shè),提高綜合管理水平成了高校健康、持續(xù)發(fā)展主要內(nèi)容,其中,加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理是一個重要的方面。本文介紹了高校財務(wù)檔案管理的特點(diǎn),當(dāng)前管理中存在的問題,探討改進(jìn)財務(wù)檔案管理的幾個措施。

一、高校財務(wù)檔案管理的特點(diǎn)

1.高校的財務(wù)檔案既是高校檔案的重要組成部分,又是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、財務(wù)狀況的重要史料和證據(jù)。財務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性是體現(xiàn)高校綜合管理水平的一個重要方面。

2.財務(wù)檔案由財務(wù)部門歸集,一般是先在財務(wù)部門保存1~2年以后,才移交到學(xué)校綜合檔案室。這就涉及到財務(wù)檔案在財務(wù)部門的歸集、裝訂和保管存放,移交到檔案部門的內(nèi)容、移交時間、相關(guān)的借閱手續(xù)、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續(xù)和程序等。

3.在高校財務(wù)實(shí)務(wù)中,財務(wù)檔案主要包括兩方面的內(nèi)容:一方面是會計核算的專業(yè)材料,比如會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報告類、工資津貼發(fā)放表、銀行存款對賬單及其余額調(diào)節(jié)表,以及會計檔案移交、保管、銷毀清冊等;另一方面,是財務(wù)收入票據(jù)類,比如行政事業(yè)單位非稅統(tǒng)一收入票據(jù)(學(xué)生學(xué)費(fèi)收據(jù))、行政事業(yè)單位往來款票據(jù)、服務(wù)業(yè)統(tǒng)一收據(jù),以及校內(nèi)收據(jù)等。這兩方面的財務(wù)檔案構(gòu)成了高校財務(wù)日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的收入和支出情況,完整地反映高校財務(wù)狀況。

4.隨著高校財務(wù)會計電算化的普及,會計檔案實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與磁性介質(zhì)檔案并行的管理模式,歷年的會計數(shù)據(jù)不僅以打印的紙質(zhì)形式保存,還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質(zhì)檔案的保管要求和相應(yīng)措施。

二、高校財務(wù)檔案管理的當(dāng)前狀況

1.檔案管理意識淡薄,管理制度不完善。財務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄,連接當(dāng)前業(yè)務(wù),并作為未來財務(wù)預(yù)算的重要依據(jù),是財務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是,作為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員,在意識上普遍地對財務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識不足、重視不夠,在高校財務(wù)工作人員少、工作繁雜的情況下,對財務(wù)檔案的收集、整理工作往往被忽視,缺乏相應(yīng)的管理制度來規(guī)范日常系統(tǒng)的管理。

2.財務(wù)檔案沒有專人負(fù)責(zé)。《會計法》規(guī)定,出納人員不得兼任會計檔案管理。目前,高校財務(wù)部門普遍沒有安排專職人員管理財務(wù)檔案,一般情況下,往往是除了出納之外指定某個財務(wù)人員兼管資料檔案,分工不明確。以至于平時其他相關(guān)的財務(wù)人員手中都有檔案資料,各自為政。這對財務(wù)的內(nèi)部控制的實(shí)施,防止經(jīng)濟(jì)犯罪都有不利的影響。

3.財務(wù)檔案沒有專門的庫房。高校財務(wù)檔案移交到綜合檔案室之前,一般就存放在財務(wù)辦公室,有的財務(wù)資料存放零亂,有的容易潮濕、破損,本部門財務(wù)人員隨意查閱。有的財務(wù)部門因辦公條件有限,存放財務(wù)檔案的地方其他人員也可以隨意進(jìn)出,與檔案庫房的防盜、防火、防高溫、防蟲、防潮、防光、防塵、防鼠等要求相差很遠(yuǎn),缺乏檔案資料存放的安全性,難以保證財務(wù)檔案的真實(shí)性和完整性。

