電子檔案管理基礎(chǔ)精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇電子檔案管理基礎(chǔ)，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

一，當(dāng)前國庫會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大

國庫會計檔案因不同時期經(jīng)辦的業(yè)務(wù)種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時的各類檔案，國債實(shí)物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對歷史業(yè)務(wù)的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。

（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高

根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(fā)(2005) 309號文件印發(fā)的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進(jìn)行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會計檔案的持續(xù)性、完整性不高。

（三）部分紙質(zhì)檔案時間久遠(yuǎn)，字跡模糊，修復(fù)難度大，不易長期保管

國庫會計檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時間久遠(yuǎn)，受當(dāng)時手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復(fù)印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認(rèn)難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項(xiàng)目的實(shí)施，國庫會計檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機(jī)構(gòu)及時修復(fù)保管期內(nèi)有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴(yán)重，修復(fù)、保管難度大。

（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念

國庫會計紙質(zhì)檔案收集了每個工作日及決算時打印的預(yù)算收支日報、月報，原始憑證、機(jī)打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費(fèi)了大量紙張、打印機(jī)及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費(fèi)大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展倡導(dǎo)的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費(fèi)模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學(xué)發(fā)展理念。

二，國庫會計電子檔案管理的可行性和適用性

（一）新檔案管理辦法對加強(qiáng)電子會計檔案提出了明確要求

新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會計應(yīng)用系統(tǒng)中電子會計檔案的保管期限，根據(jù)會計應(yīng)用系統(tǒng)的實(shí)際情況制定補(bǔ)充規(guī)定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應(yīng)的會計資料。這為國庫會計實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。

（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會計檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)

2000年《國家金庫會計核算系統(tǒng)》(TBS)在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)(TIPS)試點(diǎn)成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)(TCBS)、國庫信息管理系統(tǒng)(TIMS)相繼在全國上線運(yùn)行，各級國庫的所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲，國庫會計業(yè)務(wù)紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進(jìn)，為會計檔案實(shí)現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。

（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。

三、推動紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議

（一）建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)

國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應(yīng)根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學(xué)的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，使各級國庫能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。

（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理

電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災(zāi)害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復(fù)核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質(zhì)失效、自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。

（三）建立檔案電子化管理制度

電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應(yīng)按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進(jìn)行存放，管理人員應(yīng)根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復(fù)制、維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴(yán)格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會計檔案時，應(yīng)持有效證件和文件，經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負(fù)責(zé)人審核并報單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。

篇2

一、我國電子檔案管理的現(xiàn)狀

我們知道電子檔案的管理有著諸多的優(yōu)越性，但是它也不是完美無缺的，也是存在一定問題的。由于檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面，這些問題主要有以下表現(xiàn)：

（一）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

（二）檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。

（三）軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，

（四）數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

二、我國電子檔案管理的對策

（一）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）提高檔案管理人員的思想政治素質(zhì)

這些思想政治素質(zhì)包括：①堅定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識和政治信念。②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無誤。④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（三）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

篇3

一、電子病歷檔案中存在的安全性風(fēng)險因素

（一）外部環(huán)境

在電子病歷檔案管理環(huán)境中，各種因素下產(chǎn)生的自然災(zāi)害、磁場干擾以及溫度變化都會對計算機(jī)儲備載體性能造成影響，從而使計算機(jī)結(jié)構(gòu)發(fā)生變質(zhì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失以及圖像失真。因醫(yī)院電子病歷檔案中包含的內(nèi)容較多，每天的信息流動量也較大，使得電子病歷檔案管理的儲備電腦一直處在擾的狀態(tài)下，若是沒有對其采取有效手段進(jìn)行防護(hù)，就較易使電子病歷檔案遭到損壞。

（二）電子技術(shù)