三、改進(jìn)高校財務(wù)檔案管理的措施

1.增強(qiáng)管理意識,加強(qiáng)財務(wù)檔案管理。高校檔案管理是提高內(nèi)涵建設(shè)的重要組成部分,是衡量高校綜合管理水平的標(biāo)志之一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高認(rèn)識,把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,高度重視財務(wù)檔案工作,明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò),根據(jù)高校規(guī)模明確專(兼)職人員負(fù)責(zé)有關(guān)文書工作,處理文件的收發(fā)、整理、歸檔,并做好財務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記工作。

2.建立和完善檔案管理制度。當(dāng)前,高校財務(wù)部門的檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理知識的專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn),財務(wù)部門也沒有具體的檔案管理制度。因此,建立和健全相關(guān)的財務(wù)檔案管理制度,比如:綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度,開放檔案的利用制度,未開放檔案的利用制度,檔案專(兼)職人員的崗位責(zé)任制等,從根本上加強(qiáng)財務(wù)檔案的管理環(huán)境和制度建設(shè),以保障財務(wù)檔案的日常管理規(guī)范、有章可循。

3.加強(qiáng)財務(wù)檔案的庫房建設(shè)。財務(wù)部門是高校的一個行政服務(wù)窗口,財務(wù)辦公室可以說是一個公共場所,并不適合作為檔案庫房。從檔案保密的角度來看,檔案庫房和辦公室應(yīng)該盡量分開,門窗加固,以防盜竊。從檔案安全的角度來看,檔案庫房要求有防火、防潮、防塵、防熱、防磁、防凍等嚴(yán)密的措施。因此,加強(qiáng)財務(wù)檔案庫房建設(shè)是高校硬件建設(shè)的一個重要方面。

4.加強(qiáng)專職人員的配備。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大,各種科研經(jīng)費(fèi)的增多,會計核算和崗位設(shè)置的規(guī)范,會計電算化系統(tǒng)軟件的普遍應(yīng)用,相應(yīng)的財務(wù)檔案資料數(shù)量日益龐大,由會計人員兼任檔案管理顯然已無法滿足檔案管理和建設(shè)的發(fā)展要求。應(yīng)該安排專職人員進(jìn)行管理,負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的日常管理,會計電算化系統(tǒng)軟件的日常維護(hù),以及財務(wù)部門的日常查賬工作,確保財務(wù)檔案的安全性、完整性和檔案管理活動的規(guī)范性。

5.加強(qiáng)會計電子檔案的管理。會計電算化的財務(wù)數(shù)據(jù)日常要進(jìn)行備份保存,財務(wù)系統(tǒng)要進(jìn)行日常維護(hù)和及時升級,年終形成會計電子檔案存儲在磁性介質(zhì)或光盤上。根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成電子檔案時應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙備份,備份時注明形成檔案的時間和操作人員的姓名,并貼上寫保護(hù)封簽,存放在兩個不同的地方,防止意外事故發(fā)生引起整個財務(wù)電算化系統(tǒng)的毀滅與不可恢復(fù)性。同時,保存電子檔案的位置要遠(yuǎn)離磁場,注意防磁、防潮、防塵、防火等,定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失,造成無法挽回的損失。

6.提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。財務(wù)工作的專業(yè)性和檔案管理工作的安全保密性,要求財務(wù)檔案管理人員綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強(qiáng),并且保持人員的相對穩(wěn)定。一方面,要求淡泊名利并充分認(rèn)識財務(wù)檔案管理工作的重要性,具有腳踏實(shí)地、科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng);另一方面,不僅要熟悉財務(wù)部門的職責(zé),會計檔案的分類,以及對不同的文件材料能按照管理要求進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷和歸檔。還要了解和掌握時事政策、財政稅務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)的電腦操作等。所以,提高財務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),要進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,在提高理論知識的同時,注重實(shí)際工作能力的培養(yǎng),多提供學(xué)習(xí)先進(jìn)的機(jī)會,多提供創(chuàng)新實(shí)踐的平臺,以不斷地提高檔案管理水平。