這里所說的電子技術(shù)，并不是人為控制下的電子技術(shù)因素，雖然醫(yī)院在實(shí)施電子病歷檔案管理后，使病歷檔案管理工作變得十分便捷，但是因電子信息技術(shù)本身存在較多缺陷以及漏洞，會使醫(yī)院電子檔案存在被盜用以及非法增刪的危險。電子病歷檔案主要是依賴計算機(jī)系統(tǒng)所存在的，另一方面，因電子信息技術(shù)發(fā)展速度較快，唯有不斷對計算機(jī)硬件以及軟件進(jìn)行更新，且運(yùn)用高級程序?qū)ζ溥M(jìn)行保護(hù)，才能保證電子病歷檔案可以得到有效的保護(hù)。

（三）管理手段

管理手段指的是電子病歷檔案的管理人員以及相應(yīng)操作人員對病歷的篡改以及破壞等情況。在一般情況下，發(fā)生此種狀況的主要原因主要可以包括以下幾種：蓄意破壞、操作不規(guī)范以及管理疏忽。其中蓄意破壞是因操作人員可以從中獲得較大利益，進(jìn)而通過一些非法手段對電子病歷載體以及系統(tǒng)進(jìn)行的惡意破壞。

二、針對電子病歷檔案的安全防范手段

（一）優(yōu)化外部環(huán)境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有現(xiàn)代化的管理理念，在對前端控制管理有效實(shí)施后，可以快速提升管理效率，優(yōu)化功能配置。同時前端控制也可同樣建立在文件保存生命周期的理論上，即將電子檔案保存、形成以及銷毀等階段融合在一起。具體管理過程為在對電子檔案實(shí)施管理時，結(jié)合具體要求或是目標(biāo)對管理手段進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的整合，從而使電子病歷檔案在形成階段所需功能盡量通過前端管理手段實(shí)現(xiàn)，還要將各個環(huán)節(jié)下的不同業(yè)務(wù)需要實(shí)施重復(fù)性操作，使其能夠提前實(shí)施。依靠這些方法不但可以減少滯后作業(yè)以及重復(fù)作業(yè)量，還能有效提升工作效率。

第二，實(shí)施支出以及風(fēng)險平衡式管理在對電子病歷檔案管理過程中，本身就會存在較多的風(fēng)險性因素，但是我們要明確一點(diǎn)，無論我們怎樣降低風(fēng)險發(fā)生幾率，風(fēng)險都會存在，也就是說，我們?nèi)粝雽L(fēng)險性幾率降低到零是幾乎不可能的。因此，在實(shí)施風(fēng)險管理過程中，要充分保障支出以及風(fēng)險因素之間的平衡性，其中主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，在對風(fēng)險控制過程中，是需要消耗一定成本的，維護(hù)成本消耗有時比電子病歷檔案管理受到損壞的費(fèi)用更大，此時說明電子檔案管理是非常不恰當(dāng)?shù)模坏诙蚪^對保證電子病歷檔案的安全性是幾乎不可能實(shí)現(xiàn)的，因而要有選擇性地對電子病歷檔案實(shí)施風(fēng)險控制，并將剩余風(fēng)險控制在合理范圍之內(nèi)。在對電子病歷檔案承受風(fēng)險性進(jìn)行考量的過程中，首先要對其成本預(yù)期進(jìn)行控制，若是風(fēng)險控制成本比損傷成本大的話，可以適當(dāng)考慮接受風(fēng)險。

（二）提升電子技術(shù)水平

在對電子技術(shù)水平提升過程中，要采取靜態(tài)保護(hù)以及動態(tài)管理相結(jié)合的方式。對系統(tǒng)管理理念進(jìn)行明確，并重視電子檔案周期中各項(xiàng)活動之間的銜接性，使電子檔案管理的總體性以及整體性可以充分結(jié)合在一起。其中電子檔案風(fēng)險管理主要包括靜態(tài)以及動態(tài)兩種風(fēng)險管理方式。靜態(tài)風(fēng)險管理是指對傳統(tǒng)檔案實(shí)施的安全維護(hù)工作，具體指的是在對傳統(tǒng)檔案實(shí)施安全維護(hù)的過程中，強(qiáng)化對電子檔案載體的管理以及庫房管理工作；動態(tài)風(fēng)險管理是指將電子病歷檔案從檔案庫中逐步延伸到庫房之外，因此更加重視對電子病歷檔案的風(fēng)險管理工作。