總之,財務(wù)檔案管理是加強(qiáng)高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面,在高校的教學(xué)評估中越來越體現(xiàn)出它的重要性。所以,根據(jù)財務(wù)檔案管理的特點(diǎn),改進(jìn)管理現(xiàn)狀,才能從根本上保證財務(wù)檔案的安全和完整。

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關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；財務(wù)檔案管理；創(chuàng)新模式

一、加強(qiáng)新時期行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的重要性分析

行政事業(yè)單位財務(wù)管理工作主要是根據(jù)國家相關(guān)法規(guī)、政策以及財務(wù)制度等方面的規(guī)定，而制定出的一種有計劃的編制單位預(yù)算體系，其可以科學(xué)合理的運(yùn)用資金與使用來核算與控制自身單位的經(jīng)濟(jì)活動，從而確保行政事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作可以順利運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時，做好行政事業(yè)單位的財務(wù)管理工作的主要理念就是，盡可能以最小的資金成本為現(xiàn)代社會與人民提供更多的切實(shí)服務(wù)項(xiàng)目與利益。而財務(wù)檔案管理工作是確保財務(wù)管理工作可以順利開展的主要因素，所以做好財務(wù)檔案管理工作，才可以有效推動我國各項(xiàng)事業(yè)的安全發(fā)展，而且還可以有效節(jié)約“三公經(jīng)費(fèi)”，為國家的財產(chǎn)安全提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，不斷完善與創(chuàng)新管理模式同時不斷促進(jìn)與完善行政事業(yè)單位的經(jīng)營體制，可以有效提高行政事業(yè)單位的工作效率，使行政事業(yè)單位可以為現(xiàn)代社會與人民提供更多更好的公共服務(wù)，切實(shí)以民眾民生為理念，全面抓好以為民生謀取更多福祉，從而推動現(xiàn)代社會與國民經(jīng)濟(jì)的雙向發(fā)展。

二、新時期行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的問題

1.財務(wù)檔案管理人員的意識不足

在行政事業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)檔案管理部門中，無論是管理人員還是工作人員沒有充分理解財務(wù)檔案管理的重要性，從行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的角度而言，在財務(wù)部門的工作人員所考慮的主要是鐵路督察各管一段的工作理念，雖然知道財務(wù)檔案的管理非常重要，但卻認(rèn)為那是財務(wù)檔案管理人員的工作，而財務(wù)檔案的管理人員所考慮的主要是在所有財務(wù)檔案中，都會有相應(yīng)的環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人與審核員，自己只需要做好財務(wù)檔案的保管與銷毀工作就可以。從財務(wù)檔案管理人員的角度而言，行政事業(yè)單位對于財務(wù)部門的資金核算等管理工作較為重視，但是對于財務(wù)檔案的管理工作內(nèi)容并不是非常重視，甚至是經(jīng)常被忽略掉。而且在工作人員需要財務(wù)檔案的時候才會對其有所重視，但在重視的同時也會感覺使用財務(wù)檔案的相關(guān)手續(xù)較為煩瑣。

2.財務(wù)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)不足

在財務(wù)檔案的管理工作中經(jīng)費(fèi)不足主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一點(diǎn)，雖然在行政事業(yè)單位中財務(wù)檔案部門是其中的一部分，但對于財務(wù)部門與檔案管理部門都沒有明確的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，在部門中的員工、場地、設(shè)施等多方面產(chǎn)生的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，通常都是由行政事業(yè)單位提供，這樣在部門日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中就沒有可以預(yù)算的經(jīng)費(fèi)，最終導(dǎo)致財務(wù)檔案的管理工作缺少經(jīng)費(fèi)方面的保障。第二點(diǎn)，在大部分行政事業(yè)單位中對于財務(wù)檔案的管理工作的認(rèn)知較為不足，對于財務(wù)檔案的存放環(huán)境、設(shè)施、時間與空間等都不夠重視，通常都會認(rèn)為只要財務(wù)檔案沒有丟失就好，所以就不會在財務(wù)檔案的管理部門中投入過多的經(jīng)費(fèi)。