（三）管理手段控制

電子檔案管理人員可以對數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行更改，同時具有不同權(quán)限的管理人員也能對病歷實(shí)施調(diào)取和更改，但是因人為操作具有不可避免性，因而這就需要我們要不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其對風(fēng)險的防范意識以及抵御外來誘惑的能力，防止出現(xiàn)違反職業(yè)道德行為的出現(xiàn)，第一我們要強(qiáng)化對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，多學(xué)習(xí)一些相關(guān)專業(yè)知識以及法律文獻(xiàn)，有效提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及道德水平；第二，加強(qiáng)各個醫(yī)院間的人員交流，培養(yǎng)復(fù)合型人才。

篇4

新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，目前根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，在農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的過程中存在管理人員對工作不認(rèn)真，沒有認(rèn)識到有效管理檔案對農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要性，而且檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和水平以及理論文化水平都存在著差異，因此要加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理隊伍的建設(shè)，提高管理隊伍的專業(yè)水平和管理水平，科學(xué)有效的進(jìn)行培訓(xùn)相關(guān)的電子管理檔案的技術(shù)和手段，提高管理隊伍的管理能力和水平。另外還可以聘請專家或?qū)I(yè)的培訓(xùn)課程，吸收外部有利資源，促進(jìn)管理隊伍整體素質(zhì)和能力的提高。

二、加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的規(guī)范管理

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平也在不斷的提高，電子信息技術(shù)為我國新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理提供了更加科學(xué)便捷的管理方式，也適應(yīng)了新農(nóng)村合作醫(yī)療工作發(fā)展的需要，那么在充分利用電子信息技術(shù)管理的過程中包括以下幾個方面：首先，利用電子信息技術(shù)管理檔案明確檔案管理的職責(zé)，促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，利用電子管理的技術(shù)手段適應(yīng)新的形勢，對檔案管理按類別進(jìn)行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節(jié)省人工處理的時間，不斷加快推進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的電子信息化建設(shè)。

三、改變傳統(tǒng)管理觀念，提高電子檔案的開發(fā)和利用率

為了更好的管理新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案，就要徹底改變傳統(tǒng)的管理觀念，農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發(fā)和利用，而不僅是停留在整理和保存的環(huán)節(jié)上，檔案對于農(nóng)村合作醫(yī)療工作的發(fā)展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案信息的統(tǒng)計、分類、查找、總結(jié)等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的人工收集和整理，一方面浪費(fèi)了大量的時間，另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便，不利于提高新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的效率，改變傳統(tǒng)的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術(shù)，整理和開發(fā)檔案信息資源，大力開拓新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優(yōu)勢，根據(jù)具體的實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)整合，促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的改革和創(chuàng)新，新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，更好的促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和前進(jìn)。

四、完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的制度

新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)與千家萬戶有著不可割舍的重要關(guān)系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發(fā)展新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)，那么在利用電子信息技術(shù)管理檔案的過程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來的檔案管理工作就會容易很多。完善檔案管理制度是新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作中的一項(xiàng)重要組成部分，所以我們要對其重視起來，對電子檔案管理的權(quán)責(zé)和管理的程序進(jìn)行規(guī)范化，并且對其有明確的規(guī)定，從而使整個新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的過程形成一個有效的整體，在充分利用先進(jìn)電子信息技術(shù)手段與完善的制度相結(jié)合的基礎(chǔ)之上，有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

五、加大電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入

當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)水平不斷地提高，促進(jìn)了新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的更好更快的發(fā)展，但是根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案雖然采用的是電子信息技術(shù)的管理方式，但是在基礎(chǔ)設(shè)備上還急需要加大投入，電子信息技術(shù)管理檔案的方式是需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備的，例如，電腦、打印機(jī)等，那么為了使新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，更好的促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

六、小結(jié)

篇5

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；電子化；信息檢索

檔案電子化指的是利用電子計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段對檔案、文獻(xiàn)等進(jìn)行收集、整理、存儲和加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供高效信息檢索功能。現(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息數(shù)據(jù)的不斷更新且呈爆炸式增長，為企業(yè)發(fā)展長遠(yuǎn)計，檔案電子化管理是必然趨勢，其不僅能夠提高檔案管理的效率和質(zhì)量，節(jié)約檔案管理成本，還能為檔案二次開發(fā)打下良好基礎(chǔ)[1]。然而檔案電子化也會帶來一些不可忽視的問題，比如信息安全、管理標(biāo)準(zhǔn)等。筆者將結(jié)合本單位檔案電子化管理的實(shí)際情況進(jìn)行探討。

一、 檔案電子化管理的優(yōu)勢

1、 管理便利

檔案電子化管理過程中，所有的檔案信息的存儲，都是通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)的，檔案的內(nèi)容可以囊括文字、圖像、音像、影像，以多媒體的形式進(jìn)行保存。在信息錄入的過程中，可以進(jìn)行復(fù)制、黏貼、剪切等操作，大大節(jié)省時間，有些內(nèi)容還可以直接導(dǎo)入，避免人工輸入時的疏忽大意而產(chǎn)生錯誤。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，在檔案館外面也可以進(jìn)行檔案管理。

2、 查閱簡易

檔案電子化管理以數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案進(jìn)行處理，大大方便了檔案的查詢和檢索，提高檔案信息查詢效率，特別是可以利用網(wǎng)絡(luò)登陸數(shù)據(jù)庫，這樣管理員就可以在任何時間、任何地點(diǎn)對檔案信息進(jìn)行查閱。

3、 傳遞和保密

電子化的檔案都在系統(tǒng)里面可以進(jìn)行獨(dú)立查詢，避免了傳統(tǒng)檔案傳遞中單個檔案傳遞困難且容易丟失的問題，在傳遞的過程中可以通過檢索后直接提取所需要的檔案，不會對檔案本身造成任何影響，也不會擔(dān)心檔案會丟失。另外檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)定檔案管理權(quán)限，大大提高檔案保密性。

4、 存儲和共享

電子檔案的存儲要相較于傳統(tǒng)檔案的存儲更為便利和長久，電子檔案一般采用光盤、磁盤來進(jìn)行存儲，其保存時間可以達(dá)到幾百年，而紙質(zhì)文檔則不可能存儲這么久。存儲空間和存儲量也是傳統(tǒng)檔案不可比擬的。電子檔案的存儲相較紙質(zhì)文檔更為便利也就促進(jìn)了檔案的共享，為檔案共享提供了堅實(shí)基礎(chǔ)。筆者所在企業(yè)由于技術(shù)性比較強(qiáng)，檔案信息中存在著大量的技術(shù)檔案，比如有關(guān)設(shè)備的技術(shù)改造方面的、有關(guān)設(shè)備維修方面的信息，就要求檔案管理系統(tǒng)能夠提供強(qiáng)大的共享功能，利于檔案的二次利用。

二、 檔案電子化管理面臨的問題

1、安全性問題

不管是傳統(tǒng)的檔案管理，還是電子化檔案管理，檔案信息的安全性一直都是檔案管理的核心。我們在建立檔案電子化管理系統(tǒng)時，由于客觀或主觀的原因而沒有及時的為檔案電子化系統(tǒng)提供強(qiáng)有力的安全保障，缺乏專門的人才來對檔案安全性進(jìn)行管理。另外檔案電子化管理依靠的是電子計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這方面的欠缺也會導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障，檔案管理系統(tǒng)漏洞頻頻，為不法分子提供了可以攻擊和危害檔案安全的入口。這些都是檔案管理過程中可能存在的檔案安全隱患，從不同程度上威脅了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性[2]。