3.財務(wù)檔案管理的工作不夠規(guī)范

目前，在很多行政事業(yè)單位中針對財務(wù)檔案管理的立卷、保管、銷毀等工作，并沒有相關(guān)規(guī)范可以遵守，在財務(wù)檔案的立卷與歸檔工作中，并沒有構(gòu)建設(shè)立案卷的相關(guān)制度，最終就會導(dǎo)致在財務(wù)檔案的立卷、分類與歸檔工作中較為混亂。在財務(wù)檔案的保管工作中，也缺少定期入庫與歸檔的驗(yàn)收制度，最終導(dǎo)致財務(wù)檔案管理部門所保管的采集檔案，無法得到及時整理與入庫，甚至有很多財務(wù)檔案的裝訂與簽章都不夠規(guī)范。在財務(wù)檔案的查閱與銷毀工作中，也因?yàn)榻唤硬幻鳌⑹掷m(xù)不全、程序不清等問題，最終導(dǎo)致查詢財務(wù)檔案時非常困難，而且由于積累案卷太多無法及時展開銷毀工作。

三、新時期行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的創(chuàng)新模式

1.提高財務(wù)檔案管理人員的意識

在行政事業(yè)單位中出現(xiàn)財務(wù)檔案管理人員的意識較為不足的問題時，可以通過提高財務(wù)檔案管理人員意識的創(chuàng)新模式，來合理、有效地解決這種問題。第一，需要針對財務(wù)部門的所有員工展開財務(wù)檔案管理工作的知識培訓(xùn)，還可以將財務(wù)檔案的管理內(nèi)容與操作過程等加入財務(wù)人員的崗前培訓(xùn)中，或者是納入繼續(xù)教育的培訓(xùn)過程中，從而使財務(wù)部門的工作人員可以了解財務(wù)檔案管理工作的重要性，并學(xué)會財務(wù)檔案的基礎(chǔ)整理知識、業(yè)務(wù)與操作等，從根源上展開財務(wù)檔案的管理工作。第二，在財務(wù)檔案的管理部門中管理人員，需要找好自己對于管理工作的理解，并規(guī)范自身在財務(wù)檔案所有環(huán)節(jié)中的管理工作，從而有效提升自身的管理水平。第三，在行政事業(yè)單位中財務(wù)部門的員工之間需要不斷完善傳、帶、幫的工作，將自身所擁有的工作意識、技術(shù)經(jīng)驗(yàn)與其他員工之間交流，爭取從其他員工身上學(xué)到長處，并將自身的長處傳授其他員工，從而確保更好地展開財務(wù)檔案的管理工作。

2.增加財務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)

首先，需要對財務(wù)檔案的管理部門的硬件方面的所有設(shè)施，加大投入的實(shí)際經(jīng)費(fèi)，例如財務(wù)檔案的相關(guān)設(shè)備與場所等，從而確保財務(wù)檔案管理部門中，所有硬件都可以達(dá)到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的實(shí)際要求。其次，需要明確財務(wù)檔案的管理體制，并嚴(yán)格遵守相關(guān)部門的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，提前明確財務(wù)檔案的保管責(zé)任，然后交由行政事業(yè)單位中的財務(wù)部門，將財務(wù)檔案的管理部門所需經(jīng)費(fèi)納入本年度的總經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，從而使財務(wù)檔案的管理部門可以用來預(yù)算的經(jīng)費(fèi)有所保障。最后，無論行政事業(yè)單位的整體規(guī)模大小，都需要著重關(guān)注財務(wù)檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)問題，并為財務(wù)檔案的管理工作配備相應(yīng)的場所，在更換財務(wù)檔案的管理人員時，一定要重視財務(wù)檔案是否是完整的保管與交接，而且還需要為財務(wù)檔案的管理部門配置保管方面的設(shè)備，從而確保在行政事業(yè)單位中的財務(wù)檔案不會出現(xiàn)任何丟失的現(xiàn)象。

3.規(guī)范財務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容

在規(guī)范財務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容時，需要根據(jù)管理工作的實(shí)際內(nèi)容來展開。在針對財務(wù)檔案的立卷與歸檔工作時，就需要將行政事業(yè)單位的財務(wù)業(yè)務(wù)與財務(wù)檔案的實(shí)際數(shù)量相互結(jié)合，從而制定出較為合理、科學(xué)的方案來提前做好案卷的預(yù)設(shè)工作，而且還需要針對財務(wù)檔案定期展開整理規(guī)范，將行政事業(yè)單位在日常產(chǎn)生的所有財務(wù)憑證，展開規(guī)范整理的同時統(tǒng)一進(jìn)行裝訂、封粘與簽章流程，在經(jīng)過詳細(xì)的檢查后確定所有環(huán)節(jié)結(jié)束后統(tǒng)一展開裝訂，在裝訂工作結(jié)束后將所有財務(wù)檔案按照順序放置在檔案盒中，從而確保在其中不會出現(xiàn)蒙混過關(guān)的財務(wù)檔案。另外在財務(wù)檔案的管理工作中，如果是采用的手工記賬，就需要在賬簿活頁的空白處，按照順序?qū)n案的賬頁編號寫下目錄，而且在展開裝訂工作的過程中需要在封粘處標(biāo)出簽章，如果是采用電算化記賬，就需要打印出所有類型的會計賬頁，并對其展開規(guī)范整理再根據(jù)時間按照順序打出序號，根據(jù)序號來編出目錄再裝訂封粘，這樣在日后查詢與銷毀財務(wù)檔案時，就可以根據(jù)裝訂出所貼的簽章來找出所需檔案，也不會積壓案卷導(dǎo)致無法及時銷毀，從而規(guī)范整個財務(wù)檔案的管理工作。

4.合理運(yùn)用安全防范技術(shù)

在創(chuàng)新行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理模式的過程中，可以通過為其建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)對財務(wù)檔案的管理工作，同時將互聯(lián)網(wǎng)融合進(jìn)實(shí)際財務(wù)檔案管理模式當(dāng)中，使得相關(guān)管理人員可以通過數(shù)據(jù)庫管理的方式來降低自身的工作壓力，同時還可以有效避免檔案出現(xiàn)丟失或被盜的情況，從而為行政事業(yè)單位的財務(wù)管理工作提供良好的基礎(chǔ)保障。除此之外，在建立數(shù)據(jù)庫之后需要合理運(yùn)用安全防范技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫安全管理的工作目標(biāo)，將較為有效的安全防范技術(shù)實(shí)際應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫安全管理工作中時，其可以有效規(guī)避互聯(lián)網(wǎng)中的不穩(wěn)定因素與網(wǎng)絡(luò)病毒，而且還可以為促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作提供良好的保障，通常情況下，可以將訪問控制技術(shù)、身份識別技術(shù)、存取控制技術(shù)等技術(shù)合理的運(yùn)用到行政事業(yè)單位行政檔案管理工作中，從根本上進(jìn)一步提高工作效率，為財務(wù)檔案管理工作的順利開展提供良好的基礎(chǔ)保障。綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部的財務(wù)檔案管理工作存在較多的問題，例如財務(wù)檔案管理人員的意識不足、工作內(nèi)容不夠規(guī)范等，這不僅會影響財務(wù)檔案的正常管理，也會影響整個行政事業(yè)單位的管理工作。因此，一定要針對財務(wù)檔案的管理工作中存在的問題展開詳細(xì)分析，進(jìn)而提出新時期行政事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的創(chuàng)新模式，促進(jìn)財務(wù)檔案管理工作更加規(guī)范。

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【關(guān)鍵詞】高校會計檔案管理;問題;對策

會計檔案管理工作是高校財務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒有得到高度重視，忽略了其在高校財務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會計檔案管理工作應(yīng)該與時俱進(jìn)，高校會計檔案管理人員要積極主動學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財務(wù)部門應(yīng)該建立行之有效的管理制度。