2、管理標(biāo)準(zhǔn)問題

建立于數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)之上的檔案管理系統(tǒng)，在建設(shè)的過程中就會要求考慮檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，以方便檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用。但是我國由于檔案電子化管理起步晚，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相對落后，盡管國家相關(guān)部門也出臺了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是各個企業(yè)都會針對自身特點(diǎn)而去重新建立一套管理標(biāo)準(zhǔn)，造成管理標(biāo)準(zhǔn)相對混亂，給檔案管理帶來了一定的阻礙。

3、二次利用問題

檔案管理的目的不僅僅只是存儲檔案，更為重要的是對檔案信息的二次利用，發(fā)揮檔案的信息價值，特別是像我們這樣的技術(shù)性強(qiáng)的企業(yè)，檔案的二次利用重要性不言而喻，然而由于管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，也對檔案的二次利用產(chǎn)生了極大的影響。

4、法制問題

我國現(xiàn)有檔案方面的法律法規(guī)還不能滿足快速發(fā)展的檔案電子化管理的需求，法律依據(jù)不足，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理方面的違紀(jì)違法事件而無法進(jìn)行處理，如檔案沒有及時更新或者檔案泄密等，這在一定程度上降低了檔案管理的規(guī)范性和安全性。

三、 檔案電子化管理優(yōu)化對策

1、加強(qiáng)檔案電子化管理的重視力度

檔案電子化管理系統(tǒng)的建設(shè)需要企業(yè)的高度重視，只有企業(yè)所有人都認(rèn)識到檔案電子化管理的重要性，才能把檔案管理做好做實(shí)。企業(yè)應(yīng)該加大投入，不僅在物質(zhì)資源上，更要在人力資源上，加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，提高檔案管理隊伍素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的放好發(fā)展。

2、加強(qiáng)檔案電子化管理的安全建設(shè)

安全性問題是檔案管理的核心，所以在檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要做好安全性保障，不管是硬件，還是軟件，兩手都要抓，兩手都要硬。要建立一套安全性能強(qiáng)的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低被攻擊的可能性；更要加強(qiáng)檔案管理隊伍安全方面的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的安全防護(hù)能力和意識。另外，對于檔案管理，要設(shè)立有效的管理權(quán)限，對于不同的用戶采用分級管理方式，設(shè)定其可以進(jìn)行的操作，通過權(quán)限來確保檔案的保密性和安全性，降低檔案管理的安全風(fēng)險。

3、加強(qiáng)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，檔案管理系統(tǒng)的高效使用，有賴于所有用戶在同一個管理標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行操作，這就要求檔案管理部門建立一套適合企業(yè)發(fā)展的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)的各個部門都銜接到一起，防止脫節(jié)。并且盡量與國家標(biāo)準(zhǔn)相吻合，以提高本系統(tǒng)的普適性。

4、加強(qiáng)檔案電子化管理的法制建設(shè)

為了促進(jìn)檔案電子化管理的規(guī)范性、安全性和高效率，國家相關(guān)部門必須針對檔案電子化管理建立相關(guān)法律法規(guī)，企業(yè)必須要求所有的檔案管理人員依照法律法規(guī)來進(jìn)行檔案管理，并結(jié)合企業(yè)自身檔案管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，在國家制定的法律法規(guī)上進(jìn)行補(bǔ)充和修正，以確保檔案管理科學(xué)地、高效地開展。

四、 結(jié)語

綜上所述，檔案電子化管理是今后檔案管理的趨勢，但是其健康成長還要依靠企業(yè)所有的檔案管理人員的積極貢獻(xiàn)，不斷提升自身的檔案管理能力和意識，在科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)和體系下進(jìn)行檔案管理，才能杜絕在檔案電子化管理中出現(xiàn)各類疑難問題，加快企業(yè)檔案電子化管理進(jìn)程，為企業(yè)發(fā)展打下更好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)