1高校會計檔案定義

高校會計檔案作為高校財務(wù)管理和財務(wù)活動中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財務(wù)活動情況，也體現(xiàn)了高校在一會計期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會計期間的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過程和核算結(jié)果。和其他的檔案對比，高校會計檔案的屬性比較專業(yè)。建立健全會計檔案管理制度勢在必行，為了更好地理解高校會計檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:①高校會計檔案是處理完成的財務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價值。②會計檔案主要來源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購銷合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會計核算的過程中所產(chǎn)生的會計資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財務(wù)會計報告等。③電子會計檔案也屬于會計檔案的一種，只不過它的存儲形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。

2高校會計檔案管理工作中的問題分析

①高校財務(wù)部門往往覺得會計檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會計業(yè)務(wù)憑證和會計資料，所以，高校對于會計檔案的管理沒有做到同會計業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒有與會計工作有機(jī)的結(jié)合起來，導(dǎo)致財務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財務(wù)工作者只注重日常的財務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對會計檔案的工作流于形式。高校會計檔案管理工作者有的沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會計檔案管理工作沒有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專業(yè)的會計檔案管理工作人員。②高校財務(wù)部門對會計檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會計賬簿、會計憑證、會計報表等財務(wù)資料的歸檔與整理，而沒有對文件性的財務(wù)資料、電子存儲資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會計檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。③高校會計檔案管理制度不健全。高校會計檔案管理制度的建立健全有利于會計檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒有健全的會計檔案管理制度，會計檔案管理人員工作起來沒有抓手，沒有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。④高校會計檔案的紙質(zhì)資料沒能有效的和電子存儲會計檔案進(jìn)行同步。一些高校沒能把儲存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財務(wù)信息丟失。目前，高校財務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒有與時俱進(jìn)，財務(wù)軟件升級緩慢，嚴(yán)重影響了財務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視。

3解決高校會計檔案管理工作中存在問題的一些對策

①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會計檔案管理工作提到日常上來，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來看，視為會計業(yè)務(wù)的最后一個流程。針對高校會計檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會計檔案的管理。《檔案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會計檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會計檔案管理規(guī)章制度，提高會計檔案管理人員工作能力，使會計檔案管理工作能夠做到及時歸檔、方便查閱、安全存儲保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門對會計檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會計檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財務(wù)管理也更完整有效。②提高高校會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會計檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會計檔案工作是否科學(xué)有效。高校對會計檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來，把檔案管理與會計業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來，使其成為了一個整體，會計檔案管理人員就會主動的，自然而然的把會計檔案管理工作當(dāng)成會計業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會計檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會計檔案管理知識，更新觀念，提高會計檔案管理水平。高校財務(wù)部門應(yīng)該通過自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會計檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會計檔案管理的后續(xù)工作，針對會計檔案管理工作中存在的諸多問題做到防患于未然，使得會計檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會計檔案管理工作健康有序的開展，提高整個財務(wù)管理的水平。③建立健全有效的高校會計檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會計檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財務(wù)部門也應(yīng)該制定會計檔案管理規(guī)章制度，使會計檔案管理人員工作起來有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會計檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財務(wù)部門還應(yīng)該把會計檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來，目標(biāo)就是規(guī)范高校會計檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會計檔案管理規(guī)章制度，合理的會計檔案管理制度確保高校會計檔案資料及時歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會計檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據(jù)相應(yīng)的“會計檔案管理辦法”，對會計檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會計檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時進(jìn)行銷毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會計檔案的鑒定工作，根據(jù)“會計檔案管理辦法”對本單位的會計檔案給予正確的定位，確保各種會計檔案的保管期限，對于保管到期的及時銷毀，高校會計檔案工作者要對有價值的會計檔案保管妥當(dāng)，對按規(guī)定可以銷毀的會計檔案進(jìn)行及時有效的銷毀，并在銷毀及保管清冊的備注欄內(nèi)標(biāo)注。在會計電算化高速發(fā)展的今天，高校會計檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進(jìn)，會計檔案管理工作者通過不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會計檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會計檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會計檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。

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